Wenn Ihr Londoner Fintech-Unternehmen seinen ersten Mitarbeiter in Kalifornien einstellt, erhalten Sie innerhalb weniger Tage eine Mitteilung über die Pflichtbeiträge zur staatlichen Behindertenversicherung. Ihr Personalleiter in Dublin fragt nach, was SDI bedeutet, ob die Versicherung in allen Bundesstaaten vorgeschrieben ist und wie hoch die Kosten sind.
Sie sind nicht allein. Internationale Unternehmen, die in die Vereinigten Staaten expandieren, stoßen oft auf obligatorische staatliche Versicherungsprogramme, die es in den meisten anderen Ländern nicht gibt. Dies führt zu Compliance-Verpflichtungen, die selbst erfahrene globale Unternehmen überraschen.
Anders als in Großbritannien, wo das gesetzliche Krankengeld gilt, oder in Irland, wo die Sozialleistungen bei Krankheit durch allgemeine Steuern finanziert werden, verlangen fünf US-Bundesstaaten von den Arbeitgebern, dass sie eine staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung anbieten, die aus einer Kombination von Lohnabzügen der Arbeitnehmer und in einigen Fällen auch Arbeitgeberbeiträgen besteht.
Diese verpflichtenden Programme bieten Arbeitnehmern, die aufgrund von nicht arbeitsbedingter Krankheit, Verletzung oder Schwangerschaft ihrer Tätigkeit nicht nachgehen können, einen teilweisen Lohnersatz. Für europäische Unternehmen, die an einheitlichere nationale Beschäftigungssysteme gewöhnt sind, stellt die Bewältigung dieses Flickenteppichs an bundesstaatlichen Regelungen zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung einen der komplexesten Aspekte des Markteintritts in den USA dar.
Was ist die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung und warum ist sie wichtig?
Die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI) bietet Arbeitnehmern, die aufgrund von Krankheit, Verletzung oder Schwangerschaft, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen, nicht arbeiten können, vorübergehenden Lohnersatz. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter in Kalifornien am Wochenende beim Skifahren ein Bein bricht, kann er während seiner Genesung SDI-Leistungen beantragen. Benötigt ein Mitarbeiter in New Jersey aufgrund einer Erkrankung eine Operation, erhält er während der Genesungsphase einen Teil seines Einkommens durch die SDI. Nimmt Ihre schwangere Mitarbeiterin in New York wegen der Geburt Mutterschaftsurlaub, ersetzt die SDI einen Teil ihres Lohns.
Die SDI dient dem Schutz von Arbeitnehmern vor Einkommensverlusten bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit, die sie an der Ausübung ihrer Tätigkeit hindert. Das Schlüsselwort ist „vorübergehend“. Diese Programme bieten kurzfristige Leistungen, in der Regel für einige Wochen bis einige Monate, keine dauerhafte Unterstützung bei Arbeitsunfähigkeit.
Was SDI umfasst:
- Nicht arbeitsbedingte Krankheit oder Verletzung
- Operation und Erholungsphasen
- Schwangerschaft und Geburt
- Psychische Erkrankungen, die eine Arbeitsunfähigkeit erfordern
- Vorübergehende Behinderungen, die die Arbeitsleistung beeinträchtigen
Was SDI NICHT abdeckt:
- Arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen (die durch die Arbeiterunfallversicherung abgedeckt sind)
- Langfristige oder dauerhafte Behinderungen (abgedeckt durch Bundessozialversicherungs-Invalidenversicherung)
- Arbeitslosigkeit (abgedeckt durch die staatliche Arbeitslosenversicherung)
- Freistellung aus anderen Gründen als medizinischer Behinderung
Nur fünf Bundesstaaten – Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island – schreiben SDI-Programme vor. Auch Puerto Rico unterhält ein ähnliches Pflichtprogramm. In den übrigen 45 Bundesstaaten ist die Absicherung gegen kurzfristige Arbeitsunfähigkeit optional. Arbeitgeber können sie als freiwillige Zusatzleistung anbieten, es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung dazu.
Für international tätige Arbeitgeber stellt dies eine Herausforderung hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften dar. Ihr Unternehmen beschäftigt möglicherweise Mitarbeiter in Texas (wo keine SDI-Pflicht besteht) und Kalifornien (wo SDI verpflichtend ist). Sie benötigen daher unterschiedliche Lohnabrechnungsprozesse, eine angepasste Mitarbeiterkommunikation und eine differenzierte Verwaltung der Sozialleistungen für Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten. Diese Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesstaaten stellen einen grundlegenden Unterschied zu europäischen Systemen dar, in denen nationale Programme einheitlich im gesamten Land gelten.
Warum internationale Unternehmen SDI verstehen müssen
Die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung ist für internationale Arbeitgeber aus drei entscheidenden Gründen wichtig: Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Kostenplanung und Erfüllung der Erwartungen der Mitarbeiter.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die SDI-Versicherung ist in fünf Bundesstaaten verpflichtend. Sobald Sie in Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York oder Rhode Island auch nur einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie die jeweiligen SDI-Vorschriften des Bundesstaates erfüllen. Es gibt keine Mindestmitarbeiterzahl, keine Übergangsfrist und keine Ausnahmeregelung für ausländische Unternehmen. Mit Ihrer ersten Einstellung treten alle Pflichten zur Einhaltung der Versicherungspflichten in Kraft, einschließlich der Registrierung bei den zuständigen Behörden, des Lohnsteuerabzugs, der vierteljährlichen Meldung und der Abführung der Beiträge.
Kostenplanung: Die Beiträge zur Sozialversicherung (SDI) beeinflussen Ihre gesamten Lohnkosten. Während Arbeitnehmer die meisten SDI-Kosten in der Regel über Lohnabzüge decken, tragen Arbeitgeber die Verwaltungskosten und in einigen Bundesstaaten auch die direkten Beitragsverpflichtungen. In Kalifornien beträgt der Arbeitnehmerbeitrag 1.3 % des unbegrenzten Lohns. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer mit einem Jahresgehalt von 150,000 US-Dollar jährlich 1,950 US-Dollar in die SDI einzahlt. New Jersey verlangt sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberbeiträge zur Krankentagegeldversicherung. Hawaii verpflichtet Arbeitgeber, mindestens 50 % der Krankentagegeldprämien zu übernehmen. Wenn Sie diese Kosten im Voraus kennen, vermeiden Sie Budgetüberraschungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter in den USA. Erfahren Sie mehr über kalifornische Anforderungen zur Einhaltung der Beschäftigungsbestimmungen.
Erwartungen der Mitarbeiter: Amerikanische Arbeitnehmer in SDI-Bundesstaaten kennen diese Leistungen und berücksichtigen sie bei ihren Einstellungsentscheidungen. Ihre Fähigkeit, die Funktionsweise von SDI, die Anspruchsberechtigung und die Höhe der Leistungen zu erläutern, beweist HR-Kompetenz und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter. Fehler im Umgang mit SDI führen zu Verwirrung, Verstößen gegen die Vorschriften und Problemen in den Mitarbeiterbeziehungen, die Ihrer Arbeitgebermarke auf dem wettbewerbsintensiven US-Arbeitsmarkt schaden. Weitere Informationen zu den Erwartungen US-amerikanischer Arbeitnehmer finden Sie in unserem Leitfaden. Vollzeitbeschäftigtenvergünstigungen in den USA.
Die fünf Bundesstaaten mit obligatorischen SDI-Programmen
Um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, ist es unerlässlich, die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten zu kennen. Zwar bieten alle fünf Bundesstaaten Lohnersatzleistungen bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit an, doch die Beitragssätze, die Leistungsberechnung und die Verwaltungsverfahren unterscheiden sich erheblich. Hier erfahren internationale Arbeitgeber, was sie über die einzelnen Bundesstaaten wissen müssen.
Kalifornische staatliche Behindertenversicherung
Verwaltungsbehörde: Kalifornisches Ministerium für Beschäftigungsentwicklung (EDD)
Programmname: Staatliche Behindertenversicherung (SDI)
Gründungsjahr: 1946
Arbeitnehmerbeiträge 2026:
Arbeitnehmer in Kalifornien zahlen 1.3 % ihres Lohns ohne Lohnobergrenze. Ein Arbeitnehmer mit einem Jahresgehalt von 100,000 US-Dollar zahlt jährlich 1,300 US-Dollar. Ein Arbeitnehmer mit einem Jahresgehalt von 200,000 US-Dollar zahlt jährlich 2,600 US-Dollar. Kalifornien hat die Lohnobergrenze zum 1. Januar 2024 aufgehoben, sodass nun alle Löhne ganzjährig der Sozialversicherungsbeiträge unterliegen.
Arbeitgeberbeiträge 2026:
Für das staatliche Programm fallen keine Kosten an. Die kalifornische SDI wird ausschließlich über Lohnabzüge der Arbeitnehmer finanziert. Arbeitgeber, die genehmigte freiwillige Pläne anbieten, müssen jedoch die Differenz zwischen den Arbeitnehmerbeiträgen und den tatsächlichen Plankosten ausgleichen.
Wöchentlicher Höchstbetrag:
1,765 US-Dollar pro Woche für Leistungen aus der Erwerbsunfähigkeitsversicherung und dem bezahlten Familienurlaub.
Leistungsberechnung:
60 bis 70 % des Lohns, abhängig von der Höhe des Einkommens. Geringverdiener erhalten höhere Lohnersatzleistungen (bis zu 90 % für Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen unter ca. 65,000 US-Dollar).
Leistungsdauer:
Bis zu 52 Wochen Krankengeld. Bis zu 8 Wochen bezahlter Familienurlaub.
Wartezeit:
7 aufeinanderfolgende Tage (unbezahlt), bevor die Leistungen beginnen.
So erfüllen Sie die Anforderungen:
Arbeitgeber müssen sich bei der Kalifornisches EDDKalifornien behält 1.3 % des Bruttolohns ein und führt die Beiträge vierteljährlich ab. Arbeitgeber können alternativ zum staatlichen Programm auch anerkannte freiwillige Altersvorsorgepläne anbieten, die meisten nehmen jedoch am staatlichen Programm teil.
Hawaii-Versicherung für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit
Verwaltungsbehörde: Hawaii Disability Compensation Division
Programmname: Versicherung gegen vorübergehende Arbeitsunfähigkeit (TDI)
Gründungsjahr: 1969
Arbeitnehmerbeiträge 2026:
Bis zu 0.5 % des Wochenlohns, maximal 7.50 $ pro Woche (390 $ jährlich). Der tatsächliche Beitrag hängt von den Kosten der Versicherung ab, darf aber diese gesetzlichen Höchstbeträge nicht überschreiten.
Arbeitgeberbeiträge 2026:
Arbeitgeber übernehmen mindestens 50 % der Kosten für die TDI-Prämie. Der genaue Betrag variiert je nach Versicherer und gewähltem Tarif.
Wöchentlicher Höchstbetrag:
$ 871 pro Woche.
Leistungsberechnung:
58 % des durchschnittlichen Wochenlohns. Liegt der durchschnittliche Wochenlohn eines Mitarbeiters unter 26 US-Dollar, entspricht die Leistung dem tatsächlichen Lohn, jedoch höchstens 14 US-Dollar.
Leistungsdauer:
Bis zu 26 Wochen.
Wartezeit:
7 aufeinanderfolgende Tage (unbezahlt), bevor die Leistungen beginnen.
So erfüllen Sie die Anforderungen:
Arbeitgeber müssen die Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit (TDI) auf drei Arten anbieten: durch den Abschluss einer Versicherung bei einem zugelassenen Versicherer, durch die Einführung eines von der Abteilung für Arbeitsunfähigkeitsversicherung genehmigten Selbstversicherungsmodells oder durch einen Tarifvertrag mit gleichwertigen Leistungen bei Krankheitsurlaub. Arbeitgeber behalten den Arbeitnehmerbeitrag (bis zu 7.50 US-Dollar pro Woche) ein und zahlen ihren Anteil der Prämien direkt an den Versicherer.
Vorübergehende Erwerbsunfähigkeitsversicherung in New Jersey
Verwaltungsbehörde: Arbeitsministerium von New Jersey und Arbeitsmarktentwicklung
Programmname: Versicherung bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit (TDI) und Familienpflegezeitversicherung (FLI)
Gründungsjahr: 1948
Arbeitnehmerbeiträge 2026:
- TDI: 0.19 % der ersten 171,100 $ an Löhnen (maximal 325.09 $ jährlich)
- FLI: 0.23 % der ersten 171,100 US-Dollar Lohn (maximal 393.53 US-Dollar jährlich)
- Maximaler Arbeitnehmerbeitrag insgesamt: 718.62 $ jährlich
Arbeitgeberbeiträge 2026:
- TDI (nur): 0.10 % bis 0.75 % der ersten 44,800 US-Dollar pro Mitarbeiter (der Satz variiert je nach Erfahrungsbewertung des Arbeitgebers und liegt zwischen 44.80 und 336.00 US-Dollar jährlich pro Mitarbeiter).
- FLI: Keine. Die Familienurlaubsversicherung wird vollständig von den Arbeitnehmern finanziert.
Wöchentlicher Höchstbetrag:
1,119 US-Dollar pro Woche für TDI und FLI.
Leistungsberechnung:
85 % des durchschnittlichen Wochenlohns.
Leistungsdauer:
- TDI: Bis zu 26 Wochen
- FLI: 12 Wochen für die Bindung zu einem Neugeborenen; variiert je nach Familienbetreuung
Wartezeit:
7 Tage (unbezahlt) vor Beginn der Leistungen.
So erfüllen Sie die Anforderungen:
Arbeitgeber müssen sich bei der Abteilung für Arbeitgeberkonten registrieren, sowohl die Beiträge zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (TDI) als auch zur Familien- und Krankenversicherung (FLI) vom Lohn der Arbeitnehmer einbehalten, die Arbeitgeberbeiträge zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (TDI) entrichten und vierteljährlich abführen. In New Jersey sind genehmigte private Vorsorgepläne als Alternative zum staatlichen Programm zulässig.
New Yorker Gesetz über Behindertenleistungen
Verwaltungsbehörde: New Yorker Arbeiterentschädigungsbehörde
Programmname: Gesetz über Leistungen bei Behinderung (DBL) und bezahlter Familienurlaub (PFL)
Gründungsjahr: 1949
Arbeitnehmerbeiträge 2026:
- DBL: Bis zu 0.5 % des Wochenlohns, maximal 0.60 $ pro Woche (31.20 $ jährlich)
- PFL: 0.432 % des Lohns, gedeckelt auf 411.91 $ jährlich
- Maximaler Arbeitnehmerbeitrag insgesamt: 443.11 $ jährlich
Arbeitgeberbeiträge 2026:
Arbeitgeber zahlen die Prämien für die Doppelblindversicherung (abzüglich der Arbeitnehmerbeiträge). Die Prämienhöhe variiert je nach Versicherer und Mitarbeiterstruktur. Arbeitgeber leisten keine Beiträge zur Familienpflegezeit (ausschließlich Arbeitnehmerbeiträge).
Wöchentlicher Höchstbetrag:
- DBL: 170 $ pro Woche
- PFL: 1,228.53 $ pro Woche
Leistungsberechnung:
- Doppelter Lohn: 50 % des durchschnittlichen Wochenlohns
- PFL: 67 % des durchschnittlichen Wochenlohns
Leistungsdauer:
- DBL: Bis zu 26 Wochen
- PFL: 12 Wochen
- Die kombinierte Dauer von DBL und PFL darf 26 Wochen in keinem 52-Wochen-Zeitraum überschreiten.
Wartezeit:
7 Tage für DBL (unbezahlt). Keine Wartezeit für PFL.
So erfüllen Sie die Anforderungen:
Arbeitgeber müssen eine DBL-Versicherung bei einem zugelassenen privaten Versicherer abschließen oder sich mit staatlicher Genehmigung selbst versichern. Es gibt keinen staatlichen Versicherungsfonds. Arbeitgeber behalten die DBL- und PFL-Beiträge vom Lohn ihrer Angestellten ein und überweisen sie an deren Versicherer. Der New Yorker Staatsversicherungsfonds bietet Versicherungsschutz für Arbeitgeber, die keine private Versicherung abschließen können. Weitere Informationen zum bezahlten Familienurlaubsprogramm in New York finden Sie unter [Link einfügen]. paidfamilyleave.ny.gov.
Rhode Island Versicherung für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit
Verwaltungsbehörde: Ministerium für Arbeit und Ausbildung von Rhode Island
Programmname: Versicherung bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit (TDI) und Versicherung für vorübergehende Pflegepersonen (TCI)
Gründungsjahr: 1942
Arbeitnehmerbeiträge 2026:
1.1 % der ersten 100,000 US-Dollar an Löhnen (maximal 1,100 US-Dollar jährlich).
Arbeitgeberbeiträge 2026:
Keine. Die TDI/TCI-Leistungen in Rhode Island werden ausschließlich über Lohnabzüge der Arbeitnehmer finanziert.
Wöchentlicher Höchstbetrag:
1,103 US-Dollar pro Woche (Grundleistung). Zusätzliche Zulagen für Angehörige: maximal 20 US-Dollar oder 7 % der Leistungshöhe für bis zu fünf Kinder, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Leistungsberechnung:
4.62 % der im Quartal mit dem höchsten Verdienst während des Basiszeitraums gezahlten Löhne (die ersten vier der letzten fünf abgeschlossenen Kalenderquartale).
Leistungsdauer:
- TDI: Bis zu 30 Wochen
- TCI: 8 Wochen (erhöht von 7 Wochen ab dem 1. Januar 2026)
Wartezeit:
Sie müssen mindestens 7 aufeinanderfolgende Tage (unbezahlt) arbeitsunfähig sein, bevor Sie Leistungen erhalten.
So erfüllen Sie die Anforderungen:
Arbeitgeber müssen am staatlichen Programm teilnehmen. Private Versicherungen sind in Rhode Island nicht zulässig. Arbeitgeber registrieren sich beim Arbeits- und Ausbildungsministerium, behalten 1.1 % des Lohns ihrer Angestellten ein (bis zu 100,000 US-Dollar jährlich) und führen die Beiträge vierteljährlich ab.
Wie sich die SDI von europäischen Sozialversicherungssystemen unterscheidet
Europäische Unternehmen, die in den US-Markt eintreten, versuchen oft, das SDI-System zu verstehen, indem sie es mit bekannten Programmen wie dem britischen gesetzlichen Krankengeld, dem irischen Krankengeld oder dem deutschen Krankengeld vergleichen. Obwohl diese Programme das gemeinsame Ziel verfolgen, Arbeitnehmer im Krankheitsfall zu unterstützen, erschweren grundlegende Unterschiede in Struktur, Finanzierung und Verwaltung einen direkten Vergleich.
Der bedeutendste Unterschied liegt im Fehlen eines einheitlichen nationalen Programms. Anders als in europäischen Ländern, wo ein einheitliches nationales System für alle Arbeitnehmer im ganzen Land gilt, gibt es in den USA fünf separate staatliche Programme mit unterschiedlichen Beitragssätzen, Leistungsumfängen und Verwaltungsverfahren. Die übrigen 45 Bundesstaaten verlangen überhaupt keine Krankengeldversicherung. Europäische Unternehmen, die in mehreren US-Bundesstaaten tätig sind, müssen daher an jedem Standort unterschiedliche Verpflichtungen zur Krankengeldversicherung erfüllen.
Die Finanzierungsstrukturen unterscheiden sich erheblich. In den meisten europäischen Sozialversicherungssystemen werden die Kosten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufgeteilt, wobei die Arbeitgeber oft erhebliche Beiträge leisten. Kalifornien und Rhode Island hingegen finanzieren die staatliche Krankenversicherung (SDI) ausschließlich über Lohnabzüge der Arbeitnehmer, ohne direkte Arbeitgeberbeiträge zu den staatlichen Programmen. Hawaii verpflichtet Arbeitgeber zur Übernahme von mindestens 50 % der Prämien für die Berufsunfähigkeitsversicherung (TDI). New Jersey sieht Arbeitgeberbeiträge zur Berufsunfähigkeitsversicherung (TDI) vor (jedoch nicht zur Familienpflegeversicherung (FLI)). New York verpflichtet Arbeitgeber zur Zahlung der Prämien für die Doppelbehinderungsversicherung (DBL) (abzüglich der Arbeitnehmerbeiträge), jedoch nicht für die Familienpflegeversicherung (PFL). Die Kostenaufteilung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern variiert in den einzelnen Bundesstaaten mit staatlicher Krankenversicherung erheblich.
Am wichtigsten ist wohl, dass die SDI zwar Einkommensersatz bietet, aber keinen Kündigungsschutz. In den meisten europäischen Ländern beinhalten die Sozialversicherungsprogramme einen umfassenden Kündigungsschutz während des Krankheitsurlaubs. US-amerikanische Arbeitnehmer, die SDI-Leistungen beziehen, genießen keinen automatischen Kündigungsschutz, es sei denn, sie erfüllen die Voraussetzungen gemäß separaten Gesetzen wie dem Family and Medical Leave Act. Diese Trennung von Einkommensersatz und Kündigungsschutz verunsichert viele internationale Arbeitgeber, die an integrierte Systeme gewöhnt sind.
Staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung in den USA vs. europäische Systeme (Wichtigste Unterschiede)
| Merkmal | US-SDI-Programme | Typische europäische Systeme |
|---|---|---|
| Geografische Abdeckung | Nur 5 Bundesstaaten (CA, HI, NJ, NY, RI) | Landesweite Abdeckung in jedem Land |
| Lohnersatzrate | 50 % bis 85 % des Lohns | 80 % bis 100 % des Lohns |
| Maximale Dauer | 26 bis 52 Wochen | Variiert, oft 78+ Wochen |
| Finanzierungsquelle | Hauptsächlich Lohnabzüge für Arbeitnehmer | Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge |
| Direkte Arbeitgeberkosten | Keine bis mäßige Belastung (variiert je nach Bundesstaat erheblich) | Wesentliche Arbeitgeberbeiträge |
| Arbeitsschutz | Keine (müssen nach gesonderten Gesetzen erfüllt sein) | Üblicherweise in der Sozialversicherung enthalten |
| Verwaltung | Staatliche Stellen oder private Versicherer | Nationale Sozialversicherungsbehörden |
| Leistungsberechnung | Basierend auf früheren Löhnen und staatlichen Formeln | Basierend auf den aktuellen Löhnen und Standardsätzen |
| Deckungslücken | 45 Bundesstaaten haben keine Vorschrift | Universelle Abdeckung innerhalb jedes Landes |
| Integration mit dem Gesundheitswesen | Unabhängig von der Krankenversicherung | Oftmals in das Gesundheitssystem integriert |
Das Verständnis dieser Unterschiede hilft internationalen Arbeitgebern, realistische Erwartungen zu formulieren, angemessen zu budgetieren und Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften aufgrund von Annahmen aus dem Heimatland zu vermeiden.
Integration mit anderen Urlaubsgesetzen
SDI-Programme interagieren mit Bundes- und Landesgesetzen zum Urlaubsanspruch und schaffen so sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Arbeitgeber hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Das Verständnis der Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Urlaubsansprüchen hilft Arbeitgebern, Mitarbeitern korrekte Informationen bereitzustellen und Verstöße zu vermeiden.
Bundesgesetz über den Familien- und Krankenurlaub (FMLA)
Die Bundesgesetz über Familien- und Krankheitsurlaub Das FMLA (Family and Medical Leave Act) gewährt berechtigten Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub bei schweren Erkrankungen, zur Pflege von Angehörigen und aus anderen triftigen Gründen. Das FMLA gilt für Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten und umfasst Arbeitnehmer, die die erforderlichen Dienst- und Arbeitszeitvoraussetzungen erfüllen.
Wenn die Behinderung eines Mitarbeiters sowohl Anspruch auf Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung (SDI) als auch auf den Schutz nach dem US-amerikanischen Familien- und Krankheitsgesetz (FMLA) hat, laufen die Urlaubsansprüche in der Regel parallel. Ein Mitarbeiter, der sich von einer Operation erholt, kann während seines FMLA-Urlaubs, der unter den Kündigungsschutz fällt, Lohnersatzleistungen der gesetzlichen Unfallversicherung (SDI) erhalten. Die gesetzliche Unfallversicherung (SDI) sichert das Einkommen, das FMLA den Arbeitsplatz. Keines der beiden Gesetze ist zwingend erforderlich. Ein Mitarbeiter kann Anspruch auf Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung (SDI) haben, ohne die Voraussetzungen des FMLA zu erfüllen, oder den FMLA-Schutz ausschöpfen, während er noch Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung (SDI) bezieht.
Beachten Sie, dass auch bei nur einem Mitarbeiter, der über einen Employer of Record (EOR) beschäftigt ist, Mitarbeiter Anspruch auf FMLA haben können, da die Anspruchsberechtigung auf der Gesamtzahl der Mitarbeiter des EOR basiert, die in der Regel 50 übersteigt.
Arbeitgeber müssen beide Ansprüche getrennt erfassen und den Mitarbeitern die erforderlichen Mitteilungen gemäß jedem Programm zukommen lassen. Ansprüche auf Krankengeld (SDI) lösen nicht automatisch einen Anspruch auf Familienurlaub nach dem Family and Medical Leave Act (FMLA) aus. Arbeitgeber müssen die Anspruchsberechtigung nach FMLA selbstständig prüfen, wenn Mitarbeiter Krankheitsurlaub benötigen. Weitere Informationen zu den FMLA-Anforderungen finden Sie unter [Link einfügen]. FMLA-Seite des US-Arbeitsministeriums.
Gesetze der Bundesstaaten zum Familien- und Krankheitsurlaub
Mehrere Bundesstaaten haben Gesetze zum Familien- und Krankheitsurlaub erlassen, die über die bundesstaatlichen FMLA-Schutzbestimmungen hinausgehen. Kaliforniens FamilienrechtsgesetzDer bezahlte Familienurlaub in New York und der Familienurlaubsgesetz von New Jersey bieten jeweils zusätzliche Schutzmaßnahmen, die mit den SDI-Programmen abgestimmt sind.
Diese Landesgesetze bieten häufig Kündigungsschutz während des Bezugs von Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung (SDI) oder der bezahlten Familienpflegezeit (PFL). Um zu verstehen, wie die Landesgesetze zum Urlaub mit der gesetzlichen Unfallversicherung zusammenwirken, ist eine sorgfältige Analyse der Anspruchsvoraussetzungen, der betroffenen Arbeitgeber, der Anspruchsgründe und der Regelungen zur Leistungskoordination erforderlich. Viele international tätige Arbeitgeber empfinden diese Zusammenhänge als verwirrend, da die Programme von verschiedenen Behörden mit jeweils eigenen Melde- und Zertifizierungsanforderungen verwaltet werden. Bleiben Sie auf dem Laufenden. Änderungen im Arbeitsrecht 2025 Auswirkungen auf die Urlaubsregelungen.
Koordinierung der Arbeiterunfallversicherung
SDI-Programme schließen arbeitsbedingte Verletzungen und Krankheiten, die von der gesetzlichen Unfallversicherung abgedeckt sind, ausdrücklich aus. ArbeitsentschädigungsversicherungWenn die Erkrankung eines Mitarbeiters unter eines der beiden Programme fallen könnte, wird durch eine sorgfältige Analyse der geeignete Antragsweg ermittelt. Ein Mitarbeiter, der auf dem Weg zur Arbeit bei einem Autounfall verletzt wird, hat in der Regel Anspruch auf Krankengeld, während eine Verletzung während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit die gesetzliche Unfallversicherung auslöst.
Arbeitgeber sehen sich mitunter mit Situationen konfrontiert, in denen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung Ansprüche ablehnen und Arbeitnehmer dadurch ohne Einkommensersatz dastehen. Einige Programme zur Erwerbsunfähigkeitsrente (SDI) ermöglichen es Arbeitnehmern, SDI-Leistungen zu beantragen, während sie gegen die Ablehnung der gesetzlichen Unfallversicherung vorgehen. Sollte die gesetzliche Unfallversicherung letztendlich doch Leistungen erbringen, besteht eine Erstattungspflicht. Kenntnisse dieser Koordinierungsregeln helfen Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter effektiv zu beraten und potenzielle Haftungsrisiken zu vermeiden.
Wie man die SDI-Konformität sicherstellt
Vor der Einstellung registrieren: Schließen Sie die SDI-Registrierung bei der zuständigen Landesbehörde ab, bevor Ihr erster Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt. Die Registrierungsverfahren variieren je nach Bundesland, erfordern aber in der Regel Arbeitgeberidentifikationsnummern, Geschäftsinformationen und Bankverbindungen für die Überweisung der Beiträge.
Aktualisieren Sie die Lohnabrechnungssysteme jährlich: Überprüfen und aktualisieren Sie die SDI-Einbehaltungssätze jedes Jahr im Januar. Überprüfen Sie die Lohnobergrenzen, Beitragssätze und Zahlungspläne für jeden Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen.
Stellen Sie die erforderlichen Mitarbeitermitteilungen bereit: Verteilen Sie Informationen zum SDI-Programm an neue Mitarbeiter und hängen Sie die erforderlichen Aushänge an gut zugänglichen Stellen aus. Bewahren Sie die Dokumentation über die Verteilung der Aushänge für Compliance-Prüfungen auf.
Beiträge genau erfassen: Implementieren Sie Lohnabrechnungssysteme, die die SDI-Abzüge gemäß den jeweiligen Landesvorschriften korrekt berechnen. Arbeitgeber mit Niederlassungen in mehreren Bundesstaaten benötigen Systeme, die unterschiedliche Sätze und Höchstbeträge für Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten anwenden können.
Ziehen Sie professionelle Unterstützung in Betracht: Viele internationale Arbeitgeber arbeiten mit Employer of Record-Dienste or Berufsverbände der Arbeitgeber während des anfänglichen Markteintritts in den USA, um die SDI-Registrierung, den Quellensteuerabzug und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig interne Kapazitäten aufzubauen.
Wie Foothold America internationalen Unternehmen hilft
Foothold America unterstützt international tätige Unternehmen bei der Bewältigung der SDI-Anforderungen und der damit verbundenen Herausforderungen im Bereich der US-amerikanischen Arbeitsrechtskonformität durch spezialisierte Dienstleistungen, die speziell für die grenzüberschreitende Expansion entwickelt wurden.
Unser Employer-of-Record-Service (EOR) übernimmt die gesamte SDI-Registrierung, -Einbehaltung, -Abführung und -Meldung und fungiert gleichzeitig als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre US-amerikanischen Mitarbeiter. Wir kümmern uns um die länderspezifischen Anforderungen in allen fünf SDI-Bundesstaaten und halten Sie über jährliche Beitragsänderungen und Meldefristen auf dem Laufenden, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen. Für Unternehmen, die noch keine US-Lohnbuchhaltung einrichten möchten, bietet unser EOR-Service sofortige SDI-Konformität ab der ersten Einstellung. Erfahren Sie mehr über Auswahl des richtigen Arbeitgebers.
Unser PEO+ Cross-Border Support-Service bietet Co-Employment-Modelle für Unternehmen, die ihren Arbeitgeberstatus beibehalten und gleichzeitig unsere SDI-Expertise und administrativen Kapazitäten nutzen möchten. Wir übernehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Lohnsteuerabführung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, während Sie sich weiterhin auf das Tagesgeschäft mit Ihren Mitarbeitern und Ihre Unternehmenskultur konzentrieren.
Unternehmen, die eigene US-Niederlassungen gründen, können auf unsere umfassenden Leitlinien zur Einhaltung der Arbeitsgesetze zugreifen, um interne Kompetenzen aufzubauen und gleichzeitig Anforderungen wie SDI zu verstehen. Mitarbeiterklassifizierungund Anforderungen an das Mitarbeiterhandbuch.
Häufig gestellte Fragen: US-Berufsunfähigkeitsversicherung
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Staatliche Programme zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung bieten anspruchsberechtigten Arbeitnehmern, die aufgrund von nicht arbeitsbedingter Krankheit, Verletzung oder Schwangerschaft nicht arbeiten können, einen vorübergehenden Lohnersatz. Nur fünf Bundesstaaten – Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island – schreiben diese Programme vor. Die Anspruchsvoraussetzungen variieren je nach Bundesstaat, setzen aber in der Regel voraus, dass die Arbeitnehmer eine Mindestzeit gearbeitet und in einem bestimmten Bemessungszeitraum vor dem Beginn des Leistungsanspruchs ausreichend verdient haben. Die meisten Arbeitnehmer, die über Lohnabzüge in das staatliche Programm zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung einzahlen, sind anspruchsberechtigt; bestimmte Gruppen wie beispielsweise Selbstständige können jedoch ausgeschlossen sein.
Fünf Bundesstaaten bieten obligatorische staatliche Arbeitsunfähigkeitsversicherungen an: Kalifornien (SDI), Hawaii (TDI), New Jersey (TDI), New York (DBL) und Rhode Island (TDI). Auch Puerto Rico unterhält ein ähnliches Programm. Die übrigen 45 Bundesstaaten verpflichten Arbeitgeber nicht zur Bereitstellung einer kurzfristigen Arbeitsunfähigkeitsversicherung, einige bieten diese jedoch freiwillig über private Versicherungen an.
Nein. Die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung ist nur in Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island verpflichtend. Arbeitgeber mit auch nur einem einzigen Angestellten in diesen Bundesstaaten müssen die Anforderungen des jeweiligen staatlichen Programms zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung erfüllen, einschließlich Registrierung, Lohnsteuerabzug und vierteljährlicher Meldung. In den übrigen 45 Bundesstaaten ist die Erwerbsunfähigkeitsversicherung eine optionale Zusatzleistung, die Arbeitgeber anbieten können.
Die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung bietet kurzfristige Leistungen (in der Regel 26 bis 52 Wochen) bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit. Diese Leistungen werden über staatliche Programme erbracht, die hauptsächlich durch Lohnbeiträge der Arbeitnehmer finanziert werden. Die Sozialversicherungsrente bei Erwerbsunfähigkeit (SSDI), die von der Sozialversicherungsverwaltung verwaltet wird, bietet langfristige Leistungen bei dauerhafter Erwerbsunfähigkeit, die eine wesentliche Erwerbstätigkeit unmöglich macht. Sie wird durch Bundesbeiträge zur Sozialversicherung finanziert. Arbeitnehmer können während der Genesung nach einer Operation Anspruch auf staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung haben, benötigen jedoch bei dauerhaften Erkrankungen Leistungen der Sozialversicherungsrente.
Die Antragsverfahren variieren je nach Bundesstaat. In Kalifornien können Sie sich online oder per Post beim Employment Development Department bewerben. In New Jersey läuft die Antragstellung über das Department of Labor and Workforce Development. In New York müssen Sie den Antrag über Ihre Krankenversicherung einreichen. Rhode Island bearbeitet Anträge über das Department of Labor and Training. In Hawaii ist die Antragstellung von der Krankenversicherung Ihres Arbeitgebers abhängig. Die meisten Bundesstaaten verlangen eine ärztliche Bescheinigung, die die Dauer Ihrer Arbeitsunfähigkeit dokumentiert.
Die erforderlichen Unterlagen variieren je nach Bundesstaat, umfassen aber in der Regel: einen vollständig ausgefüllten Antrag auf Erwerbsminderungsrente, eine ärztliche Bescheinigung mit Angabe der Diagnose und der Dauer der Erwerbsminderung, Ihre Sozialversicherungsnummer, Angaben zu Ihrem Arbeitgeber und Lohnnachweise. Einige Bundesstaaten verlangen zusätzliche Formulare für bestimmte Situationen wie Schwangerschaft oder die Pflege eines Familienmitglieds. Die ärztliche Bescheinigung muss die Definition von Erwerbsminderung gemäß Landesrecht darlegen und bestätigen, dass Sie Ihre regulären Arbeitsaufgaben nicht mehr ausüben können.
Die Höhe der Arbeitslosenunterstützung variiert stark je nach Bundesstaat und Ihrem bisherigen Einkommen. Kalifornien zahlt 60–70 % des Lohns (bis zu 1,765 US-Dollar wöchentlich im Jahr 2026). New Jersey zahlt 85 % des durchschnittlichen Wochenlohns (maximal 1,119 US-Dollar wöchentlich). In New York beträgt die Arbeitslosenunterstützung (DBL) 50 % des Lohns (maximal 170 US-Dollar wöchentlich), während die Familienpflegeunterstützung (PFL) 67 % (maximal 1,228.53 US-Dollar wöchentlich) beträgt. Rhode Island berechnet 4.62 % Ihres höchsten Quartalseinkommens (maximal 1,103 US-Dollar wöchentlich). Hawaii zahlt 58 % des durchschnittlichen Wochenlohns (maximal 871 US-Dollar wöchentlich). In den meisten Bundesstaaten gilt eine Wartezeit von 7 Tagen, bevor die Leistungen ausgezahlt werden.
Arbeitgeber in Bundesstaaten mit SDI-System müssen sich vor der Einstellung bei der zuständigen Landesbehörde registrieren, die Arbeitnehmerbeiträge gemäß den staatlichen Sätzen vom Lohn einbehalten, die Beiträge vierteljährlich abführen, die Arbeitnehmer über die erforderlichen Maßnahmen informieren, genaue Lohnbuchhaltungsunterlagen führen, die Leistungen der Krankengeldversicherung mit anderen Urlaubsgesetzen wie dem California Family Rights Act und dem FMLA abstimmen und die ordnungsgemäße Bearbeitung von Anträgen auf Krankengeld sicherstellen. Arbeitgeber müssen außerdem wissen, welche Familienverhältnisse Anspruch auf bezahlten Familienurlaub begründen und wie die ärztlichen Atteste zu bearbeiten sind.
Die meisten staatlichen Programme zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung richten sich an Angestellte, nicht an Selbstständige. Kalifornien bietet jedoch das Programm „Disability Insurance Elective Coverage“ (DIEC) an, das es Selbstständigen und Freiberuflern ermöglicht, sich durch Beitragszahlung freiwillig in die staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI) einzuschließen. Auch Hawaii erlaubt Selbstständigen den Abschluss einer Versicherung über zugelassene Versicherer. New Jersey, New York und Rhode Island bieten Selbstständigen in der Regel keine staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung an, obwohl diese private Versicherungen zum Schutz vor Einkommensverlusten abschließen können.
In einigen Bundesstaaten gibt es neben der Erwerbsunfähigkeitsversicherung auch Programme für bezahlten Familienurlaub. Diese Leistungen decken den Bedarf ab, wenn Sie ein schwer erkranktes Familienmitglied pflegen oder sich um ein Neugeborenes kümmern müssen. Die Definition von Familienmitgliedern variiert je nach Bundesstaat, umfasst aber in der Regel Ehepartner, Kinder, Eltern und manchmal auch Lebenspartner, Großeltern oder Geschwister. Diese Leistungen sind von Ihrem eigenen Antrag auf Erwerbsunfähigkeitsrente getrennt, werden aber über dasselbe staatliche Programm zur Erwerbsunfähigkeitsversicherung finanziert. In der Regel ist eine ärztliche Bescheinigung des behandelnden Arztes des Familienmitglieds erforderlich, um die schwere Erkrankung nachzuweisen.
