Warum betrachten viele von uns Leistungsmanagement eher als notwendiges Übel denn als wirkungsvolles Instrument, das Mitarbeitern und Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann?
Statistisch gesehen geben 95 % der Führungskräfte an , mit den traditionellen jährlichen Leistungsbeurteilungen unzufrieden zu sein. Führungskräfte wenden durchschnittlich 210 Stunden pro Jahr für das Leistungsmanagement auf, während es bei den Mitarbeitenden 40 Stunden sind. Darüber hinaus halten 51 % der Mitarbeitenden jährliche Beurteilungen für ungenau, und 53 % finden, dass sie durch die jährlichen Beurteilungen nicht motiviert werden.
Darüber hinaus wissen 98 % der Unternehmen, dass Leistungsmanagement wichtig ist. Dennoch verfügen nur 64 % über einen effektiven Ansatz, und lediglich 8 % der Organisationen sind der Ansicht, dass jährliche Beurteilungen einen Mehrwert bieten.
Tatsächlich empfinden viele Manager und Mitarbeiter jährliche Leistungsbeurteilungen als ineffektiv, ineffizient und demotivierend. Es gibt viele Faktoren, die zu diesen Gefühlen beitragen können (glücklicherweise sind sie behebbar) und tatsächlich ist das Leistungsmanagement einer der wichtigsten Prozesse, um wichtige individuelle und organisatorische Ergebnisse zu erzielen.
Die gute Nachricht ist, dass die mit jährlichen Leistungsbeurteilungen verbundenen Mängel von vielen anerkannt wurden und dass die Hauptlösung schon seit langem vor uns lag: Anstatt Ihren Mitarbeitern nur ein- oder zweimal im Jahr während der jährlichen oder halbjährlichen Leistungsbeurteilungen Feedback zu geben, sollte das Feedback das ganze Jahr über kontinuierlich gegeben werden. Durch kontinuierliche Leistungsbeurteilungen entwickeln Manager und Mitarbeiter eine gesunde, vertrauensvolle und authentischere Arbeitsbeziehung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist der Unterschied zwischen der jährlichen oder halbjährlichen Leistungsbeurteilung/Beurteilung und der kontinuierlichen Leistungsbeurteilung?
Kurz gesagt, verfolgen beide Arten von Beurteilungen dasselbe Ziel. Laut Michael Armstrong, dem Autor des „Handbook of Performance Management“, ist Leistungsmanagement „der kontinuierliche Prozess der Leistungsverbesserung durch die Festlegung individueller und Teamziele, die auf die strategischen Ziele der Organisation abgestimmt sind, die Planung der Leistung zur Erreichung der Ziele, die Überprüfung und Bewertung des Fortschritts sowie die Weiterentwicklung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter.“
Der Hauptunterschied zwischen beiden besteht darin, dass die jährlichen oder halbjährlichen Leistungsbeurteilungen retrospektiv sind, d. h. dass sie die Leistung des Mitarbeiters über einen festgelegten, vergangenen Zeitraum hinweg und die zu Jahresbeginn/Jahresmitte festgelegten Ziele betrachten. Kontinuierliches Leistungsmanagement hingegen ist ein 360°-Prozess, der regelmäßige Check-Ins zwischen Mitarbeitern und Managern und häufiges Feedback in Echtzeit beinhaltet, das dem Mitarbeiter (oder Manager) hilft, die notwendigen Schritte zur Verbesserung seiner Leistung in der Zukunft zu unternehmen.
Kontinuierliche Leistungsbeurteilungen bieten Mitarbeitern, Managern und Unternehmen zwar unglaubliche Vorteile, sind aber kein Ersatz für jährliche oder halbjährliche Leistungsbeurteilungen. Während traditionelle Leistungsbeurteilungen den Fortschritt bei festgelegten Zielen bewerten und als Maßstab für Gehalts- und Beförderungsentscheidungen dienen, sind kontinuierliche Leistungsbeurteilungen viel flexibler und sollen die formellen Beurteilungsgespräche unterstützen und besser sicherstellen, dass die festgelegten Ziele erreicht werden.
Die Bedeutung eines kontinuierlichen Leistungsmanagementprozesses in Ihrem Unternehmen
Unternehmen, die zusätzlich zu den halbjährlichen oder jährlichen Leistungsbeurteilungen ein kontinuierliches Leistungsmanagementsystem eingeführt haben, sind bei der Gewinnung von Talenten um 39 % erfolgreicher und weisen eine um 44 % höhere Mitarbeiterbindung auf. Ein kontinuierliches Leistungsmanagement bietet außerdem folgende Vorteile:
1. Bietet mehr Klarheit über die Ziele der Organisation
Laut aktuellen Studien kennen nur 40 % der Beschäftigten in Unternehmen die Unternehmensziele. Das bedeutet, dass 60 % der Beschäftigten Zeit und Mühe in Aktivitäten investieren, die möglicherweise nicht zu den Unternehmenszielen beitragen. Durch kontinuierliches Leistungsmanagement kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle Abteilungen, Teams und Mitarbeitenden stets auf dasselbe Ziel hinarbeiten und bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen können.
2. Hilft, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Durch regelmäßige, offene und ehrliche Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern trägt kontinuierliches Feedback dazu bei, Probleme anzugehen und Hindernisse zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden, die den Erfolg eines Mitarbeiters oder Teams gefährden.
3. Verbessert das Engagement der Mitarbeiter und reduziert die Mitarbeiterfluktuation
Laut Forbes fühlen sich Mitarbeiter, die sich gehört fühlen, 4.6-mal eher befähigt, Höchstleistungen zu erbringen. Engagierte Mitarbeiter sind 44 % produktiver als lediglich zufriedene, und Unternehmen mit hoch engagierten Mitarbeitern sind 24 % profitabler. Da Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterfluktuation eng miteinander verbunden sind, zeigen Studien, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitern regelmäßig Feedback geben, eine um 14.9 % niedrigere Fluktuationsrate aufweisen als Unternehmen, die dies nicht tun.
4. Führt zur Entwicklung neuer Trainingsstrategien und Mentoring-Aktivitäten
Jeder Mitarbeiter hat Bereiche, in denen er sich verbessern kann. Regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern helfen den Managern, die Herausforderungen, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert sind, frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln, indem sie den Mitarbeitern die notwendigen Tools zur Verfügung stellen, um sie bei der Weiterentwicklung ihres Jobs und ihrer Karriere zu unterstützen.
Weitere Vorteile sind:
- Mitwirkung bei der Festlegung und Verfeinerung der vierteljährlichen OKR-Ziele
- Bereitstellung eines umfassenden Bildes der Leistung des Mitarbeiters während des ganzen Jahres
- Unterstützung von Managern und Mitarbeitern bei der besseren Vorbereitung auf die obligatorischen jährlichen Beurteilungen
Die beste Lösung: ein hybrider Ansatz
Durch die Kombination von regelmäßigen, jährlichen oder halbjährlichen Beurteilungen mit kontinuierlichen Beurteilungen in Echtzeit stellen Sie sicher, dass das gesamte Leistungsmanagementsystem das ganze Jahr über transparent, konsistent, unvoreingenommen und priorisiert ist.
So implementieren Sie ein hervorragendes formelles Leistungsbeurteilungssystem in Ihrem Unternehmen
1. Beschreiben Sie von Anfang an die Erwartungen des Unternehmens
Die erste Dokumentation, die Sie für jeden Mitarbeiter erstellen müssen, ist eine detaillierte Stellenbeschreibung, die nicht viel Raum für Fehlinterpretationen lässt. Natürlich erweitern sich mit der Entwicklung und dem Erfüllen der Aufgaben der Mitarbeiter auch ihre Verantwortlichkeiten, aber eine klare Stellenbeschreibung für jede Position im Unternehmen legt die Erwartungen des Unternehmens an jeden Mitarbeiter fest und ermöglicht eine genaue Bewertung seiner Arbeit.
Es genügt nicht, dem Mitarbeiter zu Beginn seiner Tätigkeit einfach die Stellenbeschreibung mitzuteilen. Der Manager sollte sicherstellen, dass die Stellenbeschreibung mit dem Mitarbeiter besprochen wird, und alle Bereiche ermitteln, bei denen der Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigt.
2. Legen Sie auf der Grundlage Ihrer allgemeinen Unternehmens- und Abteilungsziele SMART-Ziele fest, die Ihr Mitarbeiter erreichen soll
Einer der wichtigsten Schritte bei Leistungsbeurteilungen, wenn nicht DER wichtigste, ist die Festlegung von SMART-Zielen, die der Mitarbeiter erreichen möchte. Die Ziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht sein. Um diese Ziele effektiv festzulegen, müssen Sie sicherstellen, dass sie direkt zum Jahresziel der Abteilung und des Unternehmens beitragen und dass sie die wichtigsten Aufgaben des Mitarbeiters erfüllen. Gleichzeitig müssen sie zur Karriereentwicklung des Mitarbeiters beitragen, indem sie fordernd, motivierend und erreichbar sind. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Manager sollten bei der Festlegung der Ziele übereinstimmen, und der Mitarbeiter sollte auch die Freiheit haben, seine eigenen Ziele festzulegen.
3. Ersetzen Sie halbjährliche Beurteilungen durch vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig ist, mindestens alle drei Monate formelle Leistungsbeurteilungen durchzuführen:
- Es stellt sicher, dass die Ziele nicht vergessen werden und weiter darauf hingearbeitet wird.
- Es hilft dem Mitarbeiter und dem Manager, den Weg zum Erreichen der Ziele in überschaubarere Schritte aufzuschlüsseln.
- Während die Ziele erreicht werden, können Mitarbeiter und Vorgesetzter neue Ziele festlegen.
- Wenn die Ziele nicht mehr relevant sind (was nicht oft vorkommen sollte), können Sie und der Mitarbeiter diese Ziele zeitnah verwerfen und neue festlegen.
Darüber hinaus bietet die Durchführung formeller Leistungsbeurteilungen mindestens alle drei Monate dem Manager die Möglichkeit, etwaige Beschwerden eines Mitarbeiters zu klären, Beförderungserwartungen häufiger zu steuern und etwaigen Schulungsbedarf zu ermitteln. Gleichzeitig wird die Bindung zwischen Manager und Mitarbeiter gestärkt.
4. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Leistungsbeurteilungsgespräche eine wechselseitige Kommunikation sind
Es versteht sich von selbst, dass Leistungsbeurteilungen ansprechend, transparent und kooperativ sein müssen und dass der Mitarbeiter sich ebenso intensiv auf diese Besprechungen vorbereiten sollte wie der Manager. Wenn Sie als Manager Leistungsbeurteilungen abgeben, bei denen Sie lediglich zusammenfassen, was ein Mitarbeiter richtig oder falsch macht, entgehen Ihnen die potenziellen Auswirkungen auf die Leistung. Manager und Mitarbeiter arbeiten zwar auf dasselbe Ergebnis hin, aber die Herangehensweise und das Engagement bei der Erreichung der Ziele sind unterschiedlich.
Im Rahmen von Leistungsbeurteilungen möchte ein Mitarbeiter vielleicht wissen, wie gut er arbeitet, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, welche Aufstiegschancen er hat und auf welche Unternehmensziele er sich als nächstes konzentrieren sollte. Gleichzeitig muss der Manager herausfinden, wie der Mitarbeiter seine Leistung einschätzt, welche Hindernisse ihn daran hindern, sein volles Potenzial auszuschöpfen, welche Unterstützung der Mitarbeiter benötigt und alles besprechen, was möglicherweise angegangen werden muss.
Keiner dieser Bereiche kann vom Manager oder vom Mitarbeiter ohne die Unterstützung des jeweils anderen beantwortet werden. Daher muss die Besprechung interaktiv sein und beide müssen sich darauf vorbereiten, aktiv zu sprechen und zuzuhören.
5. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, häufig über ihre Erfolge nachzudenken
Stellen Sie vor den Leistungsbeurteilungen sicher, dass der Mitarbeiter Zeit hat, über seine Leistung nachzudenken und eine Selbsteinschätzung zu schreiben. Da es manchen Mitarbeitern schwerfällt, sich an ihre Erfolge zu erinnern, sollten Sie dem Mitarbeiter vor dem Meeting eine Reihe von Fragen zusenden, die er als Leitfaden beantworten kann. Einige der Fragen, die dem Mitarbeiter beim Nachdenken helfen könnten, sind:
- Welche Aufgaben oder Projekte haben Sie seit Ihrer letzten Überprüfung am meisten zufrieden gestellt?
- Was macht Ihnen an Ihrer Arbeit am meisten Spaß?
- Gab es in den letzten Monaten irgendwelche Herausforderungen? Wenn ja, welche Schritte haben Sie unternommen, um diese zu überwinden?
- Welche geschäftlichen oder persönlichen Ziele haben Sie bisher erreicht?
- In welchen Bereichen haben Sie Ihrer Meinung nach das größte Wachstumspotenzial?
- Auf welche Projekte oder Ziele möchten Sie sich in den nächsten drei Monaten konzentrieren?
- Welche Fähigkeiten oder Kenntnisse erwarten Ihre Kollegen von Ihnen?
Stellen Sie sicher, dass Sie über eine leicht verständliche Vorlage zur Leistungsbeurteilung verfügen, die den Prozess vereinfacht.
Wenn Sie bei Google nach „Vorlagen für Leistungsbeurteilungen“ suchen, erhalten Sie über 62 Millionen Ergebnisse. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich von vielen Vorlagen und Online-Systemen inspirieren lassen oder diese für die Leistungsbeurteilungen Ihres Unternehmens verwenden können. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass die Vorlage für die Leistungsbeurteilung Ihres Unternehmens den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihrer Mitarbeiter entspricht, müssen Sie sie möglicherweise weiter anpassen.
Beim Zusammenstellen der Vorlage für die Leistungsbeurteilung sollten Sie viele Variablen berücksichtigen, beispielsweise:
- Wie oft finden Leistungsbeurteilungen statt und wie lang ist der Beurteilungszeitraum (ein Monat, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich)?
- Sollten Ziele zur beruflichen Weiterentwicklung in die Leistungsbeurteilung einbezogen werden oder sollten sie separat behandelt werden?
- Wie viele Ziele sollte jeder Mitarbeiter haben? Sollte jeder Mitarbeiter die gleiche Anzahl an Zielen haben oder sollte es stattdessen eine Mindest- und eine Höchstzahl an Zielen geben?
- Welches Bewertungssystem würden Sie verwenden?
- Sollte Ihre Organisation zur Verbesserung der Transparenz Peer Reviews als Teil der Leistungsbeurteilung einführen? Wenn Peer Reviews erwünscht sind, sollten sie vor jedem Beurteilungstreffen, halbjährlich oder jährlich durchgeführt werden?
Es gibt noch viele weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen. Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie jedoch besser bestimmen, wie die Leistungsbeurteilung Ihres Unternehmens aussehen sollte und welche Art von Vorlage sie am besten unterstützt.
Die Dokumentation des Verhaltens und der Leistungsprobleme der Mitarbeiter ist sehr wichtig.
Als Manager müssen Sie sich manchmal mit Mitarbeiterproblemen und Leistungsproblemen auseinandersetzen.
Die Dokumentation des Verhaltens und der Leistungsprobleme von Mitarbeitern ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung.
Erstens erhalten Sie eine schriftliche Aufzeichnung der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Zweitens können Sie damit zweifelsfrei nachweisen, dass der Mitarbeiter die im Mitarbeiterhandbuch und in der Stellenbeschreibung festgelegten Richtlinien eingehalten hat. Drittens erhalten die Personal- und Managementteams durch die Dokumentation von Leistungs- oder Verhaltensproblemen eine detaillierte Historie der Leistung des Mitarbeiters und seiner Verbesserungen bzw. fehlenden Veränderungen im Laufe der Zeit.
Durch die Dokumentation von Leistungs- oder Mitarbeiterproblemen kann Ihr Unternehmen im Falle einer Entlassung vor rechtlichen Schritten geschützt werden, da auf diese Weise alle notwendigen Beweise für die Entscheidung des Managements zur Kündigung oder Disziplinarmaßnahme des Mitarbeiters vorliegen.
Drei Schritte zur Implementierung eines effektiven kontinuierlichen Feedbacksystems in Ihrem gesamten Unternehmen
Um die Chancen Ihrer Mitarbeiter zu maximieren, ihre Ziele zu erreichen und sich beruflich weiterzuentwickeln, muss kontinuierliches Feedback zur regelmäßigen Praxis werden. Gleichzeitig sollen sie sich wertgeschätzt, anerkannt und motiviert fühlen.
Einer Studie von Forbes zufolge halten fast 75 % der Angestellten Feedback für wichtig, doch weniger als ein Drittel erhält es. 69 % der Befragten gaben an, dass sie sich mehr anstrengen würden, wenn sie sich wertgeschätzt fühlten . Darüber hinaus ergab eine Studie von Gallup, dass Unternehmen, die kontinuierliches Feedback geben, eine um 14.9 % niedrigere Fluktuationsrate verzeichnen.
Die Vorteile sind eindeutig groß, aber wie machen Sie kontinuierliches Feedback zu einem regelmäßigen und natürlichen Prozess in Ihrem Team?
1. Schaffen Sie eine sichere Umgebung
Es ist wichtig, eine Arbeitskultur zu schaffen, in der Mitarbeiter leicht Fehler zugeben und Hilfe oder Rat suchen können. Aber bevor Sie von Mitarbeitern erwarten, dass sie leicht Fehler zugeben oder ganz selbstverständlich zu Ihnen kommen, um Vorschläge oder Rat zu erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Unternehmenskultur ein sicheres Umfeld bietet. Um dies zu erreichen, überlegen Sie, ob Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Zeigt Ihr Team Wertschätzung füreinander? Verstehen die Mitarbeiter die Arbeitsweise der anderen? Feiern Sie Teamerfolge oder verbringen Sie auch außerhalb der Arbeit Zeit miteinander? Vertrauen Ihre Mitarbeiter Ihnen und vertrauen Sie ihnen? Damit Ihre Mitarbeiter leicht Fehler oder Herausforderungen zugeben und mit Ihnen darüber sprechen können, müssen sie sich dabei sicher fühlen.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nicht voreingenommen ist
Konstruktives Feedback sollte auf Fakten und Statistiken basieren und keine Annahmen enthalten, die durch unsere eigene Bevorzugung, vorgefasste Meinungen, Vorurteile oder Stereotypen verzerrt und verstärkt sein könnten.
Um sicherzustellen, dass Ihr Feedback auf Fakten basiert, sollten Sie die tatsächlichen Fortschritte des Mitarbeiters anhand der gewählten Leistungsbeurteilungsvorlage oder eines eigenen Systems zur kontinuierlichen Feedbackerfassung dokumentieren. Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, alles schriftlich festzuhalten und sich nicht auf das Gedächtnis zu verlassen. Führungskräfte, die sich bei Beurteilungen auf ihr Gedächtnis verlassen, anstatt die tatsächlichen Fortschritte der Mitarbeiter zu erfassen, könnten als voreingenommen gelten.
3. Manager sollten sich selbst als Trainer betrachten.
So wie Fußballtrainer ihren Spielern nicht zum Sieg verhelfen können, wenn sie nicht unbedingt gewinnen wollen, unterstützen Manager ihre Mitarbeiter nicht gut, wenn sie ihnen nicht beibringen, welche Schritte sie unternehmen müssen, um erfolgreich zu sein. Am einfachsten können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, indem Sie ihnen häufiges Feedback in Echtzeit geben. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter das Feedback sofort umsetzen und muss nicht bis zur nächsten Leistungsbeurteilung warten.
Das Leistungsmanagement bleibt und bleibt einer der wichtigsten Prozesse zur Erreichung entscheidender Ergebnisse auf individueller und organisatorischer Ebene.
Durch die Einführung eines kontinuierlichen Feedbacksystems in Ihrem Unternehmen gestalten Sie nicht nur das gesamte Leistungsbeurteilungssystem transparenter, natürlicher und ansprechender, sondern Sie schaffen und fördern auch eine sichere Arbeitskultur, in der Mitarbeiter gefördert, wertgeschätzt, motiviert und auf Erfolg ausgerichtet werden.
