Ban-the-Box-Gesetze: Einschränkungen hinsichtlich der Berücksichtigung von Vorstrafen bei Einstellungsverfahren in den USA

Internationale Unternehmen, die in die USA expandieren, sehen sich mit einem immer komplexeren Netz an Arbeitsvorschriften konfrontiert. Doch nur wenige werden so missverstanden – oder sind potenziell so kostspielig – wie die sogenannten „Ban-the-Box“-Gesetze. Diese „Fair-Chance“-Einstellungsvorschriften regeln nun, wann und wie Arbeitgeber nach Vorstrafen fragen dürfen. Dies wirkt sich auf die Strategien zur Talentakquise in 37 Bundesstaaten und über 150 Städten und Landkreisen des Landes aus.

Für ausländische Arbeitgeber stellt die Einhaltung der Ban-the-Box-Regeln sowohl eine wichtige rechtliche Verpflichtung als auch einen unerwarteten Wettbewerbsvorteil dar. Unternehmen, die diese Anforderungen erfüllen, erhalten Zugang zu einem größeren Talentpool und positionieren sich als fortschrittlicher Arbeitgeber. Wer sie ignoriert, muss mit steigenden Strafen, Rechtsstreitigkeiten und verpassten Chancen in der sich wandelnden amerikanischen Arbeitsmarktlandschaft rechnen.

Mehr als vier Fünftel der US-Bevölkerung – über 267 Millionen Menschen – leben in einem Rechtsraum mit einer Form von Ban-the-Box- oder Fair-Chance-Politik. Für die meisten internationalen Unternehmen, die auf den amerikanischen Markt vordringen möchten, ist die Einhaltung dieser Vorschriften daher unumgänglich.

Ban-the-Box verstehen: Was internationale Arbeitgeber wissen müssen

Die „Ban the Box“-Politik entstand aus der Überzeugung, dass Arbeitgeber die Qualifikationen eines Bewerbers in erster Linie berücksichtigen sollten – ohne das Stigma einer Verurteilung oder eines Vorstrafenregisters. Der Begriff stammt von dem Kontrollkästchen in Bewerbungsformularen, in dem Bewerber nach ihrer Vorstrafen gefragt werden.

Diese Gesetze – auch als „Fair Chance“-Einstellungsrichtlinien bekannt – verändern die traditionellen Einstellungszeitpläne grundlegend, indem sie:

• Verbot von Fragen zur Vorstrafengeschichte bei Erstbewerbungen
• Verzögerung der Hintergrundüberprüfung bis zu einem späteren Zeitpunkt im Einstellungsprozess
• Anforderung individueller Beurteilungen bei Feststellung einer kriminellen Vergangenheit
• Vorschreiben spezifischer Mitteilungs- und Reaktionsverfahren bei nachteiligen Beschäftigungsentscheidungen

Beschäftigung ist ein Schlüsselfaktor zur Reduzierung des Rückfallrisikos. Die „Ban the Box“-Gesetze bieten Menschen mit Vorstrafen mehr Chancengleichheit im Arbeitsmarkt und schaffen so einen größeren Talentpool für Arbeitgeber, die bereit sind, faire Einstellungspraktiken einzuführen.

Bundesanforderungen: Das Gesetz zur fairen Chance im Wettbewerb um Arbeitsplätze

Den Rahmen dafür hat die Bundesregierung geschaffen durch Gesetz zur fairen Chance im Wettbewerb um Arbeitsplätze von 2019, das am 20. Dezember 2021 in Kraft getreten ist. Der Fair Chance Act verbietet es Bundesbehörden und in ihrem Namen handelnden Bundesauftragnehmern, von einem Bewerber um eine Anstellung beim Bund die Offenlegung von Informationen zu seinem Strafregister zu verlangen, bevor die Behörde dem Bewerber ein bedingtes Stellenangebot unterbreitet.

Pflichten des Bundesauftragnehmers

Ab dem 20. Dezember 2021 müssen Bundesauftragnehmer den Fair Chance Act (FCA) des Bundes einhalten, der es Auftragnehmern in bestimmten Fällen verbietet, in der Anfangsphase des Bewerbungsprozesses nach der kriminellen Vergangenheit eines Bewerbers zu fragen.

Das Gesetz gilt für Positionen, die im Zusammenhang mit Bundesaufträgen stehen, wobei diese Definition weit ausgelegt wird. Wie festgestellt werden kann, ob die Position mit der Ausführung von Arbeiten im Zusammenhang mit dem Bundesauftrag verbunden ist, ist unklar. Die FCA definiert dies nicht. Folglich hat diese Anforderung zu einer weiten Auslegung der erfassten Positionen geführt.

Wichtige Ausnahmen:

• Positionen, die Zugang zu vertraulichen Informationen erfordern
• Sensible nationale Sicherheitsaufgaben
• Rollen der Bundespolizei
• Positionen als Militärtechniker mit doppeltem Status

Bundesvollstreckung

Die Einhaltung des FCA sollte für aktuelle und zukünftige Bundesauftragnehmer oberste Priorität haben. Der erste Verstoß gegen den FCA kann zu einer schriftlichen Verwarnung und der Verpflichtung zur Behebung des Verstoßes führen. Spätere Verstöße können jedoch schwerwiegendere Folgen haben. Beispielsweise kann der Auftragnehmer gemäß dem FCA von zukünftigen Bundesaufträgen ausgeschlossen werden, und die Regierung kann die Zahlung für im Rahmen eines bestehenden Vertrags abgeschlossene Arbeiten aussetzen, bis der Auftragnehmer die Einhaltung der Vorschriften nachweist.

Umsetzung auf Landesebene für private Arbeitgeber

Fünfzehn Bundesstaaten haben die Entfernung von Fragen zur Vorstrafengeschichte aus Bewerbungsformularen für private Arbeitgeber vorgeschrieben: Kalifornien, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont und Washington.

Kalifornien: Die komplexeste Gerichtsbarkeit

Kaliforniens Fair Chance Act stellt eines der umfassendsten Ban-the-Box-Gesetze auf Bundesstaatsebene dar. Das kalifornische Ban-the-Box-Gesetz gilt für Arbeitgeber mit fünf oder mehr Mitarbeitern und ist eines der umfassendsten des Landes. Arbeitgebern ist es untersagt, nach der Vorstrafengeschichte eines Bewerbers zu fragen, bis ihm ein bedingtes Stellenangebot unterbreitet wurde.

Erweiterung des Los Angeles County (2024): Arbeitgeber im Los Angeles County mit fünf oder mehr Mitarbeitern in nicht rechtsfähigen Gebieten des LA County müssen ab dem 28. März 2024 zusätzliche Anforderungen gemäß der neuen Fair Chance Ordinance for Employers des County beachten.

Die Bezirksverordnung schreibt eine bestimmte Formulierung in Stellenausschreibungen vor: Eine Erklärung, dass „qualifizierte Bewerber mit Vorstrafen oder Verurteilungen gemäß der Fair Chance Ordinance for Employers des Los Angeles County und dem California Fair Chance Act für eine Anstellung in Betracht gezogen werden“.

Compliance-Anforderungen für mehrere Staaten

Individualisierte Bewertungsstandards

Wenn nach bedingten Angeboten eine kriminelle Vergangenheit festgestellt wird, verlangen die meisten Gerichtsbarkeiten umfassende individuelle Beurteilungen unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:

1. Art und Schwere der Straftat: Direkter Bezug zu den beruflichen Verantwortlichkeiten
2. Verstrichene Zeit: Ausreichend Zeit für Rehabilitation und Verhaltensänderung
3. Berufsbezogenheit: Wesentlicher Zusammenhang mit den Aufgaben der Position und der geschäftlichen Notwendigkeit

In Kalifornien sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine individuelle Beurteilung vorzunehmen und eine Vorabmitteilung über nachteilige Maßnahmen zu senden, wenn sie planen, das Angebot aufgrund einer Vorstrafe zurückzuziehen.

Benachrichtigungs- und Antwortverfahren

Die Anforderungen für die Vorankündigung variieren je nach Gerichtsbarkeit erheblich. Der Bezirk Los Angeles verlangt, dass den Bewerbern mindestens zehn Werktage Zeit gegeben werden, um entweder (i) auf die Vorankündigung zu reagieren, wenn der Bewerber dem Arbeitgeber mitteilt, dass er die Richtigkeit der Hintergrundüberprüfung bestreitet und Schritte zur Beweiserhebung unternimmt, oder (ii) Beweise für die Rehabilitation oder mildernde Umstände bei einem Treffen zwischen Bewerber und Arbeitgeber mündlich vorzulegen.

EEOC-Leitfaden und bundesstaatlicher Antidiskriminierungsrahmen

Die Durchsetzungsrichtlinien der Equal Employment Opportunity Commission bietet einen wichtigen Kontext für internationale Arbeitgeber. Die EEOC setzt Titel VII durch, der Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft verbietet. Ein Vorstrafenregister ist in Titel VII nicht als geschützter Grund aufgeführt.

Bedenken hinsichtlich unterschiedlicher Auswirkungen

Arbeitgeber sollten beispielsweise keine Richtlinien oder Verfahren anwenden, die Menschen mit bestimmten Vorstrafen ausschließen, wenn diese Richtlinien oder Verfahren Personen einer bestimmten Rasse, Nationalität oder eines anderen geschützten Merkmals erheblich benachteiligen und nicht genau vorhersagen, wer ein verantwortungsvoller, zuverlässiger oder sicherer Mitarbeiter sein wird.

Best Practices der EEOC für internationale Arbeitgeber:

• Behandeln Sie Bewerber mit ähnlichem Vorstrafenregister einheitlich
• Wenn Sie Bewerber nach Informationen zu ihrem Strafregister fragen, sollten Sie damit bis zu einem späteren Zeitpunkt im Einstellungsprozess warten.
• Ermitteln Sie, in welchem Zusammenhang die Vorstrafen des Bewerbers mit den Risiken und Verantwortlichkeiten der Stelle stehen

Durchsetzung und Strafen: Finanzielle Realität für internationale Unternehmen

Strafstruktur in Kalifornien

Der Bezirk Los Angeles ermächtigt das zuständige Ministerium für Verbraucher- und Wirtschaftsangelegenheiten, bei jedem fortschreitenden Verstoß gegen diese Anforderungen Ermittlungen durchzuführen und Strafen in Höhe von 5, 10 und 20 US-Dollar zu verhängen. Darüber hinaus ist die Klageerhebung durch private Zivilkläger ausdrücklich gestattet.

Beispiele für Unternehmensdurchsetzung

In 2016, Big Lots und Marshalls zahlten erhebliche Strafen in Höhe von insgesamt 195,000 US-Dollar wegen Verstoßes gegen die Verbotsverordnung von Buffalo, indem sie in ihren Bewerbungsunterlagen für die Buffalo-Filialen Fragen zu Vorstrafen stellten. Big Lots erklärte sich bereit, eine Geldstrafe von 100,000 US-Dollar zu zahlen, während Marshalls eine Strafe von 95,000 US-Dollar zahlte.

Die Ermittlungen des New Yorker Generalstaatsanwalts Eric T. Schneiderman ergaben, dass beide Einzelhändler Bewerbungsformulare verteilt hatten, in denen nach Vorstrafen potenzieller Bewerber gefragt wurde. Neben den Geldstrafen einigten sich beide Unternehmen darauf, in allen ihren Filialen im Bundesstaat New York keine Fragen nach Vorstrafen mehr zu stellen – Big Lots in 64 Filialen und Marshalls in 75 Filialen.

Beide Einzelhändler vereinbarten außerdem, ihre Bemühungen zur Anwerbung von Bewerbern mit Vorstrafen zu verstärken. Dazu kooperierten sie mit einer Organisation, die sich auf die Ausbildung ehemaliger Häftlinge spezialisiert hat. Die Unternehmen wurden außerdem dazu verpflichtet, neue Richtlinien, Schulungen und Meldepflichten gegenüber der Generalstaatsanwaltschaft einzuführen.

Diese Durchsetzungsmaßnahme veranschaulicht die kaskadierenden Compliance-Anforderungen, die sich aus Verstößen gegen das Verbot von Verpackungen ergeben können. Was als Verstoß gegen eine lokale Verordnung in Buffalo begann, führte zu landesweiten Richtlinienänderungen an 139 Filialen und einer anhaltenden behördlichen Aufsicht.

Branchenspezifische Überlegungen für internationale Unternehmen

Bundesauftragnehmer

Internationale Unternehmen, die Bundesaufträge erhalten, unterliegen einer doppelten Compliance-Verpflichtung: Fair Chance Act und geltende staatliche/lokale Ban-the-Box-Gesetze.

Gemäß dem FCA dürfen Bundesarbeitgeber und -auftragnehmer weder im Bewerbungsformular noch im Vorstellungsgespräch Fragen zu Verhaftungen, Anklagen, formellen Strafanzeigen, Verurteilungen oder versiegelten oder gelöschten Akten stellen. Wichtige Ausnahmen gelten jedoch für Positionen, die Zugang zu Verschlusssachen erfordern, für Aufgaben der nationalen Sicherheit oder für die Strafverfolgung.

Finanzdienstleistungsbranche

Der Finanzdienstleistungssektor erlebte bedeutende Veränderungen mit der Gesetz zur fairen Einstellung im Bankwesen (FHBA), in Kraft getreten am 23. Dezember 2022. Die FHBA hat Abschnitt 19 des Federal Deposit Insurance Act grundlegend überarbeitet, um Einstellungshürden im Finanzdienstleistungssektor abzubauen.

Zuvor verbot Abschnitt 19 Personen, die wegen einer Straftat im Zusammenhang mit Unehrlichkeit, Vertrauensbruch oder Geldwäsche verurteilt wurden, ohne vorherige schriftliche Zustimmung die Arbeit bei FDIC-versicherten Institutionen. Die FHBA schuf mehrere wichtige Ausnahmen:

• Ältere Straftaten: Bestimmte Straftaten, die vor mehr als sieben Jahren begangen wurden
• Jugendstraftaten: Straftaten, die von Personen unter 21 Jahren begangen wurden
• Kleinere Vergehen: De-minimis-Delikte mit minimalen Wartezeiten
• Drogenbesitz: Einfacher Besitz kontrollierter Substanzen

Da die Strafen für die Nichteinhaltung erheblich sind (einschließlich Geldstrafen von 1,000,000 US-Dollar pro Tag), sollten FDIC-versicherte Institutionen ihre Richtlinien und Praktiken überprüfen, um sicherzustellen, dass Abschnitt 19 bei der Beurteilung der Verurteilungen und der Programmeintrittsgeschichte der Kandidaten berücksichtigt wird.

Gesundheits- und Kinderbetreuungssektor

Arbeitgeber im Gesundheitswesen stehen vor dem Dilemma, die Ban-the-Box-Gesetze, die faire Einstellungspraktiken vorschreiben, mit Sicherheitsstandards zum Schutz von Patienten und Personal in Einklang zu bringen. Im Gesundheitswesen stellt dies eine Herausforderung dar, da die Tätigkeit aufgrund ihrer Sensibilität strenge Hintergrundprüfungen erfordern kann.

Viele Gerichtsbarkeiten sehen Ausnahmen vor, wenn andere Gesetze eine Überprüfung des Vorstrafenregisters vorschreiben. Auch die „Ban the Box“-Regelungen sehen unter bestimmten Umständen Ausnahmen vor. In vielen Bundesstaaten gelten die „Ban the Box“-Gesetze nicht, wenn ein anderes Gesetz die Befragung von Kandidaten nach Vorstrafen vorschreibt oder erlaubt. Beispielsweise verpflichten zahlreiche Landesgesetze Arbeitgeber, bei der Einstellung von Mitarbeitern im Gesundheitswesen, der Kinderbetreuung und im Finanzwesen nach Vorstrafen zu fragen.

Wichtige Compliance-Anforderungen im Gesundheitswesen:

• Individuelle Beurteilungen: Arbeitgeber müssen Faktoren wie die Art der Straftat, ihre Relevanz für die Stelle und die Frage, ob der Bewerber eine Rehabilitation nachgewiesen hat, bewerten.
• Anforderungen für nachteilige Maßnahmen: Spezifische Verfahren für Vorabmitteilungen und Wartezeiten
• Landesspezifische Variationen: Beispielsweise verlangt Prince George's County eine Wartezeit von sieben Tagen, bevor endgültige negative Maßnahmen ergriffen werden

Best Practices für internationale Compliance

Policy Development

Erstellen Sie eine interne Richtlinie, die den Umgang Ihres Unternehmens mit Vorstrafen im Einstellungsprozess detailliert beschreibt. Ihre Richtlinie sollte spezifische Vergehen benennen, die darauf hindeuten können, dass ein Kandidat für die Anforderungen der Stelle ungeeignet ist. Außerdem sollten die Personalverantwortlichen verpflichtet sein, für jeden Kandidaten eine individuelle Beurteilung durchzuführen.

Konsequente Umsetzung

Wenn Sie freiwillig eine Ban-the-Box-Richtlinie einführen, müssen Sie diese konsequent umsetzen. Wenn Sie später im Einstellungsprozess nach der Vorstrafengeschichte von Bewerbern fragen, sollten Sie alle in Frage kommenden Kandidaten fragen. Nur bestimmte Kandidaten zu fragen, könnte Diskriminierung darstellen.

Dokumentationsanforderungen

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über:

• Individualisierte Bewertungsfaktoren und Entscheidungen
• Beachten Sie die Zeitpläne und Antworten der Kandidaten
• Begründungen für nachteilige Maßnahmen aufgrund geschäftlicher Notwendigkeit
• Schulung des Personals

Wie Foothold America Ihre Ban-the-Box-Strategie unterstützt

Bei Foothold America helfen wir internationalen Unternehmen seit 2015 erfolgreich dabei, die Herausforderungen ihrer Expansion in die USA zu meistern. Wir bieten zwar keine Rechtsberatung an, aber unsere umfassenden Dienstleistungen zur Expansion in die USA unterstützen Ihre Einstellungsstrategie durch konforme und effiziente Prozesse zur Talentakquise.

Unsere Unterstützung bei der Expansion in den USA:

• Exklusiver Talent Acquisition (ETA)-Service – Unser engagiertes Talent Acquisition Team versteht die Herausforderungen, denen sich internationale Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern in den USA gegenübersehen. Wir kümmern uns um alle zeitaufwändigen Aspekte der Personalbeschaffung, von der Erstellung von Stellenbeschreibungen und der Sichtung von Lebensläufen bis hin zur Durchführung von Erstgesprächen und der Verhandlung von Angeboten.
• Konforme Rekrutierungspraktiken – Wir halten uns strikt an die Einstellungsvorschriften der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) und nutzen ein konformes Bewerbermanagementsystem (ATS). Da Vielfalt zu unseren Grundwerten gehört, suchen wir in verschiedenen Ressourcen nach einer Vielzahl von Kandidaten.
• Kultureller Brückenbau – Wir legen die Erwartungen der Kandidaten für die Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen fest und heben die Stärken Ihres Unternehmens gegenüber US-Arbeitnehmern hervor, die sich beruflich weiterentwickeln möchten und möglicherweise zögern, für nicht-amerikanische Unternehmen zu arbeiten.
• Umfassende Beschäftigungslösungen – Unser ETA-Service steht unseren EOR-, PEO+-, Entity Setup- und PPS-Kunden zur Verfügung und lässt sich nahtlos in Ihre gewählte Beschäftigungsstruktur integrieren. So erhalten Sie einen vertrauenswürdigen Partner für alle HR-Anforderungen in den USA.
• Leistungsgarantie – Mit unserem bewährten Verfahren helfen wir Ihnen, Einstellungsfehler zu vermeiden. Für den seltenen Fall, dass der ausgewählte Kandidat nicht passt, bieten wir eine Leistungsgarantie, um den Kandidaten durch einen besser geeigneten zu ersetzen.

Ihr Erfolg auf dem amerikanischen Markt hängt davon ab, die richtigen Talente zu finden und gleichzeitig komplexe Beschäftigungsvorschriften zu beachten. Unser ETA-Service bietet einen erheblichen Mehrwert durch erweiterten Zugang zu Talenten, unter dem Marktdurchschnitt liegende Kosten (bis zu 50 % Ersparnis bei den Personalakquisegebühren) und einen sechsmonatigen Zahlungsplan, der die Rekrutierungskosten über einen längeren Zeitraum verteilt.

Für rechtliche Beratung zu spezifischen Ban-the-Box-Compliance-Anforderungen empfehlen wir die Beratung durch qualifizierte Anwälte für Arbeitsrecht, die auf die Gesetzgebung zur fairen Einstellung von Mitarbeitern spezialisiert sind.

Fazit: Strategische Compliance für Markterfolg

Ban-the-Box-Gesetze stellen einen grundlegenden Wandel in der amerikanischen Beschäftigungspraxis dar, den internationale Unternehmen nicht ignorieren können. Diese Regelungen wirken sich auf die Einstellungsprozesse in den meisten großen US-Märkten aus und schaffen sowohl Compliance-Verpflichtungen als auch strategische Möglichkeiten für den Zugang zu vielfältigen Talentpools.

Unternehmen, die proaktiv die Grundsätze fairer Einstellungschancen verfolgen, positionieren sich im Wettbewerb um die besten Talente und zeigen gleichzeitig ihr Engagement für inklusive Beschäftigungspraktiken. Unternehmen, die „Ban-the-Box“-Prinzipien lediglich als Einhaltung gesetzlicher Vorschriften betrachten, verpassen Chancen, ihre Arbeitgebermarke zu differenzieren und Zugang zu motivierten Bewerbern zu erhalten.

Die regulatorische Landschaft entwickelt sich weiterhin rasant, und weitere Länder werden ab 2024 und darüber hinaus neue Anforderungen umsetzen. Internationale Unternehmen, die umfassende „Ban-the-Box“-Rahmenwerke etablieren, vermeiden nun kostspielige Compliance-Verstöße und schaffen sich gleichzeitig nachhaltige Wettbewerbsvorteile bei der Talentakquise in den USA.

Sind Sie bereit, die Einhaltung der Ban-the-Box-Vorschriften von einer regulatorischen Herausforderung in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln? Kontaktieren Sie noch heute unser Team aus US-Expansionsspezialisten um herauszufinden, wie Foothold America Ihre Strategie zur fairen Einstellungschancen unterstützen und Ihren Erfolg auf dem amerikanischen Markt beschleunigen kann.