Ausländische Unternehmen, die ihre globale Präsenz ausbauen möchten, finden die Vereinigten Staaten aufgrund ihres enormen Marktpotenzials, des Zugangs zu spezialisierten Talenten und ihres Status als wichtiger Wirtschaftsakteur ein attraktives Ziel. Die Einstellung von Mitarbeitern in den USA, während man von einem anderen Land aus operiert, bringt jedoch seine Herausforderungen. Nicht nur unterscheiden sich die US-Arbeitsgesetze von denen anderer Länder, sondern jeder Staat hat auch seine eigenen Arbeitsgesetze und Steuergesetze. Um die Einhaltung sicherzustellen, müssen globale Unternehmen sowohl die bundesstaatlichen als auch die staatlichen Beschäftigungsvorschriften einhalten.
Dieser Leitfaden gibt ausländischen Unternehmen Einblick in den Prozess der Mitarbeitereinstellung in den USA und weist gleichzeitig auf die wichtigen bundesstaatlichen und staatlichen Arbeitsgesetze hin, die zu beachten sind.
Kann Ihr ausländisches Unternehmen in den USA Personal einstellen? Auf jeden Fall!
Ausländische Unternehmen haben zwei primäre opfür die Einstellung von Mitarbeitern im US während verbleibenden den örtlichen Gesetzen entsprechen. ganz ohne irgendetwas tun oder drücken zu müssen. ist etablieren a juristische Person und stellen Sie Mitarbeiter direkt ein, während der andere Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR). Die Wahl zwischen diesen Methoden hängt ab von Unterschiedliche Faktoren, wie etwa die Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter, zeitliche Einschränkungen, Budgetüberlegungen und langfristige Expansionspläne im US.
Option 1: Einstellung über Ihre eigene US-Niederlassung
Durch die Gründung einer US-Niederlassung erhalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre US-Geschäftstätigkeiten. Sie stellen direkt Mitarbeiter ein und verwalten die Gehaltsabrechnung, während Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Diese Option ist ideal für Unternehmen, die ein größeres US-Team planen und eine langfristige Präsenz anstreben.
Die Gründung einer juristischen Person erfordert jedoch ein tiefes Verständnis der lokalen Arbeits- und Steuervorschriften. Es ist ein zeitaufwändiger und teurer Prozess. Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie über die erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen und einen vertrauenswürdigen Arbeitspartner verfügen.
Foothold America bietet zwei Lösungen, die die Einstellung von Mitarbeitern in den USA vereinfachen: PEO+ Cross-Border Support™ und People Partnership Service (PPS). Diese Dienste sind auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten, sodass Sie die beste Lösung für die Ziele und Ressourcen Ihres Unternehmens auswählen können.
PEO+ Cross-Border Support™: Für Unternehmen, die eine rationalisiertere Lösung suchen, fungiert der PEO+-Service von Foothold America als Co-Arbeitgeber Ihres Unternehmens und übernimmt viele Verwaltungslasten, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern in den USA verbunden sind. Diese Co-Arbeitgeberbeziehung ermöglicht es uns, eine breite Palette von Aufgaben zu übernehmen, darunter umfassende Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter, Einbehaltung und Zahlung von Lohnsteuern des Arbeitgebers, Einreichung von US-Lohnsteuerunterlagen für Mitarbeiter, Vorsteuerberechnungen für steuerbegünstigte Leistungen, umfassende erhebliche Arbeitgeberleistungen, Arbeitnehmerunfallversicherung, allgemeine Personalberatung und mehr.
Mehr lesen: PEO+ Cross-Border Support™
PEO-Alternative PPS: Wenn Sie lieber der direkte Arbeitgeber Ihrer US-Belegschaft sein möchten, bietet unser PPS-Angebot umfassende HR-Unterstützung zur Vereinfachung Ihrer Abläufe. Wir kümmern uns um Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und lokale HR-Compliance, sodass Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsziele konzentrieren können.
Mehr lesen: PEO-Alternative – PPS
Option 2: Der Schnellweg – Partnerschaft mit einem US-amerikanischen Employer of Record (EOR)
Eine beliebte Einstellungsoption ist die Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR) in den USA, um die Komplexität der Unternehmensgründung zu umgehen. Ein EOR fungiert als Drittorganisation, die zum gesetzlichen Arbeitgeber Ihres US Belegschaft und kümmert sich um alle arbeitsgeberbezogenen Aufgaben, während Sie sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren.
Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie sich auf dessen Fachwissen bei der Einstellung, Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung der Arbeitsvorschriften auf Bundes- und Landesebene verlassen. Die Partnerschaft mit einem EOR bietet eine kostengünstige Komplettlösung für die Einstellung von Mitarbeitern in den USA ohne die Herausforderungen der Gründung einer juristischen Person.
Mehr erfahren: Was ist ein Arbeitgeber (Employer of Record, EOR)?
Denken Sie kurzfristig? US-Auftragnehmer …
Sie benötigen spezialisierte Fachkräfte für ein bestimmtes Projekt? Die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer in den USA könnte die Lösung sein. Auftragnehmer bieten Flexibilität: Sie können auf US-Expertise zurückgreifen, ohne sich mit komplexen Arbeitsgesetzen auseinandersetzen zu müssen.
Aber warten Sie! Ein kurzes Wort zur Klassifizierung: In den USA gibt es eine strikte Trennung zwischen Vertragsarbeitern und Arbeitnehmern. Bei einer falschen Einstufung drohen Ihnen Geldstrafen, Lohnnachzahlungen und rechtliche Probleme.
Und hier liegt der Haken: Das US-Steuerrecht schreibt vor, dass Auftragnehmer ihre Arbeitsmethoden und -pläne kontrollieren müssen. Wie also meistern Sie diesen Drahtseilakt? Lesen Sie weiter unten!
Falsche Einstufung: Arbeitnehmer vs. Vertragsarbeiter in den USA
Die Einstellung von Vertragsarbeitern in den USA kann Flexibilität bieten, aber die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Vertragsarbeiter birgt erhebliche Risiken. Steuernachzahlungen, Strafen und Klagen können Ihre „Kosteneinsparungsmaßnahme“ in große Schwierigkeiten verwandeln.
Wie können Sie also feststellen, ob Sie die Grenze überschreiten? Die IRS stellt eine Checkliste zur Verfügung, aber diese ist eher eine Richtlinie als Garantie. Um sich in den trüben Gewässern der Arbeitnehmerklassifizierung wirklich zurechtzufinden, benötigen Sie ein tieferes Verständnis.
Hier ist die Aufschlüsselung:
Die drei Säulen:
- Steuern: Bestimmt der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selbst, verwendet er seine eigenen Werkzeuge und hat er unabhängige Kontrolle über seine Arbeit?
- Finanzielle Aspekte: Wer kommt für Spesen und Sozialleistungen auf? Hat der Arbeitnehmer einen wesentlichen Anteil am Unternehmen?
- Beziehung: Handelt es sich um eine langfristige und fortlaufende Zusammenarbeit oder um ein Projekt? Wie gut ist der Mitarbeiter in Ihr Team und Ihre Abläufe integriert?
Erinnern Sie sich: Es gibt keine eindeutige Antwort. Jeder Faktor hat Gewicht, und die IRS berücksichtigt die Gesamtheit der Umstände. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, können Unternehmen die Beratung eines spezialisierten Partners in Anspruch nehmen, wie zum Beispiel eines Arbeitgeber der Aufzeichnung (EOR).
Wie viel kostet es, in den USA einen Mitarbeiter einzustellen?
Die Einstellung eines Mitarbeiters in den USA ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, die über das Grundgehalt hinausgehen. Arbeitgeber zahlen 6.2 % bzw. 1.45 % des Gehalts eines Mitarbeiters an die Sozialversicherung und Medicare. Darüber hinaus fällt eine Steuer von 6 % auf die ersten 7,000 $ ihres Jahresgehalts an für Bundesarbeitslosensteuer (FUTA).
Es ist wichtig zu beachten, dass es sich hierbei um Mindestbeträge handelt. In einzelnen Bundesstaaten können zusätzliche obligatorische Lohnbeiträge mit unterschiedlichen Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA) Tarife. Daher können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber je nach Standort des Arbeitnehmers variieren.
Sie sind sich über die Kosten für die Einstellung von US-Mitarbeitern nicht im Klaren? Überspringen Sie die generischen Rechner und erhalten Sie eine maßgeschneiderte Budgetprognose von unseren US-Expansionsberatern.
Suchen Sie nach weiteren Informationen speziell für die USA? Dann schauen Sie sich diese Ressourcen an:
- Arbeitsministerium (DOL): https://www.dol.gov/
- Internal Revenue Service (IRS): https://www.irs.gov/
- Nationaler Verband staatlicher Arbeitskräfteagenturen (NASWA): https://www.naswa.org/
Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in den USA wissen sollten
Um in den USA Talente vorschriftsgemäß einstellen zu können, müssen Arbeitgeber die US-Arbeitsgesetze in Bezug auf Lohnsteuer, gesetzliche Arbeitnehmerleistungen und Arbeitnehmereinstufung beachten.
Im Gegensatz zu anderen Ländern haben die USA eine Bundesstaatssystem für Arbeitsrecht. Das bedeutet, dass Sie jonglieren müssen nationalen Vorschriften an. Nach der Installation können Sie HEIC-Dateien mit der spezifische Regelungen jedes Staates wo Sie einstellen möchten.
Bundes- und Landesarbeitsgesetze verstehen
Anders als viele andere Länder verfügen die USA über ein komplexes Arbeitsrechtssystem. Es verbindet Bundesgesetze mit den Vorschriften einzelner Bundesstaaten, was die Verwaltung einer verteilten Belegschaft erschwert.
Arbeitsrecht in den Vereinigten Staaten
Sie möchten Ihr Geschäft in die USA ausweiten? Fantastisch! Doch bevor Sie anfangen, Talente zu umwerben, ist es wichtig, die besonderen rechtlichen Aspekte des US-Arbeitsrechts zu verstehen. Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte:
Beschäftigung und Kündigung nach Belieben: Erinnern Sie sich an den „Das schaffe ich“-Geist? In den USA ist die Arbeitsbeziehung weitgehend freiwillig, d. h. sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können das Verhältnis jederzeit beenden (sofern es nicht auf illegaler Diskriminierung oder Vergeltung beruht), mit einigen Ausnahmen in bestimmten Staaten.
- Mindestlohn: Der bundesweit geltende Mindestlohn beträgt 7.25 US-Dollar pro Stunde (für Arbeitnehmer, die nicht von der Lohnsteuer befreit sind). Prüfen Sie jedoch unbedingt die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten. In einigen Bundesstaaten, wie beispielsweise in New York, liegt der Mindestlohn sogar bei 15 US-Dollar pro Stunde.
- Arbeitszeit: Obwohl es keine bundesweit festgelegte Arbeitszeitbeschränkung gibt, beträgt die Standardarbeitswoche 40 Stunden (normalerweise 8 Stunden pro Tag, 5 Tage pro Woche).
- Im Laufe der Zeit: Stundenlöhner erhalten Überstundenvergütung (1.5-facher Normalpreis) für das Überschreiten von 40 Stunden pro Woche. Angestellte können davon ausgenommen sein, aber die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können unterschiedlich sein, also gilt immer der höhere Standard.
- Abfindung: Es gibt keine bundesstaatliche Vorschrift, aber viele Arbeitgeber bieten Abfindungen aus Kulanzgründen an. Einige Bundesstaaten verlangen sie in bestimmten Situationen, etwa bei Werksschließungen oder Massenentlassungen.
Erinnern Sie sich: Dies ist nur ein kleiner Einblick in die US-Arbeitsmarktlandschaft. Für tiefere Einblicke und staatsspezifische Nuancen wenden Sie sich an Standbein Amerika. Unsere Expertise kann Ihnen helfen, die Feinheiten des US-Arbeitsrechts zu meistern und sicherzustellen, dass Ihre Einstellungspraktiken vollständig konform sind.
Lohnsteuer in den USA
Bei der Einstellung von Mitarbeitern in den USA geht es um mehr als nur um Gehälter. Sobald ein Mitarbeiter Lohn erhält, ist der Arbeitgeber für die Einbehaltung von Steuern wie Einkommens- und FICA-Steuern sowie für die Zahlung von Beiträgen an staatliche Fonds wie Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung und Arbeiterunfallversicherung verantwortlich. Hier ist eine vereinfachte Aufschlüsselung:
- Sozialversicherung: Bietet Arbeitnehmern ein Ruhestandseinkommen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen 6.2 % des Lohns bis zum steuerpflichtigen Höchstbetrag, der im Jahr 2024 bei 168 $ liegt. Einige Staaten besteuern diese Leistungen.
- Medizin: Medicare ist eine staatliche Krankenversicherung für Erwachsene ab 65 Jahren und jüngere Personen, die Invaliditätsleistungen erhalten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 1.45 %.
- Arbeitslosigkeit auf Bundes- und Landesebene: Das Federal Unemployment Tax Act (FUTA) und das State Unemployment Tax Act (SUTA) bieten Arbeitnehmern, die ihren Arbeitsplatz verloren haben, eine Entschädigung. Arbeitgeber zahlen in der Regel 6 % auf die ersten 7,000 US-Dollar des Lohns zuzüglich staatsspezifischer Sätze.
- Arbeiter Entschädigung: Bietet medizinische Versorgung und Zahlungen für Arbeitnehmer, die bei der Arbeit verletzt oder erkrankt sind. Arbeitgeber zahlen Prämien, wobei die Sätze je nach Bundesstaat und Branche variieren.
- Einkommenssteuer: Arbeitnehmer müssen auf ihr Erwerbseinkommen staatliche und bundesstaatliche Steuern zahlen.
- Bundeseinkommensteuer: Arbeitnehmer zahlen Bundeseinkommenssteuern auf ihr Erwerbseinkommen. Diese Steuern folgen einem progressiven System mit sieben Steuerklassen von 10 % bis 37 %. Das bedeutet, dass Besserverdiener einen größeren Prozentsatz ihres Einkommens an Steuern zahlen als Geringverdiener.
- Staatliche Einkommenssteuer: Zusätzlich zu den Bundessteuern zahlen Arbeitnehmer auch staatliche Einkommenssteuern. Diese Steuern variieren erheblich von Staat zu Staat. Einige Staaten erheben einen einheitlichen Steuersatz und andere verwenden mehrere Steuerklassen, die dem Bundessystem ähneln. Derzeit erheben sieben Staaten eine staatliche Einkommenssteuer auf Einzelpersonen: Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Tennessee, Texas und Wyoming.
Arbeitnehmerleistungen in den USA
Im Gegensatz zu den Lohnsteuern gibt es in den USA keinen nationalen Standard für Arbeitnehmerleistungen. Stattdessen gibt es eine Flickenteppich bundesstaatsspezifischer Anforderungen und vom Arbeitgeber festgelegte Vergünstigungen. Dies kann verwirrend sein, insbesondere im Vergleich zu Ländern mit standardisierten Leistungen. Um bei der Anwerbung und Bindung von Top-Talenten wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Arbeitgeber möglicherweise in Erwägung ziehen, ein umfassendes Leistungspaket anzubieten, das über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht.
Lesen Sie mehr: Leitfaden zu erforderlichen Arbeitnehmerleistungen in den USA
Urlaubsansprüche:
- Kein Bundesauftrag: Anders als in vielen anderen Ländern gibt es in den USA keinen garantierten bezahlten Urlaub.
- Gesetz zum Familien- und Krankenurlaub (FLMA): Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen aus qualifizierten Gründen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub anbieten, dieser ist jedoch unbezahlt.
- Staatliche Variationen: Watch out! 18 Staaten verpflichten zu bezahltem Krankenurlaub, andere haben andere Anforderungen.
- Bezahlter Urlaub: Viele Unternehmen bieten bezahlten Urlaub (Ferien, Familienurlaub) auf der Grundlage ihrer eigenen Richtlinien an, was die Sache noch komplexer macht.
Sozialversicherung:
- Bundesweit vorgeschrieben: Zu diesem Altersvorsorgeprogramm leisten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Beiträge.
- Einige staatliche Steuern: Obwohl selten, 9 Staaten haben zusätzliche Steuern auf Sozialversicherungsleistungen.
Gesundheitswesen:
- Bundesgesetz zur bezahlbaren Gesundheitsversorgung (ACA): Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen für eine Mindestgrundversorgung sorgen, doch dies ist mit enormer Komplexität verbunden.
- Staatliche Variationen: Einige Bundesstaaten haben zusätzliche Gesetze erlassen, um die Krankenversicherung der Arbeitnehmer zu verbessern. Massachusetts schreibt beispielsweise einen bestimmten Krankenversicherungsschutz für Arbeitnehmer vor.
In mehreren Bundesstaaten tätig? Machen Sie sich bereit! Die Navigation durch verschiedene Krankenversicherungspläne und Anbieter in verschiedenen Bundesstaaten erfordert zusätzlichen Aufwand.
Herausforderungen bei der Personalbeschaffung in den USA? Foothold America kann helfen.
Die Expansion in die USA ist spannend, aber die Personalbeschaffung kann sich als regulatorisches Labyrinth erweisen. Sie ertrinken im Papierkram, sind gestresst wegen der Einhaltung von Vorschriften und haben Angst vor rechtlichen Fallstricken? Sie sind nicht allein.
Der Einstellungskampf in den USA ist real:
- Komplexe Vorschriften: Bundes- und Landesgesetze sind kompliziert und führen zu kostspieligen Fehlern.
- Zeitaufwändige Einrichtung: Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, der Arbeitnehmersteuern und der Sozialleistungen raubt wertvolle Zeit, die für das Unternehmenswachstum benötigt wird.
- Compliance-Risiken: Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Geldbußen und Strafen.
Sorgenfreies und konformes Einstellen von Mitarbeitern beginnt hier:
Wir können Ihnen auf drei Arten dabei helfen, die Komplexität des US-Arbeitsverhältnisses zu meistern: Eingetragener Arbeitgeber (EOR), PEO+ Cross-Border Support™, und Personenpartnerschaftsdienst (PPS).
1. Arbeitgeber der Aufzeichnung (EOR): Unsere EOR-Lösung ist ideal für Unternehmen, die schnell und effizient US-Mitarbeiter einstellen möchten, ohne eine juristische Person gründen zu müssen. Wir kümmern uns um alles, von der Einarbeitung und Gehaltsabrechnung bis hin zur Steuerverwaltung und -einhaltung, sodass Sie sich auf die Suche nach den besten Talenten und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
2. PEO+ Cross-Border Support™: Für Unternehmen, die eine rationalisiertere Lösung mit Co-Employment-Vorteilen suchen, fungiert unser PEO+-Service als Co-Employer, der viele Verwaltungsaufgaben übernimmt und Ihnen gleichzeitig die Aufrechterhaltung einer engen Beziehung zu Ihren US-Mitarbeitern ermöglicht.
3. Personenpartnerschaftsdienst (PPS): Wenn Sie lieber der direkte Arbeitgeber Ihrer US-Belegschaft sein möchten, aber Unterstützung bei HR-Aufgaben benötigen, bietet unser PPS-Angebot umfassende HR-Unterstützung zur Vereinfachung Ihrer Betriebsabläufe.
Ganz gleich, welche speziellen Anforderungen Sie haben: Wir haben eine Lösung, die Ihnen dabei hilft, Ihr US-Team selbstbewusst aufzubauen. Werden Sie Partner von uns und Erleben Sie die Gewissheit, dass wir uns um die Einarbeitung, Verwaltung und Einhaltung von Vorschriften für Ihr US-Team kümmern.
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