Ausländische Unternehmen, die ihre globale Präsenz ausbauen möchten, finden die USA aufgrund ihres enormen Marktpotenzials, des Zugangs zu hochqualifizierten Fachkräften und ihrer Stellung als bedeutender Wirtschaftsakteur attraktiv. Die Einstellung von Mitarbeitern in den USA aus dem Ausland birgt jedoch Herausforderungen . Nicht nur unterscheiden sich die US-amerikanischen Arbeitsgesetze von denen anderer Länder, sondern auch jeder einzelne Bundesstaat hat seine eigenen Arbeits- und Steuergesetze. Um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, müssen global agierende Unternehmen sowohl die bundesstaatlichen als auch die einzelstaatlichen Arbeitsbestimmungen beachten.
Dieser Leitfaden gibt ausländischen Unternehmen Einblick in den Prozess der Mitarbeitereinstellung in den USA und weist gleichzeitig auf die wichtigen bundesstaatlichen und staatlichen Arbeitsgesetze hin, die zu beachten sind.
Kann Ihr ausländisches Unternehmen in den USA Personal einstellen? Auf jeden Fall!
Ausländische Unternehmen haben in den USA zwei Hauptoptionen, um Mitarbeiter einzustellen und dabei die lokalen Gesetze einzuhalten. Zum einen können sie eine juristische Person gründen und Mitarbeiter direkt einstellen , zum anderen eine Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR) eingehen. Die Wahl zwischen diesen Methoden hängt von verschiedenen Faktoren ab , wie der Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter, zeitlichen Vorgaben, Budgetvorgaben und langfristigen Expansionsplänen in den USA.
Option 1: Einstellung über Ihre eigene US-Niederlassung
Durch die Gründung einer US-Niederlassung erhalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre US-Geschäftstätigkeiten. Sie stellen direkt Mitarbeiter ein und verwalten die Gehaltsabrechnung, während Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Diese Option ist ideal für Unternehmen, die ein größeres US-Team planen und eine langfristige Präsenz anstreben.
Die Gründung einer juristischen Person erfordert jedoch ein tiefes Verständnis der lokalen Arbeits- und Steuervorschriften. Es ist ein zeitaufwändiger und teurer Prozess. Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie über die erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen und einen vertrauenswürdigen Arbeitspartner verfügen.
Foothold America bietet zwei Lösungen, die die Einstellung von Mitarbeitern in den USA vereinfachen: PEO+ Cross-Border Support™ und People Partnership Service (PPS). Diese Dienste sind auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten, sodass Sie die beste Lösung für die Ziele und Ressourcen Ihres Unternehmens auswählen können.
PEO+ Cross-Border Support™ : Für Unternehmen, die eine effizientere Lösung suchen, fungiert der PEO+-Service von Foothold America als Mit-Arbeitgeber und übernimmt viele administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern in den USA. Diese Mit-Arbeitgeber-Beziehung ermöglicht es uns, ein breites Spektrum an Aufgaben zu übernehmen, darunter die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung und Zahlung der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die Einreichung der Lohnsteuerbescheinigungen für US-Mitarbeiter, die Berechnung steuerbegünstigter Leistungen vor Steuern, umfangreiche Arbeitgeberleistungen, die gesetzliche Unfallversicherung, allgemeine Personalberatung und vieles mehr.
Mehr dazu: PEO+ Cross-Border Support™
PEO-Alternative PPS: Wenn Sie Ihre US-amerikanischen Mitarbeiter lieber direkt anstellen möchten, bietet Ihnen unser PPS-Angebot umfassende HR-Unterstützung zur Vereinfachung Ihrer Abläufe. Wir übernehmen Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und die Einhaltung lokaler HR-Vorschriften, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Mehr dazu: PEO-Alternative – PPS
Option 2: Der Schnellweg – Partnerschaft mit einem US-amerikanischen Employer of Record (EOR)
Eine beliebte Option bei der Personalbeschaffung ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) in den USA, um die Komplexität der Unternehmensgründung zu umgehen. Ein EOR fungiert als externer Dienstleister, der zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer US-amerikanischen Mitarbeiter wird und alle damit verbundenen Aufgaben übernimmt, während Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.
Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie sich auf dessen Fachwissen bei der Einstellung, Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung der Arbeitsvorschriften auf Bundes- und Landesebene verlassen. Die Partnerschaft mit einem EOR bietet eine kostengünstige Komplettlösung für die Einstellung von Mitarbeitern in den USA ohne die Herausforderungen der Gründung einer juristischen Person.
Erfahren Sie mehr: Was ist ein Employer of Record (EOR)?
Denken Sie kurzfristig? US-Auftragnehmer …
Sie benötigen spezialisierte Fachkräfte für ein bestimmtes Projekt? Die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer in den USA könnte die Lösung sein. Auftragnehmer bieten Flexibilität: Sie können auf US-Expertise zurückgreifen, ohne sich mit komplexen Arbeitsgesetzen auseinandersetzen zu müssen.
Aber Moment mal! Ein kurzer Hinweis zur Einstufung : In den USA gibt es eine klare Trennlinie zwischen Auftragnehmern und Angestellten. Wer falsch einstuft, muss mit Geldstrafen, Nachzahlungen und rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Und hier liegt der Haken: Das US-Steuerrecht schreibt vor, dass Auftragnehmer ihre Arbeitsmethoden und -pläne kontrollieren müssen. Wie also meistern Sie diesen Drahtseilakt? Lesen Sie weiter unten!
Falsche Einstufung: Arbeitnehmer vs. Vertragsarbeiter in den USA
Die Einstellung von Vertragsarbeitern in den USA kann Flexibilität bieten, aber die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Vertragsarbeiter birgt erhebliche Risiken. Steuernachzahlungen, Strafen und Klagen können Ihre „Kosteneinsparungsmaßnahme“ in große Schwierigkeiten verwandeln.
Wie erkennt man also, ob man die Grenze überschreitet? Die US-Steuerbehörde (IRS) stellt zwar eine Checkliste zur Verfügung, diese dient aber eher als Richtlinie denn als Garantie . Um sich im komplexen Bereich der Arbeitnehmerklassifizierung wirklich zurechtzufinden, ist ein tieferes Verständnis erforderlich.
Hier ist die Aufschlüsselung:
Die drei Säulen:
- Steuern: Bestimmt der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selbst, verwendet er seine eigenen Werkzeuge und hat er unabhängige Kontrolle über seine Arbeit?
- Finanzielle Aspekte: Wer kommt für Spesen und Sozialleistungen auf? Hat der Arbeitnehmer einen wesentlichen Anteil am Unternehmen?
- Beziehung: Handelt es sich um eine langfristige und fortlaufende Zusammenarbeit oder um ein Projekt? Wie gut ist der Mitarbeiter in Ihr Team und Ihre Abläufe integriert?
Wichtig: Es gibt keine einfache Ja/Nein-Antwort. Jeder Faktor ist relevant, und die US-Steuerbehörde (IRS) berücksichtigt alle Umstände . Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, können Unternehmen sich von einem spezialisierten Partner, wie beispielsweise einem Arbeitgeber der Steuerbehörde (Employer of Record, EOR), beraten lassen .
Wie viel kostet es, in den USA einen Mitarbeiter einzustellen?
Die Einstellung eines Mitarbeiters in den USA ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, die über das Grundgehalt hinausgehen. Arbeitgeber zahlen 6.2 % bzw. 1.45 % des Gehalts zur Sozialversicherung (Social Security) bzw. zur Krankenversicherung (Medicare). Zusätzlich wird auf die ersten 7,000 US-Dollar des Jahresgehalts eine Arbeitslosensteuer (Federal Unemployment Tax, FUTA) von 6 % erhoben.
Es ist wichtig zu beachten, dass es sich hierbei um Mindestbeträge handelt. Einzelne Bundesstaaten können zusätzliche obligatorische Lohnbeiträge mit unterschiedlichen Arbeitslosensteuersätzen (State Unemployment Tax, SUTA) erheben . Daher können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber je nach Wohnort des Arbeitnehmers variieren.
Sie sind sich über die Kosten für die Einstellung von US-Mitarbeitern unsicher? Verzichten Sie auf Standardrechner und lassen Sie sich von unseren US-Expansionsberatern eine maßgeschneiderte Budgetprognose erstellen.
Kontaktieren Sie uns noch heute!
Suchen Sie nach weiteren Informationen speziell für die USA? Dann schauen Sie sich diese Ressourcen an:
- Arbeitsministerium (DOL): https://www.dol.gov/
- Internal Revenue Service (IRS): https://www.irs.gov/
- Nationaler Verband staatlicher Arbeitskräfteagenturen (NASWA): https://www.naswa.org/
Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in den USA wissen sollten
Um in den USA Talente vorschriftsgemäß einstellen zu können, müssen Arbeitgeber die US-Arbeitsgesetze in Bezug auf Lohnsteuer, gesetzliche Arbeitnehmerleistungen und Arbeitnehmereinstufung beachten.
Anders als in anderen Ländern gibt es in den USA ein föderales und einzelstaatliches System im Arbeitsrecht. Das bedeutet, dass Sie die nationalen Regelungen mit den spezifischen Vorschriften jedes einzelnen Bundesstaates, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten, in Einklang bringen müssen.
Bundes- und Landesarbeitsgesetze verstehen
Anders als viele andere Länder verfügen die USA über ein komplexes Arbeitsrechtssystem. Es verbindet Bundesgesetze mit den Vorschriften einzelner Bundesstaaten, was die Verwaltung einer verteilten Belegschaft erschwert.
Arbeitsrecht in den Vereinigten Staaten
Sie möchten Ihr Geschäft in die USA ausweiten? Fantastisch! Doch bevor Sie anfangen, Talente zu umwerben, ist es wichtig, die besonderen rechtlichen Aspekte des US-Arbeitsrechts zu verstehen. Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte:
Beschäftigung und Kündigung nach Belieben: Erinnern Sie sich an den „Wir schaffen das“-Geist? In den USA gilt weitgehend das Prinzip der freien Kündbarkeit, was bedeutet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis jederzeit beenden können (solange dies nicht auf illegaler Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen beruht), mit einigen Ausnahmen in bestimmten Bundesstaaten.
- Mindestlohn: Der bundesweit geltende Mindestlohn beträgt 7.25 US-Dollar pro Stunde (für Arbeitnehmer, die nicht von der Lohnsteuer befreit sind). Prüfen Sie jedoch unbedingt die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten. In einigen Bundesstaaten, wie beispielsweise in New York, liegt der Mindestlohn sogar bei 15 US-Dollar pro Stunde.
- Arbeitszeit: Obwohl es keine bundesweit festgelegte Arbeitszeitbeschränkung gibt, beträgt die Standardarbeitswoche 40 Stunden (normalerweise 8 Stunden pro Tag, 5 Tage pro Woche).
- Im Laufe der Zeit: Stundenlöhner erhalten Überstundenvergütung (1.5-facher Normalpreis) für das Überschreiten von 40 Stunden pro Woche. Angestellte können davon ausgenommen sein, aber die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können unterschiedlich sein, also gilt immer der höhere Standard.
- Abfindung: Es gibt keine bundesstaatliche Vorschrift, aber viele Arbeitgeber bieten Abfindungen aus Kulanzgründen an. Einige Bundesstaaten verlangen sie in bestimmten Situationen, etwa bei Werksschließungen oder Massenentlassungen.
Bitte beachten Sie: Dies ist nur ein kurzer Einblick in die US-amerikanische Arbeitswelt . Für detailliertere Informationen und länderspezifische Besonderheiten wenden Sie sich bitte an Foothold America . Unsere Expertise unterstützt Sie dabei, die Komplexität des US-Arbeitsrechts zu verstehen und die vollständige Einhaltung der Vorschriften bei Ihren Einstellungsverfahren sicherzustellen.
Lohnsteuer in den USA
Bei der Einstellung von Mitarbeitern in den USA geht es um mehr als nur um Gehälter. Sobald ein Mitarbeiter Lohn erhält, ist der Arbeitgeber für die Einbehaltung von Steuern wie Einkommens- und FICA-Steuern sowie für die Zahlung von Beiträgen an staatliche Fonds wie Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung und Arbeiterunfallversicherung verantwortlich. Hier ist eine vereinfachte Aufschlüsselung:
- Sozialversicherung: Bietet Arbeitnehmern ein Ruhestandseinkommen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen 6.2 % des Lohns bis zum steuerpflichtigen Höchstbetrag, der im Jahr 2024 bei 168 $ liegt. Einige Staaten besteuern diese Leistungen.
- Medizin: Medicare ist eine staatliche Krankenversicherung für Erwachsene ab 65 Jahren und jüngere Personen, die Invaliditätsleistungen erhalten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 1.45 %.
- Arbeitslosigkeit auf Bundes- und Landesebene: Das Federal Unemployment Tax Act (FUTA) und das State Unemployment Tax Act (SUTA) bieten Arbeitnehmern, die ihren Arbeitsplatz verloren haben, eine Entschädigung. Arbeitgeber zahlen in der Regel 6 % auf die ersten 7,000 US-Dollar des Lohns zuzüglich staatsspezifischer Sätze.
- Arbeiter Entschädigung: Bietet medizinische Versorgung und Zahlungen für Arbeitnehmer, die bei der Arbeit verletzt oder erkrankt sind. Arbeitgeber zahlen Prämien, wobei die Sätze je nach Bundesstaat und Branche variieren.
- Einkommenssteuer: Arbeitnehmer müssen auf ihr Erwerbseinkommen staatliche und bundesstaatliche Steuern zahlen.
- Bundeseinkommensteuer: Arbeitnehmer zahlen Bundeseinkommenssteuern auf ihr Erwerbseinkommen. Diese Steuern folgen einem progressiven System mit sieben Steuerklassen von 10 % bis 37 %. Das bedeutet, dass Besserverdiener einen größeren Prozentsatz ihres Einkommens an Steuern zahlen als Geringverdiener.
- Staatliche Einkommenssteuer: Zusätzlich zu den Bundessteuern zahlen Arbeitnehmer auch staatliche Einkommenssteuern. Diese Steuern variieren erheblich von Staat zu Staat. Einige Staaten erheben einen einheitlichen Steuersatz und andere verwenden mehrere Steuerklassen, die dem Bundessystem ähneln. Derzeit erheben sieben Staaten eine staatliche Einkommenssteuer auf Einzelpersonen: Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Tennessee, Texas und Wyoming.
Arbeitnehmerleistungen in den USA
Anders als bei Lohnsteuern gibt es in den USA keine einheitlichen nationalen Standards für Sozialleistungen. Stattdessen findet man ein Flickwerk aus länderspezifischen Regelungen und arbeitgeberseitigen Vergünstigungen. Dies kann verwirrend sein, insbesondere im Vergleich zu Ländern mit standardisierten Sozialleistungen. Um im Wettbewerb um die besten Talente bestehen zu können, sollten Arbeitgeber ein umfassendes Leistungspaket anbieten, das über die gesetzlichen Vorgaben hinausgeht.
Lesen Sie mehr: Leitfaden zu erforderlichen Arbeitnehmerleistungen in den USA
Urlaubsansprüche:
- Kein Bundesauftrag: Anders als in vielen anderen Ländern gibt es in den USA keinen garantierten bezahlten Urlaub.
- Gesetz zum Familien- und Krankenurlaub (FLMA): Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen aus qualifizierten Gründen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub anbieten, dieser ist jedoch unbezahlt.
- Staatliche Variationen: Watch out! 18 Staaten verpflichten zu bezahltem Krankenurlaub, andere haben andere Anforderungen.
- Bezahlter Urlaub: Viele Unternehmen bieten bezahlten Urlaub (Ferien, Familienurlaub) auf der Grundlage ihrer eigenen Richtlinien an, was die Sache noch komplexer macht.
Sozialversicherung:
- Bundesweit vorgeschrieben: Zu diesem Altersvorsorgeprogramm leisten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Beiträge.
- Einige staatliche Steuern: Obwohl selten, 9 Staaten haben zusätzliche Steuern auf Sozialversicherungsleistungen.
Gesundheitswesen:
- Bundesgesetz zur bezahlbaren Gesundheitsversorgung (ACA): Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen für eine Mindestgrundversorgung sorgen, doch dies ist mit enormer Komplexität verbunden.
- Staatliche Variationen: Einige Bundesstaaten haben zusätzliche Gesetze erlassen, um die Krankenversicherung der Arbeitnehmer zu verbessern. Massachusetts schreibt beispielsweise einen bestimmten Krankenversicherungsschutz für Arbeitnehmer vor.
In mehreren Bundesstaaten tätig? Machen Sie sich bereit! Die Navigation durch verschiedene Krankenversicherungspläne und Anbieter in verschiedenen Bundesstaaten erfordert zusätzlichen Aufwand.
Herausforderungen bei der Personalbeschaffung in den USA? Foothold America kann helfen.
Die Expansion in die USA ist spannend, doch die Personalbeschaffung kann sich in ein regulatorisches Labyrinth verwandeln. Sie ertrinken im Papierkram, sind gestresst wegen der Compliance und haben Angst vor rechtlichen Fallstricken? Sie sind nicht allein.
Der Einstellungskampf in den USA ist real:
- Komplexe Vorschriften: Bundes- und Landesgesetze sind kompliziert und führen zu kostspieligen Fehlern.
- Zeitaufwändige Einrichtung: Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, der Arbeitnehmersteuern und der Sozialleistungen raubt wertvolle Zeit, die für das Unternehmenswachstum benötigt wird.
- Compliance-Risiken: Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Geldbußen und Strafen.
Sorgenfreies und konformes Einstellen von Mitarbeitern beginnt hier:
Es gibt drei Hauptwege, wie wir Ihnen helfen können, sich in der Komplexität des US-Arbeitsmarktes zurechtzufinden: Employer of Record (EOR) , PEO+ Cross-Border Support™ und People Partnership Service (PPS).
1. Employer of Record (EOR): Unsere EOR-Lösung ist ideal für Unternehmen, die schnell und effizient US-amerikanische Mitarbeiter einstellen möchten, ohne eine eigene Rechtseinheit gründen zu müssen. Wir übernehmen alles – von der Einarbeitung und Gehaltsabrechnung bis hin zur Steuerverwaltung und -konformität. So können Sie sich ganz auf die Suche nach Top-Talenten und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.
2. PEO+ Cross-Border Support™: Für Unternehmen, die eine effizientere Lösung mit Co-Employment-Vorteilen suchen, fungiert unser PEO+-Service als Co-Employer und übernimmt viele administrative Aufgaben, während Sie gleichzeitig eine enge Beziehung zu Ihren US-Mitarbeitern pflegen können.
3. People Partnership Service (PPS): Wenn Sie es vorziehen, direkter Arbeitgeber Ihrer US-amerikanischen Mitarbeiter zu sein, aber Unterstützung bei HR-Aufgaben benötigen, bietet Ihnen unser PPS-Angebot umfassende HR-Unterstützung, um Ihre Abläufe zu vereinfachen.
Ganz gleich, welche Anforderungen Sie haben, wir bieten Ihnen die passende Lösung, um Ihr US-Team souverän aufzubauen. Arbeiten Sie mit uns zusammen und genießen Sie die Gewissheit, dass wir uns um Onboarding, Management und Compliance Ihres US-Teams kümmern.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Anforderungen zu besprechen und die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
KONTAKT
Kontakt
Füllen Sie das untenstehende Formular aus. Einer unserer Experten für Expansion in den USA wird sich in Kürze bei Ihnen melden, um einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Während des Anrufs besprechen wir Ihre Geschäftsanforderungen, stellen Ihnen unsere Dienstleistungen im Detail vor und beantworten alle Ihre Fragen.
