Sie haben den passenden US-Mitarbeiter gefunden. Er ist in Texas ansässig. Sie selbst sind in London, München oder Amsterdam ansässig. Sie haben keine US-Niederlassung. Sie können ihn daher noch nicht rechtmäßig bezahlen. Und er muss in vier Wochen anfangen.
Dies ist der Moment, in dem die meisten internationalen Unternehmen feststellen, dass die Personalbeschaffung in den Vereinigten Staaten ganz anders ist als die Personalbeschaffung im Heimatland.
In den USA gibt es kein einheitliches bundesweites Arbeitsrecht. Die Arbeitsbestimmungen werden durch Bundesgesetze, die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten und in einigen Fällen auch durch einzelne Städte und Landkreise festgelegt. Die Lohnsteuern variieren je nach Bundesstaat. Die Sozialleistungen unterscheiden sich grundlegend von europäischen Standards. Die gesetzliche Unfallversicherung ist obligatorisch und wird von den Bundesstaaten geregelt. Fehler in diesem Bereich, sei es eine falsche Einstufung, das Versäumnis einer bundesstaatsspezifischen Meldepflicht oder die verspätete Zahlung von Steuern, haben gravierende Konsequenzen.
Ein Employer of Record löst all diese Probleme. Er ermöglicht es Ihnen, US-amerikanische Mitarbeiter legal, gesetzeskonform und schnell einzustellen, ohne Monate und erhebliche Kosten für die Gründung einer amerikanischen Niederlassung aufwenden zu müssen.
Aber wie funktioniert das Ganze eigentlich? Was passiert in den einzelnen Phasen? Und was können Sie von dem Prozess erwarten?
Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch alles.
Was ist ein Arbeitgeber im Meldeverfahren?
Ein Employer of Record (EOR) ist ein Drittunternehmen, das auf dem Papier zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer US-Mitarbeiter wird, während Sie die volle tägliche Leitung und Führung dieser Mitarbeiter behalten.
Der EOR kümmert sich um alles, was das Arbeitsrecht vorschreibt: die Registrierung als Arbeitgeber im jeweiligen Bundesstaat, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung und Abführung von Bundes- und Landessteuern, die Bereitstellung gesetzeskonformer Sozialleistungen, die Führung der Personalakten und die Einreichung aller erforderlichen Berichte beim IRS und den Landesbehörden.
Sie entscheiden, wen Sie einstellen. Sie legen deren Rolle, Ziele und Arbeitsweise fest. Die EOR (Employee Regulation Agreement) sorgt für die rechtliche Rechtmäßigkeit des Arbeitsverhältnisses.
Es handelt sich hierbei weder um eine Auftragsvereinbarung noch um eine Umgehungslösung. Vielmehr ist es ein vollständig gesetzeskonformes Beschäftigungsmodell, das jährlich von Tausenden internationalen Unternehmen genutzt wird, um US-Teams aufzubauen, bevor oder anstatt eine US-Niederlassung zu gründen.
Die zunehmende Verbreitung von EOR-Lösungen verdeutlicht die zentrale Bedeutung dieses Modells. Laut Business Research Insights wird der globale EOR-Markt im Jahr 2026 auf 5.97 Milliarden US-Dollar geschätzt und soll bis 2035 auf 10.45 Milliarden US-Dollar anwachsen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 6.8 % entspricht. Ein Haupttreiber dieses Wachstums ist die Geschwindigkeit: Untersuchungen von Market Reports World bestätigen, dass EOR-Anbieter Fachkräfte innerhalb von nur drei bis fünf Werktagen bereitstellen können, im Vergleich zu den üblicherweise für die Unternehmensgründung benötigten 30 bis 90 Tagen.
Wenn Sie die Grundlagen verstehen möchten, bevor Sie sich mit den Details befassen, ist unser Leitfaden „ Employer of Record Services verstehen“ ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie EOR mit anderen Beschäftigungsmodellen vergleichen, erklärt unser Vergleich von EOR, PEO und GEO die Unterschiede anschaulich.
Warum internationale Unternehmen EOR für die Expansion in die USA wählen
Die Gründung eines US-Unternehmens, typischerweise einer C-Corporation oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), ist zeit- und kostenintensiv. Sie müssen einen Gründungsstaat wählen, einen registrierten Vertreter benennen, die Gründungsurkunde einreichen, eine Bundessteueridentifikationsnummer (EIN) beantragen, sich in jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, für die Lohnsteuer anmelden, ein US-Bankkonto eröffnen und eine gesetzeskonforme Lohnbuchhaltungsinfrastruktur einrichten. Dieser Prozess dauert in der Regel zwei bis vier Monate.
Und wenn man die Anwaltskosten, die Kosten für die staatliche Anmeldung, die Einrichtung der Buchhaltung und die Beschaffung von Sozialleistungen zusammenrechnet, belaufen sich die Vorlaufkosten auf einen fünfstelligen Betrag, noch bevor man den ersten US-Mitarbeiter bezahlt hat.
Ein EOR beseitigt diesen Aufwand vollständig. Sie können innerhalb von Tagen, nicht Monaten, einen US-Mitarbeiter auf die Gehaltsliste setzen.
Diese Geschwindigkeit ist in wettbewerbsintensiven Märkten von enormer Bedeutung. In unserem Artikel darüber, wie EOR-Dienstleistungen die Expansion in den USA beschleunigen, gehen wir detailliert auf den Zeitvergleich ein . Unternehmen, die EOR-Dienstleistungen regelmäßig nutzen, erreichen den Markt deutlich schneller als solche, die zunächst eine Niederlassung gründen.
EOR ist auch das richtige Instrument für Markttests. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die USA der richtige Standort sind, oder wenn Sie die Nachfrage vor einer vollständigen Unternehmensgründung prüfen möchten, ermöglicht Ihnen ein EOR, mit einem echten Mitarbeiter in einer realen US-Position zu testen – ohne die Kosten und langfristigen Verpflichtungen einer Unternehmensgründung. Unser Strategieleitfaden zur Nutzung von EOR für US-Markttests erläutert, wie Sie diesen Ansatz optimal gestalten.
Wie das Employer-of-Record-Verfahren funktioniert: Der schrittweise Prozess
Hier erfahren Sie genau, was passiert, wenn ein Unternehmen einen EOR (Employee Operating Representative) einsetzt, um US-amerikanische Mitarbeiter einzustellen – vom ersten Gespräch bis zum Zeitpunkt, an dem Ihr Mitarbeiter vollständig eingearbeitet ist und seine Arbeit aufnimmt.
Schritt 1: Erste Bedarfsanalyse und Abgrenzung
Der Prozess beginnt mit einem Gespräch. Einem echten Gespräch, nicht mit einem automatisierten Formular.
Bei Foothold America beginnen wir jedes EOR-Projekt damit, Ihr Unternehmen gründlich zu verstehen: Wo ist Ihr Firmensitz? Was wollen Sie in den USA erreichen? In welchen Bundesstaaten werden Ihre Mitarbeiter arbeiten? Welche Positionen besetzen Sie? Und welchen Zeitplan haben Sie? Wir stellen diese Fragen, weil die Antworten maßgeblich beeinflussen, wie wir die Zusammenarbeit für Sie gestalten. Wir sind überzeugt, dass Sie einen auf Ihre Situation zugeschnittenen Service verdienen, keine Standardlösung.
Das ist wichtig, weil die USA kein einheitlicher Arbeitsmarkt sind. Ein Vertriebsmitarbeiter in New York unterliegt ganz anderen Regeln als einer in Florida oder Texas. Regelungen zu Krankheitsurlaub, bezahltem Urlaub, Lohntransparenz, Wettbewerbsverboten und den Beiträgen zur Arbeiterunfallversicherung variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat. Eine von Anfang an korrekte Struktur schützt sowohl Sie als auch Ihren neuen Mitarbeiter.
Wir sprechen auch über Ihre weitergehenden Expansionsziele. Stellen Sie ein oder zwei Mitarbeiter ein, um einen Markt zu testen, oder planen Sie den Aufbau eines größeren US-Teams? Beabsichtigen Sie, später eine US-Niederlassung zu gründen, oder möchten Sie vorerst im Bereich EOR tätig bleiben? Die Antworten darauf prägen die Struktur unserer Dienstleistungen von Anfang an. Wenn Sie uns ehrlich Ihre Ziele darlegen, können wir gemeinsam mit Ihnen vorausschauend planen.
Hier versagen viele EOR-Anbieter. Automatisierte Plattformen generieren sofort Preise und schleusen Sie durch einen Onboarding-Prozess, ohne die richtigen Fragen zu stellen. Die USA sind zu komplex und die Risiken zu hoch für diesen Ansatz. Echte Expertise in dieser Phase spart später viel Zeit, Kosten und Stress.
Schritt 2: Vereinbarung und Serviceeinrichtung
Sobald der Leistungsumfang vereinbart ist, unterzeichnen Sie mit dem EOR einen Kundendienstvertrag. Dieses Dokument regelt die Geschäftsbedingungen, die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Ihnen und dem EOR sowie die Datenschutzbestimmungen für die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter.
Wenn Sie zum ersten Mal einen EOR-Dienstleister auswählen, sollten Sie den Vertrag sorgfältig lesen. Unser Leitfaden „EOR-Verträge verstehen“ erläutert die wichtigsten Klauseln, worauf Sie achten sollten und wie gute bzw. schlechte Vertragsbedingungen aussehen. Besonders wichtig ist es zu verstehen, wie die Haftung verteilt wird, was mit Ihren Mitarbeitern bei Beendigung der Zusammenarbeit geschieht und welche Kündigungsfristen und Ausstiegsbestimmungen gelten.
In dieser Phase registriert sich der EOR auch als Arbeitgeber in den Bundesstaaten, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sein werden. Dies umfasst die Beantragung der staatlichen Arbeitgeberregistrierungsnummern, die Einrichtung von Arbeitslosenversicherungskonten und den Abschluss einer Arbeiterunfallversicherung. Ist Ihr EOR bereits in diesen Bundesstaaten registriert, ist dieser Schritt minimal. Andernfalls verlängert die Registrierung den Zeitplan um einige Tage. Daher ist es ratsam, einen Anbieter mit etablierter Präsenz in mehreren Bundesstaaten zu wählen.
Schritt 3: Angebotsbrief und Arbeitsvertrag
Der EOR stellt den Arbeitsvertrag für Ihren neuen Mitarbeiter aus. Dies ist ein wichtiges Dokument, für das US-spezifisches Fachwissen unerlässlich ist.
US-Arbeitsverträge unterscheiden sich deutlich von britischen oder europäischen. In den meisten Bundesstaaten gilt das Prinzip der freien Kündbarkeit , d. h. beide Parteien können das Arbeitsverhältnis jederzeit ohne Angabe von Gründen beenden, vorbehaltlich bundesstaatsspezifischer Ausnahmen und vertraglicher Schutzbestimmungen. Eine gesetzliche Kündigungsfrist wie im britischen Recht oder in EU-Richtlinien gibt es in den meisten Bundesstaaten nicht.
Der Arbeitsvertrag muss den Gesetzen des Bundesstaates entsprechen, in dem Ihr Mitarbeiter tätig sein wird, nicht den Gesetzen Ihres Heimatlandes oder des Bundesstaates, in dem das EOR seinen Hauptsitz hat. Er muss die korrekten Angaben zum jederzeit kündbaren Arbeitsverhältnis, zur Vergütung, zu den Sozialleistungen, zur Vertraulichkeit, zur Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum sowie zu etwaigen Wettbewerbs- oder Abwerbeverboten enthalten.
Ihr EOR sollte Ihnen eine konforme Vorlage für den jeweiligen Bundesstaat und die jeweilige Rolle zur Verfügung stellen, und Sie sollten Einfluss auf die kommerziellen Bedingungen nehmen können: das Gehalt, etwaige variable Vergütungen, gegebenenfalls Aktienbeteiligungsvereinbarungen und den Aufgabenbereich.
Ein häufiger Fehler ist der Versuch, britische Arbeitsbedingungen in einen US-amerikanischen Arbeitsvertrag zu übernehmen. Diese sind nicht kompatibel. Ein Vertrag, der verschiedene Rechtssysteme vermischt, schafft Unklarheiten und birgt Risiken. Der US-amerikanische Vertrag muss eigenständig sein und dem US-amerikanischen Recht entsprechen.
Schritt 4: Anmeldung zu den Sozialleistungen
Diese Phase überrascht internationale Unternehmen oft mehr als jede andere. Sozialleistungen für US-amerikanische Arbeitnehmer sind keine optionale Zusatzleistung. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtvergütung Ihrer Mitarbeiter und ein entscheidender Faktor für Ihre Fähigkeit, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu binden.
Die Krankenversicherung ist von größter Bedeutung. Anders als im britischen NHS oder im deutschen gesetzlichen Krankenversicherungssystem gibt es in den USA keine flächendeckende Krankenversicherung. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Krankenversicherung anzubieten, und deren Qualität ist für US-amerikanische Arbeitnehmer von enormer Wichtigkeit. Gemäß dem Affordable Care Act müssen Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten (oder deren Äquivalenten) eine entsprechende Krankenversicherung anbieten. Selbst unterhalb dieser Schwelle ist das Angebot einer Krankenversicherung praktisch unerlässlich, um im Wettbewerb um die besten Talente bestehen zu können.
Die EOR ermöglicht den Zugang zu einer Gruppenkrankenversicherung. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter profitieren von vergünstigten Tarifen, die ein kleines oder junges Unternehmen allein nicht erreichen könnte. Ihre neuen Mitarbeiter erhalten dieselbe Versicherungsqualität wie bei einem etablierten Arbeitgeber, selbst wenn Sie in dieser Phase nur ein oder zwei Mitarbeiter in den USA beschäftigen.
Neben der Krankenversicherung umfassen die üblichen US-Leistungen in der Regel Folgendes:
- Zahn- und Sehkraftversicherung
- Lebens- und Unfallversicherung mit Todesfall- und Invaliditätsleistung
- 401(k)-Altersvorsorgeplan, in der Regel mit Arbeitgeberzuschuss
- Kurzfristige und langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Bezahlter Urlaub, einschließlich gegebenenfalls staatlich vorgeschriebener Krankheitsurlaub.
Der EOR verwaltet die offene Einschreibungsphase, kümmert sich um die Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter, betreut die Pläne das ganze Jahr über und stellt sicher, dass die COBRA-Anschlussversicherung angeboten wird, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Wenn Sie verstehen möchten, wie sich die Leistungen im Vergleich zum PEO-Modell für etabliertere US-Unternehmen darstellen, finden Sie in unserem Artikel über die Einstellung von Mitarbeitern in den USA mit einem Employer-of-Record-Service detaillierte Informationen dazu.
Schritt 5: Einrichtung der Gehaltsabrechnung und erste Zahlung
Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und Auswahl der Sozialleistungen wird Ihr Mitarbeiter in das Lohnabrechnungssystem von EOR aufgenommen.
Die US-amerikanische Lohnabrechnung ist komplex. Ihr Arbeitgeber muss Folgendes berechnen und einbehalten:
- Bundeseinkommensteuer, basierend auf den W-4-Angaben des Arbeitnehmers
- Die Sozialversicherungsbeiträge betragen 6.2 % des Lohns bis zur jährlichen Beitragsbemessungsgrenze und werden zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
- Die Medicare-Steuer beträgt 1.45 % des gesamten Lohns, zuzüglich 0.9 % bei höheren Einkünften.
- Staatliche Einkommensteuer, deren Sätze und Regelungen von Staat zu Staat erheblich variieren.
- Staatliche Arbeitslosenversicherung, deren Tarife je nach Bundesstaat und Erfahrungsbericht des Arbeitgebers variieren
- Etwaige lokale oder städtische Steuern
Der EOR leitet die Zahlungen gemäß den korrekten Zeitplänen an die zuständigen Bundes- und Landesbehörden weiter, reicht die erforderlichen vierteljährlichen und jährlichen Meldungen ein und stellt den Mitarbeitern zum Jahresende W-2-Formulare aus.
Für Sie als Kunde ist der Prozess einfach. Sie genehmigen die Lohnabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum, bestätigen variable Vergütungen oder Spesenabrechnungen und veranlassen die Zahlung. Der Lohnabrechnungsdienstleister stellt Ihnen den Bruttolohn zuzüglich Arbeitgeberbeiträge und seiner Servicegebühr in Rechnung – übersichtlich dargestellt, sodass Sie genau wissen, wofür Sie bezahlen.
Schritt 6: Laufende Einhaltung der Vorschriften und Personalmanagement
Sobald Ihr neuer Mitarbeiter eingestellt ist und arbeitet, setzt sich die Rolle des EOR während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses fort. Hier zeigt sich der Mehrwert eines Komplettanbieters am deutlichsten.
Die Lohn- und Steuerverwaltung erfolgt fortlaufend. Das EOR reicht vierteljährlich die Formulare 941 beim IRS ein, zahlt die FUTA-Steuern, verwaltet die Steuerzahlungen an die Bundesstaaten und hält sich über Änderungen der Bundes- und Landessteuersätze auf dem Laufenden.
Die Leistungsverwaltung läuft das ganze Jahr über. Das EOR (Employee Office Representative) kümmert sich um die jährliche offene Einschreibung, verwaltet unterjährige Lebensereignisse wie Heirat oder die Geburt eines Kindes und bearbeitet alle auftretenden planbezogenen Probleme.
Das US-Arbeitsrecht unterliegt einem ständigen Wandel. Mindestlöhne ändern sich, neue Gesetze zum bezahlten Urlaub treten in Kraft und die Anforderungen an die Lohntransparenz werden in den einzelnen Bundesstaaten ausgeweitet. Die EOR überwacht diese Änderungen und stellt sicher, dass Ihre Geschäftspraktiken den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die in mehreren Bundesstaaten gleichzeitig tätig sind.
Bei arbeitsrechtlichen Problemen, wie etwa Leistungsbedenken, Urlaubsanträgen oder Anforderungen an behindertengerechte Anpassungen gemäß dem US-amerikanischen Behindertengleichstellungsgesetz (Americans with Disabilities Act), sollte Ihr EOR Sie über das korrekte Vorgehen nach US-amerikanischem Recht beraten. Hier unterscheiden sich die EOR-Anbieter deutlich. Eine Plattform, die lediglich die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt, ist nicht dasselbe wie ein Partner mit echten HR-Experten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Sollte ein Wechsel des EOR-Partners jemals notwendig werden, erklärt Ihnen unser Leitfaden für einen strategischen Ansatz zum Wechsel des EOR-Partners, wie Sie diesen Übergang ohne Unterbrechung für Ihre Mitarbeiter gestalten können.
Schritt 7: Berichterstattung und Transparenz
Eine gut geführte EOR-Beziehung bietet Ihnen volle Transparenz über Ihre US-Personalkosten und keine Überraschungen bei der Rechnungsstellung.
Sie sollten regelmäßig Gehaltsabrechnungen erhalten, die Bruttogehalt, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Sozialleistungen und die Gebühr für den EOR-Service übersichtlich aufschlüsseln, sodass jede Position nachvollziehbar ist. Bei Foothold America nehmen wir uns die Zeit, unseren internationalen Kunden die Struktur der US-Arbeitgeberkosten zu erläutern, da diese sich deutlich von den Kosten britischer oder europäischer Unternehmen unterscheidet. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, FUTA, SUTA, Prämien für die Arbeiterunfallversicherung, der Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung: All dies erhöht die Kosten einer US-Einstellung zusätzlich zum Grundgehalt. Wir sind der Meinung, dass Sie genau verstehen sollten, was Sie bezahlen und warum, und nicht nur eine Zahl zur Genehmigung erhalten sollten.
Transparenz ist wichtig für die interne Budgetplanung, das Finanzreporting an Ihre Zentrale und für fundierte Entscheidungen im Zuge des Wachstums Ihres US-Teams. Wir möchten, dass Sie die Kontrolle über Ihre US-Personalkosten behalten und nicht im Dunkeln tappen.
Die US-amerikanische Landschaft der Arbeitsrechtskonformität
Um zu verstehen, wie Employer of Record (EOR) funktioniert, muss man das regulatorische Umfeld kennen, in dem es agiert. Dies ist kein Nebenaspekt, sondern der Kerngrund für die Existenz von EOR als Produktkategorie.
Das Bundesarbeitsrecht legt die Mindeststandards in allen 50 Bundesstaaten fest. Der Fair Labor Standards Act (FLSA) regelt Mindestlohn, Überstunden und Kinderarbeit. Der Civil Rights Act (CRA) verbietet Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht und nationaler Herkunft. Der Americans with Disabilities Act (ADA) verpflichtet zu angemessenen Vorkehrungen für Arbeitnehmer mit Behinderungen. Der Family and Medical Leave Act (FMLA) gewährt anspruchsberechtigten Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen unbezahlten, aber arbeitsplatzgeschützten Urlaub pro Jahr aus triftigen familiären oder medizinischen Gründen. Diese Bundesgesetze gelten einheitlich. Die jeweiligen Landesgesetze ergänzen diese Regelungen und bieten in den meisten Fällen einen umfassenderen Arbeitnehmerschutz.
Kalifornien ist das bekannteste Beispiel: Es hat ein umfassendes Beschäftigungsgesetz, einen höheren Mindestlohn, strenge Regeln zur Endvergütung, weitreichenden Antidiskriminierungsschutz und einige der arbeitnehmerfreundlichsten Regelungen zu Stellenklassifizierung und Wettbewerbsverboten im ganzen Land. New York City hat lokale Gesetze zu vorausschauender Dienstplanung, Chancengleichheit bei der Einstellung und Gehaltstransparenz. Massachusetts kennt spezifische Wettbewerbsverbote. Illinois verlangt bestimmte Vertragsklauseln. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regelungen, und manche Städte gehen sogar noch weiter.
Die Lohnsteuer ist komplex. Die Bundesbeiträge zur Sozialversicherung (FICA) gelten einheitlich, die Einkommensteuer der Bundesstaaten, die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und die lokalen Steuern variieren jedoch erheblich. Neun Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer. In einigen gibt es kommunale Einkommensteuern. Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (SUTA) variieren je nach Bundesstaat und Arbeitgeber-Eintrag, d. h. Ihr Beitrag ändert sich im Laufe der Zeit basierend auf den Arbeitslosenansprüchen ehemaliger Mitarbeiter.
Die korrekte Einstufung von Arbeitnehmern ist einer der am häufigsten vor Gericht ausgetragenen Bereiche des US-Arbeitsrechts. Die US-Steuerbehörde (IRS), das US-Arbeitsministerium und die einzelnen Bundesstaaten wenden jeweils eigene Kriterien an, um zu bestimmen, ob ein Arbeitnehmer als Angestellter oder als Selbstständiger einzustufen ist. Eine falsche Einstufung kann zu Steuernachzahlungen und erheblichen Strafen führen. Ein EOR (Employee Outstanding Recruitment) löst dieses Problem, indem es vom ersten Tag an ein korrektes Beschäftigungsverhältnis innerhalb eines vollständig gesetzeskonformen Rahmens sicherstellt.
Die I-9-Verifizierung ist obligatorisch. Jeder US-Arbeitgeber muss innerhalb einer festgelegten Frist die Arbeitsberechtigung seiner Angestellten überprüfen, indem er das Formular I-9 ausfüllt und die Unterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt. Der EOR (Employee Office Report) kümmert sich von Anfang an um die korrekte Durchführung dieses Vorgangs.
Diese regulatorische Komplexität ist der Grund, warum wir bei Foothold America sagen, dass die Expansion in den USA nicht nur ein Personalprojekt ist. Es handelt sich um eine rechtliche und Compliance-Herausforderung, die echtes Fachwissen vor Ort erfordert, um kostspielige Fehler zu vermeiden.
Was Sie als Kunde kontrollieren
Die Nutzung eines EOR bedeutet nicht, die Kontrolle über Ihre Mitarbeiter abzugeben. Die Verantwortlichkeiten sind klar aufgeteilt und die operative Autorität verbleibt vollständig bei Ihnen.
Sie entscheiden, wen Sie einstellen. Sie definieren die Rolle und die damit verbundenen Aufgaben. Sie legen Leistungserwartungen fest und führen Beurteilungen durch. Sie leiten das Tagesgeschäft und die Arbeitsrichtung. Sie entscheiden über Gehaltsänderungen, Beförderungen und Boni. Und Sie entscheiden, ob und wann das Arbeitsverhältnis beendet wird, wobei Sie sich vom EOR (Entscheidungsträger) über das korrekte Verfahren im jeweiligen Bundesland beraten lassen.
Der EOR kümmert sich um die rechtlichen, administrativen und Compliance-Aspekte. Alles andere liegt in Ihrer Verantwortung.
Das ist auch der Unterschied zwischen einer EOR und einer Zeitarbeitsfirma. Eine Zeitarbeitsfirma vermittelt Arbeitskräfte für befristete oder projektbezogene Einsätze. Eine EOR ermöglicht es Ihnen, Festangestellte für von Ihnen definierte Positionen einzustellen. Die EOR ist formal der Arbeitgeber. In der Praxis sind Sie jedoch der Arbeitgeber.
Wann man über EOR hinausgehen sollte
EOR ist meist eher ein Ausgangspunkt als eine dauerhafte Lösung. Mit dem Wachstum Ihres US-Geschäfts, in der Regel ab fünf bis zehn Mitarbeitern und nach erfolgreicher Marktanalyse, ist es meist sinnvoll, eine eigene US-Niederlassung zu gründen und auf direkte Anstellung oder eine PEO-Vereinbarung umzustellen.
Unser EOR-Implementierungsleitfaden mit Zeitplan und Prozessbeschreibung erläutert diesen Ablauf detailliert. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Planung EOR und PEO vergleichen, bietet Ihnen unser umfassender Leitfaden „EOR vs. PEO für die Geschäftserweiterung“ einen praxisnahen Vergleich.
Der Übergang ist gut zu bewältigen, wenn man mit einem Anbieter zusammenarbeitet, der ihn von Anfang an plant. Wenn man den Ablauf kennt, bevor man ihn beschreitet, wird man nie unvorbereitet getroffen.
Warum Foothold America
Die meisten EOR-Anbieter sind Technologieplattformen. Sie bieten Software, automatisierte Onboarding-Prozesse und ticketbasierten Support. Für einfache, unkomplizierte internationale Personalbeschaffung ist das ausreichend.
Die Expansion in die USA ist nicht einfach.
Foothold America hat sich ausschließlich auf die Unterstützung britischer und europäischer Unternehmen beim Markteintritt in den USA spezialisiert. Wir sind keine Plattform, die 150 Länder abdeckt. Wir konzentrieren uns auf einen einzigen Markt – das komplexeste Arbeitsumfeld der Welt – und bringen in jede Kundenbeziehung echte menschliche Expertise ein.
Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, sprechen Sie mit echten Menschen. Nicht mit einem Chatbot. Nicht mit einer Warteschleife. Mit erfahrenen Beratern für die Expansion in die USA, die persönlich ans Telefon gehen, Ihr Konto kennen und den Gesamtüberblick haben: Was der amerikanische Arbeitsmarkt erwartet, wie die einzelnen Bundesstaaten die Einhaltung der Vorschriften gestalten und wie Sie eine US-Beschäftigungsstruktur aufbauen, die Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen optimal unterstützt.
Wir haben Hunderte internationaler Unternehmen bei ihren ersten US-Mitarbeitern begleitet. Immer wieder bestätigen sie uns, dass die Qualität unserer Beratung den entscheidenden Unterschied gemacht hat. Nicht nur die Abwicklung der Formalitäten, sondern vor allem die Unterstützung durch jemanden, der Fragen antizipierte, an die sie selbst noch gar nicht gedacht hatten, Risiken frühzeitig erkannte, bevor sie zu Problemen wurden, und sich genauso sehr für das Ergebnis einsetzte wie sie selbst.
Uns liegt das Wohl der Menschen am Herzen, die wir vermitteln. Ihre US-Mitarbeiter sind keine bloßen Einträge in einem Lohnabrechnungssystem. Sie repräsentieren Ihre Marke, erschließen Ihren Markt und gestalten Ihre Zukunft in den USA. Sie verdienen es, vom ersten Tag an optimal betreut zu werden – mit den richtigen Sozialleistungen, der passenden Arbeitsstruktur und einem Arbeitgeber, der seine Verantwortung ihnen gegenüber ernst nimmt. Genau dabei unterstützen wir Sie.
Unser Leitfaden mit 10 Fragen zur Auswahl eines Arbeitgebers für die Arbeitgeberzulassung hilft Ihnen, Ihre Optionen richtig zu bewerten. Und wenn Sie bereit sind, Ihre konkrete Situation mit uns zu besprechen, sind wir für Sie da.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung mit unserem Team und machen Sie den ersten wirklichen Schritt in Richtung Ihrer Expansion in die USA.
Häufig gestellte Fragen: Wie funktioniert das Arbeitgeber-der-Akteur-System?
Erhalten Sie Antworten auf alle Ihre Fragen und machen Sie den ersten Schritt zur Geschäftsexpansion in den USA.
Mit einem gut vorbereiteten Anbieter und einem vollständigen Einstellungspaket können die meisten Mitarbeiter innerhalb von fünf bis zehn Werktagen eingearbeitet werden. Die wichtigsten Einflussfaktoren sind der Beschäftigungsstatus, die Komplexität der Anmeldung zu den Sozialleistungen und wie schnell der Mitarbeiter die Formulare ausfüllt.
Der Arbeitnehmer weiß, dass Sie in jeder Hinsicht sein Arbeitgeber sind. Der Arbeitsvertrag verweist auf die EOR-Vereinbarung. In der Praxis stellt dies für qualifizierte US-amerikanische Bewerber, die das Modell verstehen, selten ein Problem dar.
Ja, vorausgesetzt, Ihr EOR ist in dem betreffenden Bundesstaat als Arbeitgeber registriert. Foothold America deckt alle 50 Bundesstaaten ab. Einige Bundesstaaten, insbesondere Kalifornien und New York, haben zusätzliche Anforderungen, die sorgfältige Bearbeitung und fundiertes Fachwissen erfordern und nicht nur die Registrierungsunterlagen.
Der EOR (Employment Report) begleitet Sie durch den korrekten Prozess. In den meisten Bundesstaaten gilt das Prinzip der freien Kündbarkeit, daher besteht keine Kündigungspflicht wie im europäischen Recht. Dennoch sind bestimmte Verfahrensweisen einzuhalten: Fristen für die letzte Gehaltszahlung (in Kalifornien ist in vielen Fällen die Zahlung am selben Tag erforderlich), COBRA-Mitteilungen mit strikten Fristen und die korrekte Dokumentation. Ein guter EOR verfügt über HR-Experten, die Sie in jedem Schritt beraten.
Die EOR-Gebühren sind üblicherweise eine monatliche Pauschale pro Mitarbeiter oder ein Prozentsatz des Bruttogehalts, in der Regel zwischen 10 % und 20 %. Ihre Rechnung sollte das Bruttogehalt, die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die Kosten für Sozialleistungen und die EOR-Gebühr separat ausweisen. Fordern Sie vor Vertragsabschluss immer eine vollständige Kostenaufstellung an.
Ja, und das ist eine der praktischen Stärken des EOR-Modells. Wenn Sie gleichzeitig in Kalifornien, Texas und New York Mitarbeiter einstellen, übernimmt das EOR die unterschiedlichen staatlichen Registrierungen, Steuerpflichten und Compliance-Anforderungen für jeden einzelnen Staat. Sie müssen sich nicht selbst mit der Komplexität der Verwaltung mehrerer Bundesstaaten auseinandersetzen.
Eine Zeitarbeitsfirma stellt Zeitarbeiter für befristete Einsätze bereit. Ein EOR (Employee Operating Representative) beschäftigt hingegen feste Mitarbeiter Ihres Teams, die unter Ihrer Leitung arbeiten. Der EOR ist formal der Arbeitgeber. In der Praxis sind Sie jedoch der operative Arbeitgeber.
Es gibt keine feste Regel, aber die Wirtschaftlichkeit ändert sich in der Regel, sobald Sie mehr als acht bis zehn US-Mitarbeiter beschäftigen. Ab diesem Punkt können die laufenden Gebühren für die Unternehmensgründung und -verwaltung die jährlichen Kosten für die Unternehmensgründung und -verwaltung übersteigen. Die richtige Entscheidung hängt von Ihrer Mitarbeiterentwicklung, den Bundesstaaten, in denen Sie tätig sind, und dem Umfang Ihrer geplanten internen Personalkapazitäten ab.
KONTAKT
Kontakt
Füllen Sie das untenstehende Formular aus. Einer unserer Experten für Expansion in den USA wird sich in Kürze bei Ihnen melden, um einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Während des Anrufs besprechen wir Ihre Geschäftsanforderungen, stellen Ihnen unsere Dienstleistungen im Detail vor und beantworten alle Ihre Fragen.
