ITIN verstehen: Ihr grundlegender Leitfaden zu Steuer-IDs

Stellen Sie sich vor: Sie haben gerade Ihren ersten großen Auftrag mit einem US-Kunden abgeschlossen. Die Umsätze mit amerikanischen Kunden fließen, und Ihr Unternehmen ist bereit für den nächsten Schritt: die Etablierung einer echten Präsenz in den USA. Doch dann stoßen Sie auf ein Hindernis. Sie stellen fest, dass Sie für die Navigation durch das US-Steuersystem etwas benötigen, von dem Sie noch nie gehört haben: eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN).

Willkommen zu einem der am meisten missverstandenen Aspekte der US-Geschäftsexpansion. Die ITIN steht an der Schnittstelle zwischen Steuerkonformität und Geschäftsbetrieb. Wenn Sie sie falsch handhaben, können Ihre amerikanischen Ambitionen zunichte gemacht werden, bevor sie überhaupt beginnen.

Für internationale Geschäftsinhaber und Führungskräfte, die in die USA expandieren, geht es beim Verständnis von ITINs nicht nur darum, ein Häkchen bei den Compliance-Vorschriften zu setzen. Es geht darum, legal zu operieren, Steuern ordnungsgemäß abzugeben und die finanzielle Grundlage zu schaffen, die Ihr amerikanisches Unternehmen für den Erfolg braucht.

Was genau ist eine ITIN?

An Individuelle Steueridentifikationsnummer ist eine neunstellige Steuernummer, die von der Internal Revenue Service (IRS)Es folgt demselben Format wie eine Sozialversicherungsnummer – neun Ziffern in der Reihenfolge XXX-XX-XXXX – beginnt jedoch immer mit der Zahl 9 und hat bestimmte Bereiche (50–65, 70–88, 90–92 oder 94–99) für die vierte und fünfte Ziffer.

Aus diesem Grund sind ITINs für internationale Geschäftsinhaber so wichtig: Sie ermöglichen es Personen, die keine haben und nicht dazu berechtigt sind, Sozialversicherungsnummer (SSN) um ihren US-Bundessteuerpflichten nachzukommen. Dazu gehören im Ausland lebende Ausländer, Ausländer ohne Wohnsitz in den USA mit Einkommen aus US-Quellen sowie Angehörige oder Ehepartner von US-Steuerzahlern.

„Die ITIN ist speziell für Steuerzwecke konzipiert“, erklärt Joanne Farquharson, Präsidentin und CEO von Foothold America„Viele internationale Führungskräfte gehen davon aus, dass sie mit den US-Steuern genauso umgehen können wie in ihrem Heimatland. Doch das amerikanische System stellt besondere Anforderungen. Die ITIN ist Ihr Einstieg in die Compliance.“

Was eine ITIN kann und was nicht

Für internationale Geschäftsinhaber ist es wichtig, den Umfang und die Einschränkungen einer ITIN zu verstehen. Lassen Sie uns klarstellen, was eine ITIN Ihnen ermöglicht – und was definitiv nicht.

Was Sie mit einer ITIN tun können

Eine ITIN dient einem bestimmten Zweck im US-Steuersystem. Sie ermöglicht Ihnen die Abgabe einer individuellen Steuererklärung, wenn Sie persönlich meldepflichtiges Einkommen aus US-Quellen haben. Dazu gehört Ihr persönlicher Anteil an Einkünften aus US-Investitionen, Mietobjekten in Ihrem Privatbesitz oder Ihr Anteil an Einkünften aus Durchgangsunternehmen wie Personengesellschaften und LLCs.

Mit dieser Nummer können Sie bestimmte Steuervorteile und -gutschriften in Anspruch nehmen, die Ihnen als Ausländer mit persönlichem Einkommen aus den USA zustehen. Darüber hinaus können Sie die Bestimmungen von Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Ihrem Heimatland und den USA einhalten und so Ihre persönliche Gesamtsteuerlast durch vertraglich ausgehandelte Steuersätze senken.

Für Geschäftsinhaber ermöglicht eine ITIN die Meldung Ihres persönlichen Anteils am Einkommen von Durchgangsunternehmen wie Partnerschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs), bei denen Sie Mitglied sind. Dies ist besonders wichtig, weil Viele internationale Unternehmer strukturieren ihre US-Geschäfte als LLCs, und Ihr persönlicher Anteil am Einkommen aus diesen Unternehmen muss in Ihrer individuellen Steuererklärung angegeben werden.

Was eine ITIN nicht erlaubt

Hier sind viele internationale Geschäftsinhaber verwirrt. Eine ITIN ist ausschließlich eine persönliche Steueridentifikationsnummer. Sie berechtigt Sie nicht, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Sie können sie nicht verwenden, um eine Arbeitserlaubnis zu erhalten oder Einwanderungsvorteile zu beantragen.

Eine ITIN berechtigt Sie nicht zu Sozialversicherungsleistungen. Sie ist kein gültiger Ausweis für Zwecke außerhalb des Bundessteuersystems. Sie kann nicht als Ersatz für eine Sozialversicherungsnummer verwendet werden, wenn eine Sozialversicherungsnummer ausdrücklich erforderlich ist.

Die ITIN berechtigt Sie auch nicht zum Einkommensteuergutschrift (EITC), auch wenn Sie Steuererklärungen einreichen und Erwerbseinkommen melden. Diese Gutschrift ist speziell Inhabern einer Sozialversicherungsnummer vorbehalten.

Vielleicht am wichtigsten für das Geschäftsbanking: Eine ITIN ist in der Regel nicht die Hauptvoraussetzung für die Eröffnung eines US-Geschäftsbankkontos. Die meisten Banken verlangen eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) für Unternehmen sowie andere Unternehmensdokumente.

Wer braucht eine ITIN?

Die ITIN-Anforderung gilt für verschiedene Personengruppen in der internationalen Geschäftswelt. Wenn Sie zu einer dieser Gruppen gehören, benötigen Sie wahrscheinlich eine ITIN, um die US-Steuergesetze einzuhalten.

Ausländische Geschäftsinhaber mit persönlichem Einkommen aus den USA

Sie führen ein erfolgreiches Unternehmen in London, Berlin oder Melbourne. Ihr Unternehmen verkauft Produkte oder Dienstleistungen an amerikanische Kunden. Wenn Sie persönlich Einkünfte aus US-Quellen durch die Beteiligung an einer Durchgangsgesellschaft beziehen, müssen Sie diese Einkünfte dem IRS in Ihrer persönlichen Steuererklärung melden. Selbst wenn Sie nie einen Fuß in die USA gesetzt haben, unterliegen Sie bei persönlichem Einkommen aus US-Quellen wahrscheinlich einer Meldepflicht, die eine ITIN erfordert.

Dies gilt, wenn Sie persönliches Einkommen aus Durchgangsunternehmen mit US-Geschäftstätigkeit, aus US-Investitionen, die Sie in Ihrem eigenen Namen halten, oder aus Mietobjekten erzielen, die Sie in Ihrer persönlichen Eigenschaft besitzen.

Partner in US-Unternehmen

Wenn Sie ein Ausländer sind, der einen Anteil an einer US-Partnerschaft besitzt oder Multi-Member LLCbenötigen Sie eine ITIN, um Ihren persönlichen Anteil am Geschäftseinkommen zu melden. Diese Durchlaufgesellschaften zahlen selbst keine Bundeseinkommensteuer. Stattdessen werden die Einkünfte an die Partner oder Mitglieder weitergeleitet, die sie in ihrer persönlichen Steuererklärung angeben.

Die Partnerschaft oder LLC stellt Ihnen eine Planen Sie K-1 Geben Sie Ihren Anteil am Einkommen, Abzüge und Gutschriften an. Sie benötigen eine ITIN, um diese Informationen ordnungsgemäß in Ihrer individuellen Steuererklärung beim IRS einzureichen.

Immobilieninvestoren

Ausländische Investoren, die US-Immobilien privat erwerben, unterliegen komplexen Steuerpflichten. Wenn Sie Mietobjekte in Amerika kaufen, müssen Sie die Mieteinnahmen in Ihrer persönlichen Steuererklärung dem IRS melden. Beim Verkauf von US-Immobilien Gesetz über die Besteuerung ausländischer Investitionen in Immobilien (FIRPTA) erfordert eine Quellensteuer und Sie benötigen eine ITIN, um eine Ihnen zustehende Rückerstattung zu beantragen.

Angehörige und Ehepartner

Wenn Sie als Ausländer mit einem US-Steuerzahler verheiratet sind oder von ihm abhängig sind, benötigen Sie möglicherweise eine ITIN, wenn Ihr Ehepartner bestimmte Steuervorteile für Sie in Anspruch nimmt. Dazu gehören der Standardabzug für gemeinsam veranlagte Ehepaare oder Steuergutschriften für berechtigte Angehörige.

Der entscheidende Unterschied: ITIN vs. EIN vs. SSN

Internationale Unternehmer verwechseln diese drei Steueridentifikationsnummern häufig. Für die Einhaltung der Vorschriften und die Unternehmensstruktur ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Sozialversicherungsnummern Die Sozialversicherungsnummer (SSN) wird von der US-amerikanischen Sozialversicherungsbehörde (Social Security Administration) an US-Bürger, Personen mit unbefristetem Aufenthaltsrecht und bestimmte Zeitarbeiter mit Arbeitserlaubnis in den USA vergeben. Die SSN dient neben der Besteuerung auch anderen Zwecken: Sie wird für die Erfassung von Sozialversicherungsleistungen, die Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen und verschiedene staatliche Dienstleistungen verwendet.

US-Bürger und Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA verwenden ihre SSN für geschäftliche Zwecke, wenn sie Einzelunternehmen oder Ein-Personen-LLCs betreiben. Als Ausländer ohne US-Arbeitserlaubnis können Sie jedoch keine SSN erhalten.

Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)

An EIN ist eine bundesstaatliche Steueridentifikationsnummer für UnternehmenStellen Sie es sich als Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen vor. Jede Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft, GmbH mit mehreren Mitgliedern und jedes Unternehmen mit Mitarbeitern benötigt eine EIN.

Hier ist der entscheidende Punkt für internationale Geschäftsinhaber: Sie können eine EIN für Ihr US-Unternehmen erhalten, ohne eine SSN oder ITIN zu besitzen. Die EIN gehört dem Unternehmen, nicht Ihnen persönlich. Abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur und davon, ob Sie persönliches Einkommen aus diesem Unternehmen erzielen, benötigen Sie möglicherweise eine ITIN für Ihre persönlichen Steuererklärungspflichten.

Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Die ITIN ist speziell für Personen gedacht, die in den USA eine persönliche Steuererklärung abgeben müssen, aber keine SSN erhalten können. Es handelt sich um Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer, getrennt von allen Unternehmensnummern.

„Internationale Unternehmen verfügen häufig über die EIN für ihre US-Niederlassung, und je nach Eigentümerstruktur benötigen einzelne Eigentümer, die Durchlaufeinkommen erhalten, möglicherweise ITINs für ihre persönlichen Steuererklärungen“, bemerkt Laurie Spicer, Direktorin für US-Expansion bei Foothold America„Das Unternehmen meldet seine Unterlagen unter seiner EIN, und gegebenenfalls müssen die Eigentümer persönliche Steuererklärungen unter Verwendung ihrer ITINs einreichen, um ihren Einkommensanteil anzugeben.“

So beantragen Sie eine ITIN: Der vollständige Prozess

Die Beantragung einer ITIN erfordert sorgfältige Detailarbeit und die ordnungsgemäße Dokumentation. Die IRS hat strenge Anforderungen, und Fehler können Ihre Antragstellung um Monate verzögern. Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen.

Schritt 1: Füllen Sie das Formular W-7 aus

Der Bewerbungsprozess beginnt mit Formular W-7, Antrag auf individuelle Steueridentifikationsnummer des IRS. Dieses Formular erfasst grundlegende biografische Informationen, darunter Ihren Namen, Ihre Postanschrift, Ihre ausländische Adresse, Ihre Geburtsdaten und Ihr Staatsbürgerschaftsland.

Sie müssen den Grund für die Beantragung einer ITIN angeben. Für internationale Geschäftsinhaber fällt dies in der Regel unter die Gründe für die Einreichung einer US-Steuererklärung. Im Formular müssen Sie den konkreten Grund ankreuzen, z. B. „Nichtansässiger Ausländer, der eine US-Steuererklärung einreichen muss“ oder „In den USA ansässiger Ausländer, der eine US-Steuererklärung einreicht“.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre individuelle Steuererklärung vor

Hier ist ein wichtiger Punkt, der für die meisten ITIN-Antragsteller gilt: Das IRS verlangt in der Regel, dass Sie Ihrem Formular W-7 eine Bundessteuererklärung beifügen, es sei denn, Sie erfüllen die Voraussetzungen für eine der wenigen Ausnahmen. Das bedeutet, dass der ITIN-Antragsprozess in der Regel an Ihre Steuererklärung gebunden ist.

Sie würden entweder Formular 1040 (für Einwohner) oder Formular 1040-NR (Für Nichtansässige) Lassen Sie das Feld für Ihre Steueridentifikationsnummer frei. Das IRS weist Ihnen Ihre ITIN zu und trägt sie bei der Bearbeitung Ihres Antrags in Ihre Steuererklärung ein.

„Die Steuererklärungspflicht bedeutet, dass der ITIN-Antragsprozess in der Regel mit der Steuererklärung koordiniert wird“, erklärt Geanice Barganier, Vice President of People Operations bei Foothold America. „Sie müssen Ihre Einkommensnachweise – wie z. B. Schedule K-1 von Personengesellschaften oder LLCs – bereithalten, um Ihre Steuererklärung auszufüllen und sie zusammen mit Ihrem ITIN-Antrag einzureichen.“

Schritt 3: Belege sammeln

Der IRS benötigt Originaldokumente oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Behörde, um Ihre Identität und Ihren Ausländerstatus nachzuweisen. Dies ist nicht verhandelbar und stellt eine der größten Herausforderungen für internationale Antragsteller dar.

Ein gültiger Reisepass ist das Goldstandarddokument. Wenn Sie Ihren Reisepass vorlegen, weist er sowohl Ihre Identität als auch Ihren Ausländerstatus nach. Sie müssen keine weiteren Dokumente vorlegen. Der Reisepass muss Ihr Foto, Ihren Namen und Ihr Geburtsdatum enthalten.

Wenn Sie keinen Reisepass vorlegen können oder möchten, müssen Sie mindestens zwei weitere Dokumente vorlegen von Vom IRS genehmigte ListeMindestens eines dieser Dokumente muss Ihr Foto enthalten. Zu den zulässigen Dokumenten gehören Personalausweise, US-Führerscheine, Geburtsurkunden, Krankenakten und Schulzeugnisse.

Die Dokumente müssen Originale oder beglaubigte Kopien sein. Das IRS akzeptiert keine notariell beglaubigten Kopien oder Fotokopien. Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie der ursprünglich ausstellenden Behörde, die mit einem offiziellen Siegel oder Stempel versehen ist und somit eine exakte Kopie des Originals ausweist.

Schritt vier: Senden Sie Ihre Bewerbung

Sie haben drei Möglichkeiten, Ihren ITIN-Antrag einzureichen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihren Umständen und Ihrem Standort ab.

Bewerbung per Post

Sie können Ihr ausgefülltes Formular W-7, die Belege und die Steuererklärung per Post an die IRS-Adresse in den Anweisungen zum Formular W-7 aufgeführtBei dieser Methode müssen Sie Originaldokumente oder beglaubigte Kopien einsenden, die Ihnen innerhalb von 60 Tagen zurückgesandt werden.

Das offensichtliche Risiko besteht darin, dass Sie Ihren Reisepass oder andere wichtige Dokumente international verschicken. Zwar verfügt die IRS über Verfahren zur Handhabung dieser Dokumente, doch die Möglichkeit eines Verlusts auf dem internationalen Postweg löst bei Antragstellern verständlicherweise Besorgnis aus.

Besuchen Sie ein IRS Taxpayer Assistance Center

Wenn Sie in den Vereinigten Staaten sind, können Sie einen Termin vereinbaren bei einem IRS Taxpayer Assistance Center das ITIN-Dienste anbietet. Ein IRS-Agent überprüft Ihre Originaldokumente und sendet sie Ihnen nach der Erstellung beglaubigter Kopien umgehend zurück.

Diese Option bietet Ihnen Sicherheit, da Sie direkt mit dem IRS verhandeln und Ihre Originaldokumente nicht per Post verschicken müssen. Allerdings ist dafür Ihre physische Anwesenheit in den USA erforderlich, was für internationale Geschäftsinhaber nicht immer praktikabel ist.

Arbeiten Sie mit einem Certifying Acceptance Agent (CAA) zusammen

Zertifizierende Akzeptanzstellen sind vom IRS autorisierte Personen oder Einrichtungen, die bei der Beantragung einer ITIN behilflich sind. CAAs können Ihre Dokumente prüfen, deren Echtheit bestätigen und Ihren Antrag in Ihrem Namen beim IRS einreichen.

Der große Vorteil: CAAs können Ihre Dokumente persönlich prüfen und beglaubigte Kopien an die IRS senden, sodass Sie Ihren Originalpass nicht per Post schicken müssen. Viele CAAs sind international tätig, was diese Option besonders für Geschäftsinhaber wertvoll macht, die nicht ohne weiteres in die USA reisen können.

Professionelle Dienstleistungen wie BuchhaltungsunternehmenSteuerberatungsfirmen und Steueranwälte bieten häufig CAA-Dienstleistungen an. Foothold America kann Sie an qualifizierte Fachkräfte verweisen, die Sie bei Ihrem ITIN-Antrag unterstützen können. Einige erheben Gebühren für diesen Service, aber der Komfort und die Dokumentensicherheit rechtfertigen oft die Kosten.

Zeitleiste und Verarbeitung

Das Verständnis des Zeitplans für die ITIN-Beantragung ist für die Planung Ihrer Steuerkonformität von entscheidender Bedeutung. Der IRS bietet allgemeine Richtlinien, die tatsächlichen Bearbeitungszeiten können jedoch erheblich variieren.

Standardbearbeitungszeit

Laut IRS dauert die Bearbeitung von ITIN-Anträgen in der Regel sieben bis elf Wochen. In der Hauptsteuersaison (Januar bis April) beträgt die Bearbeitungszeit jedoch oft neun bis elf Wochen oder länger.

Dieser verlängerte Zeitrahmen erfordert Planung. Ohne ITIN können Sie keine persönlichen Steuererklärungen mit US-Einkommen einreichen. Der Antragsprozess dauert Monate, und da Sie in der Regel zusammen mit Ihrem Antrag eine Steuererklärung einreichen müssen, ist der richtige Zeitpunkt entscheidend.

„Entscheidend ist, dass der ITIN-Antrag und Ihre Steuererklärung in der Regel zusammen erfolgen“, erklärt Joanne Farquharson. „Sobald Sie Ihre Einkommensnachweise vorliegen haben – in der Regel nach Ablauf des Steuerjahres – können Sie Ihre Steuererklärung vorbereiten und zusammen mit Ihrem ITIN-Antrag einreichen. Sollten Sie mehr Zeit für die Einreichung benötigen, können Sie mit Formular 4868 eine Fristverlängerung beantragen. Geschuldete Steuern sind jedoch weiterhin zum ursprünglichen Termin fällig.“

Was passiert während der Verarbeitung

Nachdem der IRS Ihren Antrag erhalten hat, prüft er Ihr Formular W-7 auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Er überprüft, ob Ihre Belege den Anforderungen entsprechen, und stellt Ihre Identität und Ihren Ausländerstatus fest. Er weist Ihnen Ihre ITIN zu, trägt sie in Ihre Steuererklärung ein und leitet diese zur Bearbeitung weiter.

Der IRS sendet Ihnen einen Brief (CP 565 Notice) mit Ihrer ITIN. Dieser wird Ihnen in der Regel per Post an die Adresse gesendet, die Sie auf dem Formular W-7 angegeben haben. Bewahren Sie diesen Brief an einem sicheren Ort auf. Sie benötigen Ihre ITIN für alle zukünftigen Steuererklärungen und die Korrespondenz mit dem IRS.

Ihre Originaldokumente (oder beglaubigte Kopien, falls Sie eine CAA-Bescheinigung verwendet haben) werden separat zurückgesandt, in der Regel innerhalb von 60 Tagen. Wenn Sie Ihre Dokumente nicht innerhalb von 60 Tagen zurückerhalten haben, sollten Sie wenden Sie sich an das Finanzamt um sich nach ihrem Status zu erkundigen.

Häufige Verzögerungen und Ablehnungen bei Bewerbungen

Es gibt mehrere Gründe, die häufig zu Verzögerungen oder Ablehnungen von ITIN-Anträgen führen. Wenn Sie diese Probleme verstehen, können Sie sie vermeiden.

Unvollständige oder falsch ausgefüllte Formulare W-7 stehen ganz oben auf der Liste. Fehlende Informationen, widersprüchliche Daten oder das Ankreuzen falscher Kästchen können zur Ablehnung führen. Das IRS sendet Ihnen eine CP 567-Benachrichtigung, in der die Ablehnung Ihres Antrags erklärt wird und Sie ihn erneut einreichen müssen.

Unzureichende oder unzulässige Belege führen häufig zu Ablehnungen. Dokumente, die nicht den IRS-Spezifikationen entsprechen, abgelaufene Dokumente oder Dokumente, die Ihre Identität und Ihren Ausländerstatus nicht eindeutig belegen, führen zur Ablehnung.

Wenn Sie Ihrem Antrag keine Steuererklärung beifügen (es sei denn, Sie haben Anspruch auf eine Ausnahme), ist die Ablehnung garantiert. Das IRS bearbeitet ITIN-Anträge ohne beigefügte Erklärung, aus der hervorgeht, dass Sie tatsächlich eine Steuererklärung einreichen müssen, nicht.

Auch Fehler in der Steuererklärung selbst können Probleme verursachen. Wenn Ihre Steuererklärung erhebliche Fehler oder Unstimmigkeiten enthält, kann das IRS Ihren gesamten Antrag zur weiteren Prüfung zurückstellen.

Erneuerung und Ablauf der ITIN

ITINs sind nicht unbegrenzt gültig. Wenn Sie die Erneuerungsanforderungen kennen, vermeiden Sie Compliance-Lücken, die Ihre Steuerpflichten beeinträchtigen könnten.

Wenn ITINs ablaufen

Der IRS hat Ablaufregeln eingeführt, um die Genauigkeit und Integrität der ITIN-Datenbank zu gewährleisten. Ihre ITIN verfällt, wenn Sie sie drei Jahre in Folge nicht in einer Steuererklärung angeben. Darüber hinaus verfallen ITINs, die vor 2013 ausgestellt wurden, nach einem gleitenden Zeitplan, der auf den mittleren Ziffern der Nummer basiert.

Wenn Ihre ITIN abgelaufen ist oder bald abläuft und Sie in den USA steuerpflichtig sind, müssen Sie sie erneuern. Eine abgelaufene ITIN kann nicht zur Abgabe von Steuererklärungen verwendet werden. Wenn Sie eine Steuererklärung mit einer abgelaufenen ITIN einreichen, bearbeitet der IRS die Steuererklärung, gewährt Ihnen jedoch bestimmte Steuervorteile erst nach der Erneuerung der Nummer.

So erneuern Sie Ihre ITIN

Der Erneuerungsprozess entspricht dem ursprünglichen Antrag. Füllen Sie das Formular W-7 aus und markieren Sie das Kästchen, um die Erneuerung einer bestehenden ITIN zu bestätigen. Sie müssen dieselben Belege einreichen, die Ihre Identität und Ihren Ausländerstatus belegen.

Der entscheidende Unterschied: Sie müssen bei der Verlängerung nicht unbedingt eine Steuererklärung beifügen, wenn Ihre ITIN ausschließlich aufgrund von Nichtnutzung abgelaufen ist und Sie für das laufende Jahr keine Steuererklärung einreichen. Wenn Sie jedoch eine Steuererklärung einreichen, müssen Sie diese Ihrem Verlängerungsantrag beifügen.

„Das Ablaufen der ITIN kann Unternehmer überraschen“, warnt Laurie Spicer. „Ändert sich Ihre Geschäftsstruktur oder haben Sie einige Jahre lang kein Einkommen aus den USA, kann Ihre ITIN ablaufen. Sobald wieder Einkommen fließt, müssen Sie die ITIN erneuern, bevor Sie sie einreichen. Behalten Sie Ihren ITIN-Status im Auge, wenn Sie in Zukunft mit US-Einkommen rechnen.“

Steuerkonformität für ITIN-Inhaber

Mit einer ITIN gehen persönliche Steuerpflichten einher, die internationale Geschäftsinhaber verstehen und erfüllen müssen. Diese Verpflichtungen gelten Jahr für Jahr, solange Sie persönlich Einkünfte aus den USA beziehen.

Anforderungen für die jährliche Steuererklärung

Wenn Sie persönlich meldepflichtige Einkünfte aus den USA haben, müssen Sie jährlich eine individuelle Steuererklärung einreichen. Für Ausländer ohne Wohnsitz in den USA bedeutet dies in der Regel die Einreichung des Formulars 1040-NR. Dieses Formular meldet nur Einkünfte aus US-Quellen und unterliegt anderen Regeln als das Standardformular 1040.

Die Abgabefrist für die meisten Steuerzahler ist der 15. April des auf das Steuerjahr folgenden Jahres. Ihre Steuererklärung für 2024 ist beispielsweise am 15. April 2025 fällig. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Je nach Aufenthaltsstatus und Art Ihres persönlichen Einkommens gelten unterschiedliche Regeln. Der IRS bietet umfassende Leitlinien Diese Regeln sind zwar nicht allgemein bekannt, aber aufgrund ihrer Komplexität ist professionelle Steuerberatung für die meisten internationalen Geschäftsinhaber äußerst wertvoll.

Überlegungen zur staatlichen Steuer

Bundessteuern sind nur der Anfang. Abhängig von Ihrer individuellen Situation müssen Sie möglicherweise auch staatliche Steueraspekte für Ihr persönliches Einkommen berücksichtigen.

Die Regelungen zur Besteuerung von Einzelpersonen variieren je nach Bundesstaat erheblich und hängen von Faktoren wie dem Ort der Leistungserbringung, der Art Ihres Einkommens und Ihrem Wohnsitzstatus ab. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln zur steuerlichen Verknüpfung und zu den Meldepflichten für Einzelpersonen.

„Die bundesstaatlichen Steuerbestimmungen für Personen mit US-Einkommen können komplex sein“, erklärt Geanice Barganier. „Die Anforderungen hängen stark von Ihrer individuellen Situation ab. Deshalb ist die Zusammenarbeit mit Steuerexperten, die sich mit internationaler Besteuerung auskennen, unerlässlich. Sie können Ihnen helfen, sowohl die bundesstaatlichen als auch die geltenden bundesstaatlichen Verpflichtungen zu verstehen.“

Foothold America unterstützt internationale Unternehmen bei der Bewältigung dieser komplexen Aufgaben. Wir erstellen zwar keine Steuererklärungen selbst, arbeiten aber mit geprüften Steuerexperten zusammen, die auf internationales Steuerrecht spezialisiert sind und Sie durch die bundesstaatlichen und staatlichen Anforderungen führen. Erfahren Sie mehr über So unterstützen wir internationale Unternehmen bei der Expansion in die USA.

Geschätzte Steuerzahlungen

Wenn Sie erhebliches persönliches Einkommen aus US-Quellen beziehen und keine Steuern einbehalten werden, müssen Sie möglicherweise vierteljährlich Vorauszahlungen leisten. Der IRS erwartet, dass Sie Steuern zahlen, sobald Sie Einkommen erzielen, und nicht erst, wenn Sie Ihre Jahressteuererklärung einreichen.

„Viele internationale Unternehmer sind sich nicht bewusst, dass sie das ganze Jahr über Vorauszahlungen leisten müssen“, bemerkt Liz Gamarra, Buchhalterin bei Foothold America. „Sie warten bis zur Steuersaison und stellen dann fest, dass sie einen hohen Betrag schulden, zuzüglich möglicher Strafen für Unterzahlungen. Wenn Sie Durchlaufeinkommen von einer US-Partnerschaft oder LLC erhalten oder Mieteinnahmen aus US-Immobilien erzielen, helfen Ihnen Vorauszahlungen im Quartal, die Vorschriften einzuhalten und Überraschungen zu vermeiden.“

Sie können Vorauszahlungen leisten, auch bevor Sie Ihre ITIN erhalten. Verwenden Sie Formular 1040-ES (NR) für Ausländer ohne Wohnsitz: Schreiben Sie „ITIN TO BE REQUESTED“ in die Felder für Ihre Steueridentifikationsnummer.

ITINs und Geschäftsbanken

Internationale Geschäftsinhaber fragen häufig nach den ITIN-Anforderungen für Bankgeschäfte. Die Antwort hängt von der Art des Kontos und den Richtlinien der jeweiligen Bank ab.

Privatkundengeschäft mit einer ITIN

Einige US-Banken erlauben Ihnen die Eröffnung eines Privatkontos mit Ihrer ITIN anstelle Ihrer Sozialversicherungsnummer. Allerdings akzeptieren nicht alle Banken ITINs, und die Banken, die dies tun, haben oft spezifische Anforderungen und Einschränkungen.

Für die Eröffnung eines Privatkontos mit nur einer ITIN sind in der Regel zusätzliche Dokumente zum Nachweis Ihrer Identität und Adresse erforderlich. Möglicherweise müssen Sie persönlich eine Filiale aufsuchen, da die Kontoeröffnung per Fernzugriff mit einer ITIN oft schwieriger ist.

Anforderungen für das Geschäftsbanking

Für Geschäftskonten benötigen Banken eine EIN für das Unternehmen. Sie erbringen Dienstleistungen für das Unternehmen, nicht für Sie persönlich, daher benötigen sie die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens.

Als Geschäftsinhaber müssen Sie außerdem einen Personalausweis vorlegen. Die Anforderungen variieren je nach Bank und sollten direkt bei Ihren Bankpartnern bestätigt werden. Sie benötigen außerdem Ihre Unternehmensgründungsunterlagen, ein EIN-Bestätigungsschreiben und weitere Unterlagen, abhängig von den Richtlinien der Bank.

„Bankgeschäfte stellen eine der praktischen Herausforderungen für internationale Unternehmen dar“, erklärt Joanne Farquharson. „Um effektiv zu operieren, benötigen Sie ein US-Bankkonto. Um ein solches zu eröffnen, sind jedoch sowohl für das Unternehmen als auch für die Auftraggeber entsprechende Unterlagen erforderlich. In diesem Bereich ist erfahrene Unterstützung von entscheidender Bedeutung. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Abwicklung dieser Bankgeschäfte im Rahmen unserer umfassende US-Expansionsdienstleistungen"

ITINs und Ihre Expansionsstrategie in den USA

Für internationale Geschäftsinhaber, die persönliche Einkünfte aus den USA beziehen, ist das Verständnis der ITIN-Anforderungen ein wichtiger Teil der Steuerplanung.

Wann sind ITIN-Anforderungen zu berücksichtigen?

Wenn Sie persönlich Einkünfte aus US-Quellen über eine Durchgangsgesellschaft beziehen, die in einer individuellen Steuererklärung angegeben werden muss, müssen Sie die Beantragung einer ITIN planen.

Wenn Sie privat in US-Immobilien investieren möchten, sollten Sie vor dem Kauf die ITIN-Anforderungen beachten. So stellen Sie sicher, dass Sie Mieteinnahmen ordnungsgemäß melden und beim Verkauf die Quellensteuerpflicht erfüllen können.

Wenn Sie eine Partnerschaft oder LLC mit US-Geschäftstätigkeit gründen, bei der das Einkommen an Sie persönlich fließt, berücksichtigen Sie die ITIN-Anforderungen bei Ihrer Steuerkonformitätsplanung.

Integration von ITIN-Überlegungen in Ihren Expansionsplan

Wenn Sie Planen Sie Ihren Markteintritt in den USA, berücksichtigen Sie die persönlichen Steuerauswirkungen für Eigentümer und Führungskräfte, die persönliches Einkommen aus US-Quellen beziehen.

Bedenken Sie, dass der ITIN-Antragsprozess sieben bis elf Wochen dauert und in der Regel mit der Steuererklärung koordiniert wird. Berücksichtigen Sie die Dokumentanforderungen und entscheiden Sie, ob Sie die Anträge selbst bearbeiten oder mit einer CAA zusammenarbeiten.

Wenn Sie Mitarbeiter in den USA über ein Employer of Record-Dienst Wie Foothold America können wir Ihnen helfen zu verstehen, wann und wie die ITIN-Anforderungen auf Ihre spezielle Situation zutreffen können.

Wie Foothold America Ihre US-Steuerkonformität unterstützt

Wir bei Foothold America wissen, dass internationale Geschäftsinhaber eine steile Lernkurve vor sich haben, wenn es um die Einhaltung der US-Steuervorschriften geht. ITINs sind ein Teil eines komplexen Puzzles, das Unternehmensgründung, Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitsrecht und laufende Meldepflichten umfasst.

Wir bieten zwar keine Steuerberatung oder Rechtsberatung an, arbeiten aber eng mit einem Netzwerk qualifizierter Steuerexperten und Anwälte zusammen, die auf internationales Steuerrecht spezialisiert sind. Wir vermitteln Ihnen die richtigen Berater für Ihre individuelle Situation – egal, ob Sie Hilfe bei der Beantragung einer Steuererklärung, der Einhaltung der jährlichen Steuerpflicht oder der strategischen Steuerplanung benötigen.

Unsere umfassende Dienstleistungen für internationale Unternehmen sind darauf ausgelegt, die betrieblichen Komplexitäten der Expansion in den USA zu bewältigen, darunter:

• Employer of Record-Dienste die es Ihnen ermöglichen, US-Mitarbeiter einzustellen, ohne ein eigenes Unternehmen zu gründen
• PEO+ Grenzüberschreitende Unterstützung für Unternehmen mit eigenen US-Niederlassungen, die umfassende HR-Unterstützung benötigen
• Dienstleistungen zur Einrichtung einer US-Gesellschaft die eine ordnungsgemäße Gründung und Einhaltung der Vorschriften vom ersten Tag an gewährleisten
• Kontinuierlicher Support, der sich an das Wachstum Ihres Unternehmens und die Weiterentwicklung Ihrer Anforderungen anpasst

Fazit: ITINs und Ihr amerikanischer Erfolg

Die individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) ist ein wichtiges Instrument für die Einhaltung der persönlichen Steuervorschriften, wenn internationale Unternehmer Einkünfte aus den USA beziehen. Wenn Sie wissen, wann eine ITIN benötigt wird und wie Sie diese ordnungsgemäß erhalten, können Sie die Einhaltung der Steuervorschriften problemlos gewährleisten.

Erfolgreiche Expansion in den USA hängt vom Verständnis der Compliance-Grundlagen ab. ITINs sind eine dieser Grundlagen, wenn es um persönliches Einkommen aus US-Quellen geht. Ein korrekter Prozess von Anfang an vermeidet Komplikationen und schafft eine solide Grundlage für Ihr US-Geschäft.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Planung und Unterstützung ist die Beantragung und Verwaltung einer ITIN bei Bedarf kein Problem. Machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut, arbeiten Sie mit qualifizierten Fachleuten zusammen und integrieren Sie die ITIN-Compliance in Ihre umfassende Steuerplanungsstrategie.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt auf Ihrem Weg zur Expansion in die USA? Kontaktieren Sie Foothold America noch heute um zu erfahren, wie unser Team aus US-Expansionsspezialisten Ihnen bei der Einhaltung der Steuervorschriften und allen anderen Aspekten des Aufbaus Ihrer Präsenz in Amerika helfen kann.