Budgetplanung für Ihre erste US-Einstellung | Kostenleitfaden

Die meisten internationalen Unternehmen unterschätzen die Kosten ihrer ersten US-Einstellung. Und zwar nicht nur geringfügig. So erheblich, dass dies zu echten Problemen in der Wirtschaftlichkeitsberechnung und, nach der Einstellung, zu unangenehmen Überraschungen bei der monatlichen Gehaltsabrechnung führt.

Die Lücke besteht üblicherweise nicht aus dem Gehalt selbst. Dieser Teil wird sorgfältig modelliert. Die Lücke umfasst vielmehr alle Kosten zusätzlich zum Gehalt: die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die Krankenversicherungsbeiträge, die Arbeitgeberzuschüsse zur Altersvorsorge, die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung, die landesspezifischen Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und die administrative Infrastruktur, die für den reibungslosen Ablauf erforderlich ist.

Dieser Leitfaden erläutert alle Kostenpositionen für eine US-Einstellung, erklärt deren Funktionsweise, liefert verifizierte Zahlen für 2025/2026 und stellt Ihnen ein Kostenmodell zur Verfügung, das Sie direkt in einer Präsentation vor dem Vorstand oder in einem Finanzbericht verwenden können. Alle Zahlen sind belegt. Nichts hierin ist erfunden oder basiert auf veralteten Daten.

Warum die US-Arbeitskosten internationale Unternehmen überraschen

Internationale Unternehmen, die ihr erstes US-Kostenmodell erstellen, beginnen typischerweise mit dem Gehalt und addieren einen groben Prozentsatz für Steuern und Sozialleistungen. In Großbritannien ist dieser Prozentsatz relativ gut vorhersehbar: 15 % Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung auf Einkommen über 5,000 £, eine Mindestrentenversicherung von 3 % und einige moderate Zusatzkosten. Die Struktur ist gut dokumentiert.

In den USA ist die Struktur anders:

• Es gibt keine allgemeine Gesundheitsversorgung. Sie finanzieren den Zugang Ihrer Mitarbeiter zu einer Krankenversicherung.
• Die Lohnsteuer wird auf Bundes- und Landesebene aufgeteilt, wobei für jede Ebene separate Meldesysteme und Fristen gelten.
• Die Lohnkostenverpflichtungen variieren erheblich von Bundesstaat zu Bundesstaat.
• Bei einigen der bedeutendsten Kosten, insbesondere der Krankenversicherung, handelt es sich eher um Marktstandards als um gesetzliche Vorgaben. Das bedeutet, dass sie nicht in den Arbeitgeberrichtlinien nach HMRC-Vorschriften aufgeführt werden, sondern erst auf Ihrer monatlichen Rechnung erscheinen.

Das Ergebnis ist, dass ein Unternehmen, das mit „Gehalt plus 10–15 %“ plant, oft feststellt, dass die tatsächlichen Kosten bei Gehalt plus 20–25 % liegen, sobald alle obligatorischen und erwarteten Kosten berücksichtigt sind. Bei niedrigeren Gehältern, wo die Krankenversicherung einen größeren Anteil der Gesamtkosten ausmacht, kann der Aufschlag sogar 25–30 % erreichen.

Wenn man dies vor der Einstellung versteht, ist die Geschäftsgrundlage stichhaltig. Versteht man es erst danach, bedeutet das ein schwieriges Gespräch mit dem Vorstand über ein Budget, das nicht eingehalten wurde.

Die vollständige Kostenstruktur: Jede einzelne Position

1. Grundgehalt

Dies ist der Betrag, den Ihr Mitarbeiter als Bruttogehalt aushandelt und erwartet. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Berechnungen.

Die Gehälter in den USA variieren stark je nach Position, Seniorität, Branche und Standort. Ein Vertriebsmitarbeiter in San Francisco verdient deutlich mehr als ein Kollege in Austin für eine vergleichbare Position. Ein Softwareentwickler in New York erwartet mehr als in Raleigh. Unser Leitfaden zum Gehaltsvergleich in den USA erklärt Ihnen, wie Sie die richtigen Vergleichswerte für Ihre Position und Ihren Standort ermitteln.

Für die in diesem Leitfaden enthaltenen Beispiele verwenden wir drei Gehaltsstufen:

• Einstellung für Berufsanfänger: $ 70,000 pro Jahr
• Fachkraft im mittleren Management: $ 100,000 pro Jahr
• Einstellung von Führungskräften: $ 150,000 pro Jahr

2. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (FICA – Federal Payroll Taxes)

Die FICA-Beiträge (Federal Insurance Contributions Act) finanzieren die Sozialversicherung und Medicare. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils die Hälfte.

Aktuelle Zinssätze für 2026 ( vom IRS bestätigt ):

• Sozialversicherung: 6.2 % des Lohns, bis zu einer Lohnbasis von 184,500 US-Dollar
• Medizin: 1.45 % aller Löhne, ohne Obergrenze
• Kombinierter Arbeitgeber-FICA-Satz: 7.65 %

Die Sozialversicherungsbeiträge (FICA) sind verpflichtend. Es gibt keine Einkommensgrenzen, unterhalb derer keine Beiträge gezahlt werden. Vom ersten verdienten Dollar an zahlen Sie als Arbeitgeber zusätzlich 7.65 %.

3. Bundesweite Arbeitslosensteuer (FUTA)

Die FUTA finanziert die staatlichen Arbeitslosenleistungen. Der Bruttosatz beträgt 6.0 % auf die ersten 7,000 US-Dollar des Lohns jedes Arbeitnehmers. Arbeitgeber, die ihre staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA) fristgerecht entrichten, erhalten jedoch eine Gutschrift von 5.4 %, wodurch sich der effektive Satz auf 0.6 % reduziert.

Effektive FUTA-Kosten pro Mitarbeiter und Jahr: 42 US-Dollar

Das sind zwar geringe, aber dennoch reale Kosten. In einem kleinen Team sind sie minimal. Sie skalieren nicht mit dem Gehalt.

4. Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA)

Jeder Bundesstaat erhebt seine eigene Arbeitslosenversicherungssteuer. Der Steuersatz, die Bemessungsgrundlage und die Berechnungsmethode variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat.

Neue Arbeitgeber zahlen in der Regel für die ersten ein bis drei Jahre einen Standardtarif für neue Arbeitgeber. Danach wird ein erfahrungsabhängiger Tarif auf Basis ihrer Schadenshistorie angewendet.

Typische SUTA-Tarife für neue Arbeitgeber in den wichtigsten Bundesstaaten:

• Kalifornien: 3.4 % auf Löhne bis zu 7,000 $ = bis zu 238 $ pro Mitarbeiter
• Texas: 2.7 % auf Löhne bis zu 9,000 $ = bis zu 243 $ pro Mitarbeiter
• New York: 3.4 % auf Löhne bis zu 13,000 $ = bis zu 442 $ pro Mitarbeiter
• Florida: 2.7 % auf Löhne bis zu 7,000 $ = bis zu 189 $ pro Mitarbeiter

Die SUTA-Kosten werden von den meisten international tätigen Unternehmen in ihrer anfänglichen Kalkulation völlig übersehen. Für den Arbeitnehmer sind sie nicht sichtbar. Sie erscheinen nirgends auf der Gehaltsabrechnung. Dennoch ist die SUTA eine tatsächliche Arbeitgeberpflicht in jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, und Sie müssen sich bei der jeweiligen Arbeitslosenversicherung jedes Bundesstaates separat anmelden.

5. Krankenversicherung

Dies ist der Positionsposten, der die Beschäftigungskosten in den USA am deutlichsten von den Beschäftigungskosten in Großbritannien unterscheidet.

In Großbritannien ist die vom Arbeitgeber finanzierte Gesundheitsversorgung optional. Arbeitnehmer sind unabhängig davon über den NHS (National Health Service) versichert.

In den USA gibt es keine flächendeckende Krankenversicherung. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Krankenversicherung anzubieten, und die Qualität dieser Versicherung ist ein wesentlicher Faktor für die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern.

Laut der KFF-Studie „Employer Health Benefits Survey 2025“ , der maßgeblichen Quelle zu den Gesundheitskosten von Arbeitgebern in den USA:

• Durchschnittliche Gesamtprämie für Einzelversicherungen: $ 9,325 pro Jahr
• Durchschnittlicher Arbeitnehmerbeitrag (Einzelperson): $ 1,368 pro Jahr
• Durchschnittlicher Arbeitgeberanteil (Einzelperson): ca. 7,957 US-Dollar pro Jahr
• Durchschnittliche Gesamtprämie für Familienversicherung: $ 26,993 pro Jahr
• Durchschnittlicher Arbeitgeberanteil (Familie): ca. 20,143 US-Dollar pro Jahr

Verwenden Sie für Ihr Kostenmodell die folgenden Richtwerte pro Mitarbeiter:

Eine gängige Annahme ist, dass etwa 50–60 % Ihrer Mitarbeiter eine Einzelversicherung und 30–40 % eine Familienversicherung abschließen. Ein kleines Team von vier oder fünf Personen mit unterschiedlichem Versicherungsschutz kann allein an Arbeitgeberbeiträgen zur Krankenversicherung Kosten von 45,000 bis 55,000 US-Dollar pro Jahr verursachen.

Bei der ersten US-Einstellung eines Unternehmens ist eine Einzelversicherung üblicherweise Standard. Rechnen Sie mit jährlichen Arbeitgeberbeiträgen zur Krankenversicherung für eine einzelne Einstellung von 8,000 bis 10,000 US-Dollar.

Warum Qualität wichtig ist:

US-amerikanische Bewerber fragen im Bewerbungsprozess nach der Krankenversicherung. Sie möchten wissen, welches Netzwerk abgedeckt ist (welche Krankenhäuser und Ärzte), wie hoch die Selbstbeteiligung ist (wie viel sie zahlen müssen, bevor die Versicherung greift) und wie hoch der maximale Eigenanteil ist (der Höchstbetrag, den sie pro Jahr zahlen können). Eine Versicherung mit einer sehr hohen Selbstbeteiligung wird als unzureichender Versicherungsschutz wahrgenommen, selbst wenn die Prämie niedriger ist. Konkurrieren Sie mit der Qualität Ihrer Versicherung, nicht nur damit, ob Sie überhaupt eine anbieten.

Wenn Sie über einen EOR- oder PEO-Anbieter einstellen, profitiert Ihr Mitarbeiter von einem Gruppenversicherungstarif mit deutlich günstigeren Konditionen als die, die ein kleines, neu gegründetes Unternehmen eigenständig abschließen könnte. Dies ist einer der größten und greifbarsten Vorteile der EOR- und PEO-Modelle.

6. Arbeitgeberzuschuss zum 401(k)-Plan

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für US-Arbeitgeber, einen 401(k)-Altersvorsorgeplan anzubieten oder entsprechende Arbeitgeberbeiträge zu leisten. In der Praxis erwarten Bewerber in Fach- und Führungskräftepositionen jedoch einen 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss; dessen Fehlen wird als negatives Signal gewertet.

Laut Fidelity liegt der durchschnittliche Arbeitgeberzuschuss im Jahr 2025/2026 zwischen 4 % und 6 % der Arbeitnehmervergütung, wobei die häufigste Struktur ein Zuschuss von 50 % auf die ersten 6 % des Gehalts ist, die der Arbeitnehmer selbst beisteuert.

Für die Budgetplanung sollten Sie 3 % des Grundgehalts als geschätzte Arbeitgeberkosten verwenden (was den Kosten einer 50%igen Zuzahlung auf die ersten 6 % bei typischer Mitarbeiterbeteiligung entspricht):

Wenn Sie einen EOR oder PEO nutzen, ist der 401(k)-Plan in der Servicestruktur enthalten. Sie müssen keinen eigenen ERISA-konformen Plan einrichten und verwalten.

7. Arbeitnehmerentschädigungsversicherung

Die Arbeiterunfallversicherung ist in fast allen US-Bundesstaaten obligatorisch. Sie deckt Arbeitnehmer ab, die an einer arbeitsbedingten Krankheit oder Verletzung leiden, und bietet sowohl medizinische Behandlung als auch Lohnersatz.

Die Beiträge zur Arbeiterunfallversicherung werden als Satz pro 100 US-Dollar Lohnsumme berechnet. Dabei werden Klassifizierungscodes verwendet, die das Risikoniveau der jeweiligen Tätigkeit widerspiegeln. Büro- und Verwaltungsangestellte zahlen die niedrigsten Beiträge, körperlich anstrengende Tätigkeiten die höchsten.

Der durchschnittliche Beitrag zur Arbeiterunfallversicherung (Stand: 2025) beträgt landesweit etwa 1.03 US-Dollar pro 100 US-Dollar Lohnsumme. Für einen typischen Büroangestellten (NCCI-Code 8810) liegt der Beitrag bei etwa 0.35 US-Dollar pro 100 US-Dollar.

Bei Tätigkeiten mit höherem körperlichem Risiko fallen die Vergütungssätze deutlich höher aus. Bei Vertriebs- oder Außendiensttätigkeiten, die mit häufigen Reisen oder körperlicher Aktivität verbunden sind, prüfen Sie bitte den entsprechenden Klassifizierungscode für die jeweilige Stelle und das Bundesland.

8. Zahn- und Sehversicherung

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber allgemein als Bestandteil eines attraktiven Vergütungspakets erwartet. Typische Kosten für den Arbeitgeber:

• Zahnversicherung: 300 bis 600 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr
• Sehkraftversicherung: 100 bis 200 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr

Das sind zwar vergleichsweise geringe Kosten, aber für Arbeitnehmer sind sie wichtig. Die Aufnahme von Zahn- und Sehversorgung in das Leistungspaket ist gängige Praxis bei Arbeitgebern, die um qualifizierte Fachkräfte konkurrieren.

9. Lebensversicherung und Berufsunfähigkeitsversicherung

Eine Basis-Lebensversicherung (in der Regel das Einfache eines Jahresgehalts) und eine Krankentagegeldversicherung werden häufig als arbeitgeberfinanzierte Leistungen angeboten. Die Kosten variieren je nach Deckungsumfang und Anbieter, liegen aber typischerweise bei:

• Grundlegende Lebensversicherung: 100 bis 300 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr
• Kurzfristige Behinderung: 200 bis 600 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr (variiert erheblich je nach Gehalt und Sozialleistungen)

Die Kosten für eine Langzeit-Invaliditätsversicherung werden oft vom Arbeitnehmer selbst getragen, können aber in großzügigeren Paketen auch teilweise vom Arbeitgeber übernommen werden.

10. Bezahlter Urlaub (PTO)

PTO ist zwar kein direkter Geldkostenfaktor, stellt aber dennoch einen realen Kostenfaktor in Form von Gehaltszahlungen für arbeitsfreie Tage dar.

US-amerikanische Arbeitgeber bieten neuen Mitarbeitern üblicherweise 10 bis 15 Tage bezahlten Urlaub sowie 10 gesetzliche Feiertage (wobei es keine bundesweite Regelung zur Feiertagsvergütung gibt). Viele Arbeitgeber fassen Urlaub, Krankheitstage und persönliche Freistellungstage zu einem jährlichen Urlaubskonto von 15 bis 20 Tagen zusammen.

Bei der Budgetplanung sollten Sie den bezahlten Urlaub als Prozentsatz des Gesamtgehalts betrachten: 10 Urlaubstage bei einem Gehalt von 100,000 US-Dollar verursachen zusätzliche Gehaltskosten von etwa 3,846 US-Dollar für unproduktive Tage (10/260 Arbeitstage x 100,000 US-Dollar).

11. Lohn- und Gehaltsverwaltungskosten des Arbeitgebers

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA erfordert entweder eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnungsinfrastruktur oder einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister. Die Kosten variieren, betragen aber typischerweise:

• Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistung: 200 bis 600 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr für die grundlegende Lohnabrechnung.
• Lohnsteueranmeldung (vierteljährliche Formulare 941, jährliches Formular 940, Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen (W-2)): zusätzlicher Verwaltungsaufwand
• Staatliche Zulassungen: einmalige Kosten von 50 bis 200 US-Dollar pro Bundesstaat

Für internationale Unternehmen, die erstmals Mitarbeiter in den USA einstellen, stellt der operative Aufwand für die US-Lohnbuchhaltung einen erheblichen Kostenfaktor dar. Ein EOR (Electronic Office Report) eliminiert diese Kosten vollständig, indem er Lohnabrechnung, Steuererklärungen und alle staatlichen Registrierungen im Rahmen der Servicegebühr übernimmt.

Das vollständige Kostenmodell

Hier ist das vollständige Kostenmodell für drei Gehaltsstufen, basierend auf verifizierten Zahlen für 2025/2026. Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (FICA) stammen vom IRS, die Krankenversicherung aus der KFF-Umfrage von 2025 und die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge (401(k)) aus Daten von Fidelity. Die staatliche Studienbeihilfe (SUTA) wird auf 400 US-Dollar geschätzt und gilt als Mittelwert für die meisten Bundesstaaten.

Erster US-amerikanischer Mitarbeiter mit einem Gehalt von 70,000 US-Dollar:

Erster US-amerikanischer Mitarbeiter mit einem Gehalt von 100,000 US-Dollar:

Erster US-amerikanischer Mitarbeiter mit einem Gehalt von 150,000 US-Dollar:

Beachten Sie, dass der prozentuale Aufschlag mit steigendem Gehalt abnimmt. Dies liegt daran, dass die Krankenversicherung unabhängig vom Gehalt eine fixe Kostenposition pro Mitarbeiter darstellt und somit für Geringverdiener eine größere prozentuale Belastung bedeutet. Bei einem Gehalt von 70,000 US-Dollar betragen die Krankenversicherungskosten allein etwa 11 % des Gehalts. Bei 150,000 US-Dollar machen sie hingegen nur noch 5 % aus.

Die Lücken, die die meisten Unternehmen übersehen

Ausgehend von unserer wöchentlichen Zusammenarbeit mit britischen und europäischen Unternehmen bei ihren ersten US-Einstellungen, sind hier die Kostenpunkte aufgeführt, die am häufigsten in ersten Budgetentwürfen fehlen.

SUTA. Die staatliche Arbeitslosenversicherung fehlt im ersten Modell fast immer. Sie ist zwar pro Mitarbeiter gering, aber real und erfordert eine separate staatliche Registrierung in jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen.

Familienkrankenversicherung. Unternehmen, die zunächst nur eine Einzelversicherung einplanen und dann jemanden einstellen, der eine Familienversicherung benötigt, sehen sich mit erheblichen Budgetabweichungen konfrontiert. Die durchschnittlichen Arbeitgeberkosten für eine Familienversicherung (20,143 US-Dollar) sind mehr als doppelt so hoch wie die Kosten für eine Einzelversicherung (7,957 US-Dollar). Klären Sie daher den voraussichtlichen Versicherungsbedarf Ihres neuen Mitarbeiters, bevor Sie das Budget endgültig festlegen.

Arbeitsunfallversicherung in mehreren Bundesstaaten. Wenn Ihre ersten zwei oder drei US-Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten arbeiten, benötigen Sie separate Arbeitsunfallversicherungen in jedem Bundesstaat, da dies in den meisten Bundesstaaten vorgeschrieben ist. Für Bürotätigkeiten ist dies nicht übermäßig teuer, erfordert aber die Beschaffung und laufende Verwaltung.

Zahn- und Sehhilfen. Einzeln betrachtet sind das geringe Kosten, aber sie sind üblich und Bewerber werden danach fragen. Sie nicht einzuplanen und sie später nachträglich hinzufügen zu müssen, führt zu einer kleinen, aber ärgerlichen Budgetabweichung.

COBRA-Verwaltung. Verlässt ein US-amerikanischer Mitarbeiter Ihr Unternehmen, verpflichtet Sie das US-Bundesgesetz (COBRA), die Krankenversicherung für bis zu 18 Monate zu Gruppentarifen fortzuführen. Sie müssen innerhalb von 14 Tagen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters eine entsprechende Benachrichtigung versenden. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen von bis zu 110 US-Dollar pro Tag und betroffenem Versicherten. Diese administrative Verpflichtung hat kein Äquivalent im Vereinigten Königreich und wird von den meisten international tätigen Unternehmen nicht eingeplant.

Die Kosten einer falschen Einstufung. Die fälschliche Einstufung eines US-amerikanischen Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer, um diese Kosten zu vermeiden, ist einer der häufigsten und teuersten Fehler internationaler Unternehmen. Nachzahlungen für die Sozialversicherungsbeiträge (FICA), Strafen für die Nichtzahlung der Arbeitslosen- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge (FUTA und SUTA) sowie mögliche Nachforderungen für Überstundenvergütung können die Kosten, die Sie eigentlich vermeiden wollten, schnell übersteigen. Unser Artikel zur Einstufung von US-amerikanischen Mitarbeitern erläutert die Risiken im Detail.

EOR vs. Direktbeschäftigung: Der Kostenvergleich

Für Ihre erste Einstellung in den USA haben Sie zwei realistische Möglichkeiten: Sie können direkt über Ihre eigene US-Niederlassung (oder über eine professionelle Arbeitgeberorganisation, falls Sie eine solche besitzen) einstellen oder einen Employer of Record nutzen.

Direkte Lohnkosten:

• Alle oben genannten Kosten
• Gründung und Verwaltung einer US-Niederlassung: typischerweise 3,000 bis 8,000 US-Dollar an Rechts- und Anmeldekosten im ersten Jahr.
• Lohnabrechnungssoftware und -verwaltung: 200 bis 600 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr
• Beschaffung der Krankenversicherung: Zeitaufwand und Maklergebühren
• Arbeitnehmerentschädigungsrichtlinie: Beschaffung und Verwaltung

EOR-Kosten:

• EOR-Servicegebühr: typischerweise 10 % bis 20 % des Bruttogehalts oder eine monatliche Pauschalgebühr pro Mitarbeiter von 400 bis 1,000 US-Dollar.
• Die Krankenversicherung ist üblicherweise in der Gruppenversicherung des EOR enthalten.
• Arbeiterunfallversicherung, 401(k)-Verwaltung und Lohnsteuererklärungen sind alle enthalten

Für Ihre ersten ein bis drei US-Mitarbeiter, bevor Sie eine Niederlassung gegründet haben, ist ein EOR (Enterprise Office) fast immer die kostengünstigere Wahl, selbst wenn die Servicegebühr hoch erscheint. Die Alternative wäre, die Gründungskosten (3,000 bis über 8,000 US-Dollar) zu zahlen, bevor Sie die Marktchancen bestätigt haben, und zusätzlich den gesamten Aufwand für die Einrichtung der US-Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen von Grund auf zu tragen.

Unsere Leitfäden zur Funktionsweise des Employer of Record , zum Zeitplan für die EOR-Implementierung und zum Vergleich von EOR und PEO erklären das Gesamtbild.

Was in die Vorstandspräsentation gehört

Wenn Sie Ihrem Vorstand oder Finanzausschuss einen US-Einstellungsplan vorstellen, müssen Sie folgende Zahlen verteidigen:

Gesamte Arbeitgeberkosten pro Einstellung. Verwenden Sie das oben genannte Kostenmodell basierend auf Gehalt, Bundesland und Versicherungsumfang für Ihre spezifische Einstellung. Geben Sie die Gesamtkosten an, nicht nur das Gehalt.

Einrichtungskosten im ersten Jahr. Bei der Option „Entity-First“ sind die Einrichtungskosten im ersten Jahr hinzuzurechnen. Bei der Option „EOR“ ist die Gebührenstruktur deutlich zu kennzeichnen.

Vorteile und Wettbewerbsfähigkeit. Ihr Vorstand wird wissen wollen, ob Ihr Leistungspaket auf dem US-Markt wettbewerbsfähig ist. Das ist es. Die KFF-Studie 2025 liefert Ihnen die Marktvergleichswerte.

Staatsspezifische Pflichten. Wenn Sie Mitarbeiter in Kalifornien oder New York einstellen, beachten Sie bitte die zusätzlichen staatsspezifischen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften. Kalifornien erhebt eine staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI), die ab 2025 mit 1.3 % des Bruttolohns ohne Beitragsbemessungsgrenze erhoben wird. Dies stellt eine der bedeutendsten zusätzlichen Lohnkosten auf Landesebene für Gutverdiener dar. New York bietet bezahlten Familienurlaub (NY PFL), der über Lohnabzüge finanziert wird. Für beide Programme sind zusätzlich zu den üblichen Bundes- und SUTA-Pflichten separate Registrierungen und Meldefristen erforderlich.

Betriebsmodell. Unabhängig davon, ob Sie einen EOR (Employee Outsourcing Service), einen PEO (Professional Employer Organization) oder Direktanstellung nutzen, erläutern Sie, wer für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Steuererklärungen und die Verwaltung der Sozialleistungen zuständig ist. Aufsichtsräte möchten sichergehen, dass die Einhaltung der US-Vorschriften von Experten gewährleistet wird.

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit diesem Thema befassen und Ihre Zahlen überprüfen lassen möchten oder Unterstützung beim Erstellen eines Modells für Ihre konkrete Einstellung benötigen, ist unser Team von Foothold America der richtige Ansprechpartner. Wir arbeiten regelmäßig mit Finanzdirektoren und CFOs britischer und europäischer Unternehmen zusammen, die ihren ersten Business Case für die US-Personalbeschaffung erstellen. Wir bieten Ihnen eine detaillierte Beratung, abgestimmt auf Ihre spezifische Rolle, Ihren Bundesstaat und Ihre Personalplanung.

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