Ihre EOR-Entscheidung war richtig.
Als Sie Ihren ersten US-Mitarbeiter einstellten , hatten Sie weder eine US-Firma noch eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) und keine Ahnung von der US-Lohnsteuer. Mit einem Employer of Record (EL) können Sie schnell und gesetzeskonform einstellen, auch ohne diese Infrastruktur. Es hat genau seinen Zweck erfüllt.
Das EOR-Modell wurde jedoch für eine bestimmte Phase entwickelt. Es ist das richtige Instrument, um den US-Markt zu testen, erste Mitarbeiter einzustellen und Zeit zu gewinnen, während Sie entscheiden, ob die USA eine langfristige Option für Ihr Unternehmen darstellen.
Wenn die US-amerikanischen Strukturen funktionieren, wird die EOR-Lizenz irgendwann eher zum Hindernis als zur Erleichterung. Sie haben nun ein Unternehmen. Ihr Team wächst. Sie zahlen für jeden Mitarbeiter EOR-Margen und erhalten weniger Flexibilität als nötig bei Sozialleistungen, Richtlinien und Anstellungsbedingungen. Das Instrument, das Ihnen den Weg geebnet hat, steht nun dem erfolgreichen Aufbau Ihres Unternehmens im Weg.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich ernsthaft mit PEO+ auseinanderzusetzen.
Dieser Blog behandelt die konkreten Anzeichen dafür, dass Ihre EOR-Vereinbarung ausgelaufen ist, was sich beim Wechsel zu PEO+ ändert und was Sie vor diesem Schritt vorbereitet haben müssen.
Erstens: Warum das EOR-Modell Grenzen hat
Ein EOR (Employee Outsourcing Representative) ist der rechtliche Arbeitgeber Ihrer US-amerikanischen Mitarbeiter. Ihre Angestellten sind über den EOR angestellt , nehmen an dessen Sozialleistungen teil und unterliegen dessen Compliance-Richtlinien. Sie geben die Arbeitsanweisungen. Der EOR ist formal Inhaber des Arbeitsverhältnisses.
Diese Struktur eignet sich gut, wenn Sie keine US-amerikanische Niederlassung haben und jemand anderes die rechtliche Arbeitgeberverantwortung übernehmen soll. Sie ist speziell für diesen Fall konzipiert.
Doch das bringt auch Nachteile mit sich, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens an Bedeutung gewinnen. Sie haben nur begrenzten Einfluss auf die Gestaltung der Sozialleistungen. Sie zahlen für jeden Mitarbeiter eine Prämie, die das vom EOR getragene rechtliche Arbeitgeberrisiko widerspiegelt – ein Risiko, das Sie, sobald Sie eine US-Niederlassung haben, über einen PEO kostengünstiger selbst managen können. Ihre Arbeitsverträge unterliegen den Vorgaben des EOR und nicht denen Ihres eigenen Unternehmens. Und falls es zu Problemen mit einem Mitarbeiter kommt, regelt der EOR die Vorgehensweise, nicht Ihre.
Bei ein oder zwei Mitarbeitern ist das alles kein Problem. Ab fünf oder zehn Mitarbeitern wird es jedoch relevant. Was ist ein PEO (Professional Employer Organization)? Ihr Leitfaden zur gemeinsamen Beschäftigung in den USA erklärt die strukturellen Unterschiede anschaulich, falls Sie sich vor dem Weiterlesen näher damit befassen möchten.
Die 6 Anzeichen dafür, dass Sie Ihrem EOR entwachsen sind
1. Sie verfügen nun über eine US-Firma, eine EIN (Employer Identification Number) und ein US-Bankkonto.
Dies ist der eindeutigste Auslöser. Sobald diese drei Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie einen PEO in Anspruch nehmen. Noch wichtiger ist jedoch: Wenn Sie weiterhin einen EOR nutzen, nachdem Sie eine US-Niederlassung haben, zahlen Sie für eine rechtliche Arbeitgeberinfrastruktur, die Sie nicht mehr benötigen, da Sie diese Verantwortung nun selbst tragen können.
Die US-Steuerbehörde (IRS) vergibt Arbeitgeberidentifikationsnummern ( EIN) an US-Unternehmen. Eine EIN ist Voraussetzung für die eigene Lohnbuchhaltung , die Eröffnung von Geschäftskonten und den Abschluss eines PEO-Vertrags. Wenn Sie bereits über eine EIN verfügen und Ihr Unternehmen registriert ist, ist das EOR-Modell für eine Phase konzipiert, die Sie bereits abgeschlossen haben. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile des PEO-Modells nach der Registrierung Ihres Unternehmens finden Sie in „Understanding PEO+“.
Die wirtschaftliche Argumentation für die Beibehaltung des EOR-Modells schwächt sich mit jedem weiteren Mitarbeiter ab diesem Zeitpunkt ab.
2. Ihre EOR-Kosten steigen und die Rechnung geht nicht mehr auf.
Die Preisgestaltung des EOR spiegelt das Risiko wider, das der EOR als Ihr rechtlicher Arbeitgeber trägt. Sobald Sie ein eigenes Unternehmen haben und diese Verantwortung übernehmen können, zahlen Sie diese Risikoprämie weiterhin, ohne dass der eigentliche Grund dafür entfällt.
Die Preisgestaltung von PEO+ erfolgt üblicherweise als monatliche Gebühr pro Mitarbeiter oder als Prozentsatz der Lohnsumme. Für die meisten Unternehmen mit einer US-Niederlassung und mehr als wenigen Mitarbeitern sind die Gesamtkosten von PEO+ niedriger als die Kosten für die Weiterführung des EOR-Vertrags. Je höher die Mitarbeiterzahl in den USA ist, desto größer wird dieser Kostenunterschied.
Laut einer 2019 von NAPEO in Auftrag gegebenen Studie von McBassi and Associates erzielen PEO-Kunden im Durchschnitt allein durch Kosteneinsparungen eine Rendite von 27 Prozent. NAPEO berichtet außerdem, dass Unternehmen, die einen PEO-Dienstleister nutzen, tendenziell schneller wachsen und eine geringere Mitarbeiterfluktuation aufweisen als vergleichbare Unternehmen ohne PEO-Dienstleistung.
Wenn Sie die Zahlen kürzlich überprüft haben und Ihnen die Kosten für EOR im Verhältnis zu den erhaltenen Leistungen unverhältnismäßig hoch erscheinen, ist Ihr Gefühl meist richtig. Der Artikel „ 5 Wege, wie PEO+ Ihre Personalverwaltung in den USA vereinfacht und Ihnen Zeit spart“ zeigt Ihnen genau, wo sich diese Einsparungen in der Praxis bemerkbar machen.
„Das Gespräch über die Kosten findet meist dann statt, wenn ein Kunde mit fünf oder sechs US-Mitarbeitern zu uns kommt und fragt, warum seine Rechnung für EOR so stark gestiegen ist“, sagt Laurie Spicer , Director of US Expansion bei Foothold America. „Nach einem Vergleich sparen sie durch den Wechsel zu PEO+ in der Regel 20 bis 40 Prozent pro Mitarbeiter und Jahr. Die Infrastruktur ist bereits vorhanden. Sie bezahlen lediglich für die Infrastruktur, die sie nicht mehr von einem externen Dienstleister betreiben lassen müssen.“
3. Sie möchten mehr Kontrolle über Ihr Leistungspaket.
Im Rahmen eines EOR (Employee Organization) haben Ihre US-amerikanischen Mitarbeiter Zugang zu den Leistungen, die der EOR über seine Rahmenpläne anbietet. Innerhalb dieses Rahmens können Sie einige Entscheidungen treffen, die Leistungen jedoch nicht so gestalten, wie Sie es als Arbeitgeber tun würden.
Das ist für Talente entscheidend. US-amerikanische Arbeitnehmer achten besonders auf Kranken- , Zahn- und Sehversicherungen sowie Altersvorsorgepläne . Wenn Sie Kandidaten an Wettbewerber mit besseren Angeboten verlieren oder Ihre Leistungen eher standardisiert als zu Ihrem Unternehmen passen, ist das EOR-Modell mit ein Grund dafür.
Mit PEO+ haben Sie deutlich mehr Kontrolle über die Gestaltung Ihrer Sozialleistungen. Foothold America arbeitet mit Vensure Employer Services zusammen, dem größten privaten PEO-Anbieter in den USA. Das bedeutet für Ihre Mitarbeiter den Vorteil gemeinsamer Einkaufsmöglichkeiten und attraktive Tarifoptionen, die mit denen großer Arbeitgeber konkurrieren können – und Sie entscheiden über die Ausgestaltung. Bevor Sie sich für die Sozialleistungsstruktur eines PEO-Anbieters entscheiden, empfiehlt es sich, die Broschüre „ Die Wahrheit über PEO-Master-Krankenversicherungen“ zu lesen , damit Sie genau wissen, welche Fragen Sie stellen sollten.
4. Ihre Arbeitsverträge sollen Ihr Unternehmen widerspiegeln, nicht das Ihres EOR.
Bei einer EOR-Vereinbarung besteht das formale Arbeitsverhältnis zwischen Ihrem Mitarbeiter und dem EOR. Der Name Ihres Unternehmens erscheint nicht in gleicher Weise im Arbeitsvertrag. Die Richtlinien, Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen sind im Rahmen des EOR festgelegt.
Mit dem Wachstum Ihres US-Teams und der Weiterentwicklung Ihrer Unternehmenskultur fühlt sich das zunehmend falsch an. Sie möchten, dass Ihre US-Mitarbeiter klar und rechtlich einwandfrei für Sie arbeiten, und zwar auf der Grundlage von Verträgen, die Ihre eigenen Richtlinien und Werte widerspiegeln.
Bei einer PEO-Co-Employment-Vereinbarung sind Sie der rechtlich bindende Arbeitgeber. Ihre Mitarbeiter arbeiten für Ihr Unternehmen. Die PEO übernimmt die Personalverwaltung, die diesem Arbeitsverhältnis zugrunde liegt, die eigentliche Beschäftigung liegt jedoch bei Ihnen.
5. Sie tragen ohnehin selbst das Kündigungs- und Leistungsrisiko.
Einer der wichtigsten Schutzmechanismen eines EOR (Employee Review Office) besteht darin, dass er bei einer fehlerhaften Personalentscheidung eine erhebliche Haftung trägt. Gerade in der Anfangsphase, wenn man mit dem US-amerikanischen Arbeitsrecht noch nicht vertraut ist, ist dieser Schutz von großem Wert.
Nach ein bis zwei Jahren Geschäftstätigkeit in den USA hat Ihr Führungsteam die dortigen Arbeitsbedingungen kennengelernt. Sie treffen Entscheidungen zu Leistung, Management und gegebenenfalls Kündigung. Der EOR (Executive Operating Representative) verarbeitet diese Entscheidungen, doch faktisch tragen Sie bereits das Reputations- und Betriebsrisiko selbst.
Im Rahmen von PEO+ ändert sich die Haftungsstruktur entsprechend. PEO und Arbeitgeber teilen sich die Verantwortung, wobei das HR-Team von Foothold America die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt, damit Ihre Entscheidungen dokumentiert und rechtssicher sind. Sie sind keinem Risiko ausgesetzt, zahlen aber auch nicht für Schutzmaßnahmen, die Sie im Grunde nicht mehr benötigen.
6. Sie sind bereit, eine US-Arbeitgebermarke aufzubauen, nicht nur US-Stellen zu besetzen.
Unternehmen, die es mit dem US-Markt ernst meinen, erreichen irgendwann den Punkt, an dem sie möchten, dass sich ihr US-Team als ein wirklicher Teil des Unternehmens fühlt und nicht als eine über einen externen Arbeitgeber fernab der Gesellschaft verwaltete Belegschaft.
Das bedeutet, dass US-amerikanische Mitarbeiter, die ein Angebotsschreiben von Ihrem Unternehmen erhalten, nach Ihren Unternehmensrichtlinien arbeiten und in Ihre Unternehmenskultur – und nicht in die des externen Arbeitgebers – eingearbeitet werden. Es bedeutet Leistungen und Konditionen, die dem Arbeitgeberprofil entsprechen, das Sie auf dem US-Markt anstreben.
Das bedeutet, dass Ihr Personalmanager von Foothold America Sie dabei unterstützt, Ihre Unternehmenskultur in Ihre US-Niederlassung zu übertragen, anstatt Ihre Mitarbeiter innerhalb eines fremden Rahmens zu führen. „Scale Smarter, Not Harder“ untersucht, wie das in der Praxis für international tätige Unternehmen in dieser Phase aussieht.
PEO+ wurde für Unternehmen entwickelt, die entschieden haben, dass die USA ein fester Bestandteil ihres Geschäfts sind und nicht nur ein Experiment.
Was sich tatsächlich ändert, wenn Sie wechseln
Der Wechsel von EOR zu PEO+ stellt eine strukturelle Veränderung des Beschäftigungsverhältnisses dar, sollte aber den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter nicht beeinträchtigen.
Ihre Mitarbeiter werden von der EOR-Abrechnung auf die Ihres Unternehmens umgestellt, und die Arbeitsverträge werden auf Ihren Namen neu ausgestellt. Die Sozialleistungen werden auf PEO+-Pläne mit einem erneuten Anmeldeverfahren umgestellt, und die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften wird in einem gemeinsamen Modell zwischen Ihnen und Foothold America aufgeteilt. Ihr Personalmanager von Foothold America ist ab diesem Zeitpunkt Ihr fester Ansprechpartner für alle Fragen rund um Personalangelegenheiten in den USA.
Ein häufiges Muster, das wir bei Foothold America beobachten, ist folgendes: Ein britisches Technologieunternehmen stellte seine ersten beiden US-Vertriebsmitarbeiter über EOR ein, gründete 18 Monate später eine C-Corporation in Delaware und nutzte EOR aus Gewohnheit noch ein weiteres Jahr. Als sie mit sieben US-Mitarbeitern zu uns kamen, zahlten sie die EOR-Margen für ein komplettes Team, ihre US-Mitarbeiter erhielten ihre Angebotsbriefe von einem externen Arbeitgeber statt vom Unternehmen selbst, und ihr Leistungspaket war fest im Masterplan von EOR verankert und ließ sich nicht anpassen. Der Wechsel zu PEO+ dauerte von Anfang bis Ende elf Wochen. Nach Abschluss des Wechsels hatten ihre US-Mitarbeiter Verträge unter dem Namen des Unternehmens, ein von den Gründern selbst ausgewähltes Leistungspaket und monatliche Personalkosten, die rund 30 Prozent niedriger waren als zuvor. Die Verzögerung kostete sie in diesem zusätzlichen Jahr etwa 40,000 US-Dollar an unnötigen EOR-Margen.
Was gleich bleibt: Ihre Mitarbeiter werden weiterhin von Ihnen geführt und geleitet, ihre tägliche Arbeit bleibt unverändert, die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft ohne Unterbrechung weiter und ihre Betriebszugehörigkeit und Beschäftigungsgeschichte in Ihrem Unternehmen bleiben erhalten.
Der Übergang dauert in der Regel zwei bis drei Monate. Dies umfasst die Kommunikation mit den Mitarbeitern, die Umstellung der Sozialleistungen, die Einrichtung der Gehaltsabrechnung und die Aktualisierung der Verträge. Foothold America begleitet Sie durch diesen Prozess. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Übergang finden Sie im Leitfaden „EOR zu PEO“.
Was PEO+ Wirklich Nimmt Ihnen den Teller ab
Zu verstehen, was sich strukturell ändert, ist das eine. Zu verstehen, welche Aufgaben PEO+ Ihrem internen Team im Tagesgeschäft abnimmt, macht die Entscheidung erst greifbar.
Ein PEO-Anbieter spielt eine entscheidende Rolle bei der Konsolidierung der HR-Funktionen, die derzeit auf zu viele Personen und Systeme verteilt sind. In den meisten international tätigen Unternehmen wird das Personalmanagement aktuell von einem Finanzverantwortlichen, einem Betriebsleiter oder einer HR-Abteilung im Heimatland übernommen, die nie für die Verwaltung von US-amerikanischen Mitarbeitern eingerichtet wurde. PEO-Dienstleistungen ändern dies, indem sie Ihnen eine speziell für diese Aufgabe entwickelte Struktur bieten.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die sichtbarste Veränderung. Jeder Abrechnungszyklus, jede Steuererklärung an die Bundesstaaten und jedes Jahresenddokument wandern von der Aufgabenliste Ihres internen Teams auf die von Foothold America. Die Einhaltung der Steuervorschriften auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene wird als Teil des Kernservices gewährleistet, einschließlich der Registrierung in neuen Bundesstaaten, wenn Ihre Mitarbeiterzahl wächst und Ihr Unternehmen expandiert.
Die Verwaltung und Anmeldung von Sozialleistungen erfolgt nun unter der Leitung des PEO (Professional Employer Organization). Neue Mitarbeiter werden im Rahmen eines strukturierten Einarbeitungsprozesses durch den Anmeldeprozess geführt, anstatt einfach nur einen Ordner auszuhändigen und sich selbst zu überlassen. Dieser Einarbeitungsprozess umfasst auch Personalrichtlinien, Willkommensdokumente und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, die die meisten Unternehmen bei der eigenständigen Verwaltung nur unzureichend handhaben.
Das Risikomanagement wird vom Compliance-Team von Foothold America übernommen und umfasst die Bereiche Arbeitsunfallversicherung, Haftungsfragen im Arbeitsverhältnis sowie Compliance-Fragen, die internationale Arbeitgeber unvorbereitet treffen können. Ihr internes Team behält die volle Kontrolle über Geschäftsabläufe, Leistungsmanagement und die tägliche Führung Ihrer Mitarbeiter. Die essenziellen Services, die die Personalinfrastruktur am Laufen halten, werden von uns bereitgestellt.
Das Ergebnis ist eine klarere Aufgabenteilung. Sie konzentrieren sich auf Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterzufriedenheit und den Aufbau eines US-Teams, das genau zu Ihrem Unternehmen passt. Wir kümmern uns um die HR-Expertise, die Einhaltung der Compliance-Vorgaben und die administrativen HR-Prozesse, die eigentlich nie in Ihrer Verantwortung als Führungskraft hätten liegen sollen.
Für international tätige Unternehmen gibt es eine zusätzliche Ebene, die herkömmliche PEOs nicht abdecken. Ihre Personalabteilung im Heimatland und Ihre US-Belegschaft arbeiten mit grundlegend unterschiedlichen Systemen. Foothold Americas PEO+ Cross-Border Support schließt diese Lücke, sodass Ihr HR-Team im Heimatland einen Ansprechpartner hat, der beide Seiten versteht und zwischen ihnen vermitteln kann. Dieser Support umfasst alles vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zu den laufenden HR-Bedarfen, die mit dem Wachstum Ihrer US-Belegschaft einhergehen.
EOR vs. PEO+: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Faktor | EOR | PEO+ |
US-Unternehmen erforderlich | Nein | Ja |
Gesetzlicher Arbeitgeber | EOR | Gemeinsame Regelung: Sie sind der Arbeitgeber nach Common Law, PEO kümmert sich um Steuern und Versicherungen. |
Vorteile der Kontrolle | Beschränkt, im Rahmen der Masterpläne von EOR | Je größer, desto mehr Kontrolle haben Sie über Beiträge und Gestaltung. |
Arbeitsverträge | Im Rahmen des EOR-Rahmenwerks | Unter Ihrem Unternehmen, gemeinsam mit PEO verwaltet |
Kostenstruktur | Höhere Marge pro Mitarbeiter spiegelt die Arbeitgeberrisikoprämie wider | Geringere Kosten pro Mitarbeiter nach der Unternehmensgründung |
Kündigungshaftung | EOR trägt eine erhebliche Verantwortung | Gemeinsam genutzt, wobei Foothold America die Einhaltung der Vorschriften begleitet. |
Grenzüberschreitende HR-Unterstützung | Hängt von EOR ab | Kernmerkmal von Foothold Americas PEO+ |
Richtig für | Unternehmen ohne US-Niederlassung, frühe US-Einstellungsphase | Unternehmen mit einer US-Niederlassung und einem wachsenden US-Team |
Die Wahl des richtigen PEO-Partners, nachdem Sie sich für einen Wechsel entschieden haben
Nicht alle PEOs sind für international tätige Unternehmen geeignet. Ein typisches US-amerikanisches PEO ist auf US-Unternehmen mit einem US-amerikanischen HR-Team ausgelegt. Es berücksichtigt nicht die grenzüberschreitende Dynamik: die Betreuung von US-amerikanischen Mitarbeitern durch eine britische oder europäische Zentrale über verschiedene Zeitzonen, Arbeitsrechtssysteme und HR-Erwartungen hinweg.
Bei der Auswahl Ihres PEO-Partners bietet Ihnen „10 Dinge, die Sie bei der Wahl eines PEO-Partners beachten sollten“ einen praktischen Einstieg. Die „Top-Tipps: Den besten PEO-Partner finden“ beantworten die Fragen, die gute von exzellenten Anbietern unterscheiden. Falls Sie bereits schlechte Erfahrungen mit einem PEO-Anbieter gemacht haben, erfahren Sie in „Ein strategischer Ansatz für den Wechsel des PEO-Partners“, worauf Sie beim nächsten Mal achten sollten.
Das PEO+-Modell von Foothold America ist speziell auf die Bedürfnisse internationaler Unternehmen zugeschnitten. Unsere HR- und Kundenbetreuer sind in Großbritannien und Europa ansässig, um Ihre internationalen Hauptsitze zu unterstützen, während unser US-Team Ihre Mitarbeiter direkt betreut. Diese grenzüberschreitende Struktur ist keine zusätzliche Komponente, sondern der Kern unserer Arbeitsweise.
Was Sie vor dem Wechsel benötigen
Für den Wechsel zu PEO+ benötigen Sie drei Dinge: eine registrierte US-amerikanische juristische Person, eine US-Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) und ein US-Geschäftskonto. Falls Ihre juristische Person bereits gegründet ist, Sie aber noch die EIN oder das Geschäftskonto benötigen, unterstützt Sie unser Team gerne. Sollten Sie noch keine US-amerikanische juristische Person besitzen, übernimmt unser Service zur Gründung einer US-amerikanischen juristischen Person die Registrierung und bereitet Sie auf den PEO-Zugang vor.
Sobald diese Grundlagen geschaffen sind, dauert das Onboarding bei PEO+ zwei bis vier Wochen für die Ersteinrichtung, der vollständige Übergang ist in der Regel innerhalb von zwei bis drei Monaten abgeschlossen.
Sie sind sich nicht sicher, welches Modell das richtige für Sie ist?
Wenn Sie eine US-Niederlassung mit einem kleinen Team haben oder die Kostenunterschiede abwägen, aber sich über den Zeitpunkt noch nicht im Klaren sind, bietet Ihnen unser Service-Rechner einen ersten Anhaltspunkt. Alternativ können Sie sich direkt an einen unserer Berater für die Expansion in die USA wenden. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob EOR oder PEO+ für Ihre aktuelle Situation sinnvoller ist.
Häufig gestellte Fragen: Wechsel von EOR zu PEO
Erhalten Sie Antworten auf alle Ihre Fragen und machen Sie den ersten Schritt zur Geschäftsexpansion in den USA.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem EOR und einem PEO?
Ein EOR (Employee Outsourcing Representative) ist der rechtliche Arbeitgeber Ihrer US-Mitarbeiter und eignet sich für Unternehmen ohne US-Niederlassung. Ein PEO (Professional Employer Organization) arbeitet mit Unternehmen zusammen, die bereits eine US-Niederlassung haben, und zwar im Rahmen einer gemeinsamen Beschäftigung. Sie werden zum Arbeitgeber und haben die Kontrolle über Personalrichtlinien, Verträge und Sozialleistungen. Der PEO übernimmt in Ihrem Namen die Lohnabrechnung, Steuererklärungen, die Arbeiterunfallversicherung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
Wann ist ein Wechsel von einem EOR zu einem PEO sinnvoll?
Sobald Sie eine US-Niederlassung und etwa fünf oder mehr US-Mitarbeiter haben, berechnet Ihr EOR-Anbieter in der Regel eine Marge, die das rechtliche Arbeitgeberrisiko widerspiegelt, das Sie nun selbst tragen müssen. Ein PEO hingegen berechnet eine feste Gebühr pro Mitarbeiter, sodass die Gesamtkosten mit dem Wachstum Ihres Teams sinken und Sie mehr Kontrolle über Personalwesen und Sozialleistungen erhalten.
Welche Risiken birgt der Wechsel zu einem PEO?
Die Hauptrisiken sind ungünstiger Zeitpunkt, der falsche Anbieter oder ein schlecht gemanagter Übergang. Bei einem sehr kleinen Team sind die Kosten möglicherweise noch nicht günstig. Da Leistungen neu angemeldet werden müssen, vermeidet klare Kommunikation Versicherungslücken. Ein PEO ohne Erfahrung im internationalen Bereich kann zudem Compliance-Probleme verursachen. Mit guter Planung lassen sich diese Risiken jedoch minimieren.
Welche rechtlichen Schritte sind beim Wechsel zu einem PEO erforderlich?
Arbeitsverträge müssen unter Ihrem neuen Firmennamen neu ausgestellt werden. Dabei sind Kündigungsfristen, Vertragsbedingungen und die jeweiligen Landesgesetze sorgfältig zu prüfen. Lohnsteuerdaten müssen korrekt von Ihrem bisherigen Arbeitgeber übertragen werden. Auch Regelungen zur jederzeitigen Kündigung, die Personalrichtlinien des jeweiligen Bundesstaates und die Registrierung zur Arbeiterunfallversicherung bedürfen der Beachtung. Das Compliance-Team von Foothold America unterstützt Sie bei jedem dieser Punkte, damit beim Umzug nichts übersehen wird.
Was geschieht mit den Arbeitsverträgen, wenn wir zu PEO+ wechseln?
Die Arbeitsverträge werden unter Ihrer eigenen US-Niederlassung und nicht mehr unter dem Rahmenvertrag Ihres EOR neu ausgestellt. Ihre Mitarbeiter arbeiten dann formell für Ihr Unternehmen gemäß Ihren Richtlinien und Bedingungen. Foothold America prüft während des Übergangs jeden Vertrag auf länderspezifische Anforderungen. Die Mitarbeiter behalten ihre Arbeitsverhältnisse ohne Unterbrechung, ohne Unterbrechung bei Gehalt, Sozialleistungen oder Dienstzeit, sodass der Wechsel für Ihr Team reibungslos verläuft.
Wird der Wechsel Auswirkungen auf Sozialleistungen oder die Gehaltsabrechnung haben?
Ein gut geplanter Übergang sollte weder die Gehaltszahlungen unterbrechen noch jemanden ohne Versicherungsschutz zurücklassen. Die Übertragung der Leistungen auf PEO+-Pläne erfolgt über einen strukturierten Wiederanmeldeprozess, der so abgestimmt ist, dass Lücken vermieden werden. Foothold America koordiniert die Übergabe mit Ihrem EOR (Employee Ordinance). Die Akzeptanz der Mitarbeiter hängt maßgeblich von einer klaren und frühzeitigen Kommunikation sowie einem sorgfältigen Timing ab. Planen Sie die Ankündigung daher genauso sorgfältig wie die Einrichtung.
Was genau übernimmt PEO+, und benötige ich ein HR-Team?
PEO+ übernimmt Lohnabrechnung, Steuererklärungen, Personalverwaltung, Arbeitsunfallversicherung, Risikomanagement, Compliance-Unterstützung und Onboarding. Sie benötigen keine US-Personalabteilung, um den Service zu nutzen. Das Team von Foothold America agiert als Erweiterung Ihrer bestehenden Struktur. Ihr eigenes Team behält die volle Kontrolle über Geschäftsentscheidungen, Leistungsmanagement und die tägliche Führung Ihrer Mitarbeiter.
Wie lange dauert der Übergang von EOR zu PEO+?
Die Ersteinrichtung dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. Der vollständige Übergang, einschließlich neuer Arbeitsverträge, Anmeldung zu Sozialleistungen und Einrichtung der Lohnbuchhaltung, ist üblicherweise innerhalb von zwei bis drei Monaten abgeschlossen. Ein frühzeitiger Start gibt Ihnen Zeit, die Kommunikation zu planen und Kommunikationslücken zu vermeiden. Unser Leitfaden für den Übergang von EOR zu PEO beschreibt jede Phase detailliert, von der Planung bis zur ersten PEO-Lohnabrechnung.
Kann ein PEO Mitarbeiter in mehreren US-Bundesstaaten betreuen?
Ja. PEO+ übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung der Steuervorschriften in allen Bundesstaaten, in denen Sie Mitarbeiter beschäftigen. Die jeweiligen bundesstaatsspezifischen Beschäftigungsbestimmungen werden zentral verwaltet, sodass Sie keine separaten lokalen Teams oder Systeme benötigen. Wenn Ihr Unternehmen in den USA wächst, ist die Hinzunahme eines weiteren Bundesstaates Teil des Service und kein separates Projekt für Ihr Team – das vereinfacht die Expansion erheblich.
Beschränkt ein PEO die Leistungen, die wir anbieten können?
Nein, in der Regel ist das Gegenteil der Fall. Bei einem EOR (Employee Outsourcing) sind die Leistungen in den Rahmenplänen des Anbieters enthalten. Bei PEO+ (Professional Employer Organization+) bestimmen Sie die Struktur selbst. Die Partnerschaft von Foothold America mit Vensure ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Einkaufsvorteile eines großen Arbeitgebers. So können Sie im Wettbewerb um qualifizierte Kandidaten bestehen, ohne die Kosten und das rechtliche Risiko eines separaten Leistungspakets tragen zu müssen.
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