Internationale Unternehmen, die in die USA expandieren, können je nach Personalbedarf, Budget und langfristigen Expansionsplänen in den USA die Einstellung einer Mischung aus Vertragsarbeitern und Vollzeitmitarbeitern in Erwägung ziehen.
Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie beim Aufbau einer US-Belegschaft verfolgen, kann eine falsche Einstufung von Mitarbeitern zu erheblichen Problemen führen. Dazu zählen Geldstrafen, rechtliche Verwicklungen und ein beschädigter Ruf des Unternehmens.
Unser Leitfaden bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Fehlklassifizierung von Mitarbeitern in den USA, einschließlich einer Definition, einer Liste der häufigsten Ursachen, die speziell für US-Vorschriften gelten, einer Zusammenfassung der üblichen Strafen nach US-Recht und der Standardschritte zur Korrektur einer Fehlklassifizierung. Außerdem erfahren Sie, wie Sie das Risiko einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern beim Aufbau Ihres US-Teams verringern können.
Was ist eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern?
Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern ergibt sich aus komplexen Beschäftigungs- und Steuervorschriften. Wenn ein Unternehmen international expandiert, können diese Komplexitäten noch größer werden, was zu unbeabsichtigten Fehleinstufungen führt. Dies kommt vor, wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Arbeitnehmer eingestuft wird, obwohl er als unabhängiger Auftragnehmer gelten sollte, oder umgekehrt.
Um Einstellungskosten zu senken, Gehaltsabrechnungsprozesse zu vereinfachen und eine flexible Belegschaft zu erhalten, klassifizieren manche Unternehmen Mitarbeiter absichtlich fälschlicherweise als Vertragsarbeiter. Diese Versuche, sich einen Vorteil zu verschaffen, sind auf lange Sicht jedoch selten erfolgreich, da rechtliche Konsequenzen wahrscheinlich sind.
Eine Fehlklassifizierung kann auch unbeabsichtigt erfolgen. Unternehmen können unwissentlich Gesetze zur Einstufung von Arbeitnehmern verletzen, selbst wenn sie das Arbeitsverhältnis zunächst richtig eingestuft haben. Da sich die Art der Arbeitsvereinbarung oder die lokalen Arbeitsgesetze ändern, ist die ursprüngliche Einstufung möglicherweise nicht mehr gültig. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, über die US-Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, um eine unbeabsichtigte Fehlklassifizierung zu vermeiden.
Unabhängig von der Absicht – absichtlich oder versehentlich – muss jedes Unternehmen in den USA, das Arbeitnehmer falsch einstuft, mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen, darunter Geldbußen, Lohnrückstände, Steuerrückstände und andere Strafen. Die korrekte Einstufung Ihrer Belegschaft ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Rechte und Leistungen erhalten, die ihnen nach US-Recht zustehen.
Arbeitnehmer vs. Auftragnehmer: Die Unterschiede in den USA meistern
Die Einstufung von Arbeitnehmern als Angestellte oder Vertragsarbeiter kann komplex sein und die entscheidenden Faktoren variieren weltweit erheblich. In den Vereinigten Staaten gibt es jedoch einen allgemeinen Rahmen, um zwischen den beiden zu unterscheiden.
- Mitarbeiter arbeiten in der Regel unter der direkten Aufsicht und Kontrolle ihres Arbeitgebers und befolgen Anweisungen, wie und wann Aufgaben zu erledigen sind. Sie erhalten ein regelmäßiges Gehalt (Stundenlohn, Wochenlohn oder zweiwöchentlicher Lohn) und haben möglicherweise Anspruch auf ein Leistungspaket, das Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und Beiträge zur Altersvorsorge umfassen kann. Mitarbeiter werden in der Regel eingestuft als W-2-Arbeitnehmer für Steuerzwecke, wobei ihr Arbeitgeber Einkommens- und Lohnsteuern einbehält.
- Unabhängige Auftragnehmer, dagegen, arbeiten als eigene Unternehmen. Sie sind selbst dafür verantwortlich, ihre Kunden zu finden und zu gewinnen, ihre Preise festzulegen und ihre Arbeitszeiten zu verwalten. Anders als Angestellte haben unabhängige Auftragnehmer keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen der Unternehmen, mit denen sie Verträge abschließen. Sie sind selbst dafür verantwortlich, Steuern für selbstständige Tätigkeiten zu zahlen, die die Sozialversicherung und Medicare abdecken, und ihre eigene Krankenversicherung und Altersvorsorge zu verwalten. Unabhängige Auftragnehmer haben oft mehr Kontrolle darüber, wie sie ihre Arbeit ausführen, und sie können gleichzeitig für mehrere Kunden arbeiten. Diese Flexibilität kann ein großer Vorteil für Auftragnehmer sein, die Wert auf Autonomie und projektbasierte Arbeit legen. Allerdings bedeutet dies auch, dass sie selbst dafür verantwortlich sind, kontinuierlich neue Arbeit zu finden und ihre eigenen Geschäftsausgaben zu decken.
Wie in vielen anderen Ländern hängt die Einstufung von Arbeitnehmern in den USA vom Grad der Kontrolle ab, den der Arbeitgeber über verschiedene Aspekte der Arbeitsvereinbarung ausübt. Der Internal Revenue Service (IRS) hat einen dreistufigen Test zur Klassifizierung von Mitarbeitern entwickelt, um ein klareres Bild zu liefern. In den folgenden Abschnitten werden wir uns eingehender mit diesen Kategorien befassen – Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und die Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.
1. Verhaltenskontrolle
Der erste Faktor, der bei der Klassifizierung von US-Arbeitnehmern berücksichtigt wird, ist die Verhaltenskontrolle. Dabei wird untersucht, inwieweit ein Unternehmen einem Arbeitnehmer vorschreibt, wie er seine Aufgaben zu erfüllen hat, und dabei über die bloße Festlegung des gewünschten Ergebnisses hinausgeht.
Wenn das Unternehmen beispielsweise vorgibt, wie, wann oder wo die Person arbeiten darf, geht dies über die bloße Aufgabendefinition hinaus. Auch die Vorgabe der zu verwendenden Werkzeuge oder sogar der Einkaufsorte für Verbrauchsmaterialien deutet auf eine Einstufung des Mitarbeiters hin.
Darüber hinaus suggeriert jede Schulung, die der Arbeitgeber in Bezug auf bestimmte Arbeitsabläufe und -methoden anbietet, den Wunsch, dass die Arbeit auf eine bestimmte Art und Weise erledigt wird. Dieses Maß an Kontrolle ist in der Regel ein Zeichen für ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis.
Darüber hinaus ist Aufsicht ein weiterer wichtiger Verhaltensfaktor. Eine enge Aufsicht des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber deutet auf Verhaltenskontrolle hin. Regelmäßige Check-Ins, Fortschrittsbeurteilungen und direkte Aufsicht werden häufiger mit einem Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis in Verbindung gebracht. Unabhängige Auftragnehmer haben in der Regel mehr Freiheit und benötigen möglicherweise keine enge Aufsicht.
2. Finanzkontrolle
Die zweite Säule der US-Arbeitnehmerklassifizierung ist die finanzielle Kontrolle. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Investition eines Arbeitnehmers in seinen Betrieb und seiner Gefährdung durch geschäftsbezogene Risiken. Dies hilft bei der Bestimmung der Art der Arbeitsvereinbarung.
Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise während der Arbeit für einen Kunden finanziell in sein Unternehmen investiert, stärkt dies das Argument für ein unabhängiges Vertragsverhältnis. Diese Investition zeigt, dass ihre Arbeit eine eigenständige Einheit ist. Beispiele für solche Investitionen sind der Kauf von Werkzeugen oder Ausrüstung, die speziell für die Arbeit, für die sie eingestellt werden, bestimmt sind, die Werbung für ihre Dienste bei potenziellen Kunden oder die Einstellung und Bezahlung von Unterstützung bei ihrer Arbeit.
Darüber hinaus ist die Zahlungsmethode ein weiterer zu berücksichtigender Faktor. Auftragnehmer werden üblicherweise pro Projekt oder auf freiberuflicher Basis bezahlt und können für ihre Dienste Rechnungen ausstellen, was ihre finanzielle Unabhängigkeit weiter unterstreicht. Während Angestellte normalerweise regelmäßige, gleichbleibende Gehaltsschecks erhalten, können einige Auftragnehmer je nach Vereinbarung auch regelmäßige Zahlungen erhalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstattung von Ausgaben eine Person nicht automatisch als unabhängigen Auftragnehmer disqualifiziert. Auftragnehmer können von ihren Kunden Kosten erstattet bekommen. Während die Erstattungspraktiken je nach konkreter Vereinbarung variieren können, ist es üblich, dass Kunden Auftragnehmern angemessene Geschäftsausgaben erstatten, die während des Projekts angefallen sind. Die Erstattung sollte jedoch im Einklang mit den geltenden Steuergesetzen und -vorschriften erfolgen.
3. Geschäfts- und Arbeitnehmerverhältnis
Das letzte Element der US-Arbeitnehmerklassifizierung hängt von der allgemeinen Art der Geschäfts- und Arbeitnehmerbeziehung ab. Das Vorhandensein von vom Unternehmen angebotenen Leistungen spielt eine wichtige Rolle. Wenn Arbeitnehmer Leistungen wie bezahlten Urlaub, Altersvorsorge oder Krankenversicherung erhalten, werden sie höchstwahrscheinlich als Angestellte eingestuft. Das Fehlen von Leistungen bedeutet jedoch nicht automatisch den Status eines Auftragnehmers. Andere Faktoren bestimmen letztendlich die Einstufung des Arbeitnehmers.
Mehrere zusätzliche Faktoren können die Klassifizierung unter diesem Element beeinflussen. Hier sind einige wichtige Überlegungen:
- Exklusivität und Kontrolle: Arbeitnehmer unterliegen in der Regel der Weisung und Kontrolle des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber diktiert Arbeitspläne, Methoden und Verfahren. Auftragnehmer hingegen haben mehr Autonomie und Entscheidungsfreiheit bei der Ausführung ihrer Arbeit, da sie aufgrund ihrer Fachkenntnisse oder ihres Fachwissens eingestellt werden.
- Integration in das Geschäft: Mitarbeiter sind stärker in den täglichen Geschäftsbetrieb eingebunden. Sie arbeiten oft vor Ort und unterliegen den Richtlinien, Verfahren und der Aufsicht des Unternehmens. Auftragnehmer können aus der Ferne oder selbstständig arbeiten und sind bei der Verwaltung ihrer Arbeit unabhängiger.
- Beendigung und Dauer der Arbeiten: Arbeitnehmer haben in der Regel ein dauerhaftes, langfristiges Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber, und die Kündigung wird durch das Arbeitsrecht und die Arbeitsvorschriften geregelt. Auftragnehmer werden in der Regel für bestimmte Projekte oder einen festgelegten Zeitraum engagiert, und das Arbeitsverhältnis kann nach Abschluss der Arbeiten oder im gegenseitigen Einvernehmen enden.
Wie bereits erwähnt, können Gerichte den Vertrag mit dem unabhängigen Auftragnehmer analysieren, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen, wenn die zuvor diskutierten Faktoren (Verhaltens- und Finanzkontrolle) Raum für Interpretationen lassen. Diese Vereinbarung kann die beabsichtigte Art der Arbeitsbeziehung klären. Dies unterstreicht die Bedeutung klarer und detaillierter Arbeitsvereinbarungen, um die Einhaltung der US-Vorschriften sicherzustellen.
Laufende Änderungen der Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern
Die Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern unterliegen einem ständigen Wandel. Wenn Arbeitgeber nicht über diese Änderungen auf dem Laufenden bleiben, kann dies zu rechtlichen Problemen führen, wenn sie weiterhin auf veralteten Annahmen basieren. Personalabteilungen sollten die regelmäßige Überprüfung der lokalen Vorschriften priorisieren, um die Einhaltung sicherzustellen.
Am 11. März 2024 beispielsweise Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten (DOL) hat wesentliche Aktualisierungen seiner Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern im Rahmen der Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA). Diese Änderungen machen es für Unternehmen schwieriger, Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer einzustufen, und haben möglicherweise Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen in den USA Talente anwerben.
Der neue Schwerpunkt des DOL auf einem „Sechs-Faktoren-Test“ priorisiert Faktoren, die darauf schließen lassen, dass ein Arbeiter ein Angestellter ist, wie etwa Verhaltens- und Finanzkontrolle. Diese Verschiebung kann zu unerwarteten Haftungen für Unternehmen führen, die Arbeiter falsch einstufen.
Das Verstehen und Einhalten dieser komplexen Vorschriften kann eine gewaltige Aufgabe sein. Um die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist ein tiefes Verständnis der Feinheiten des Gesetzes und seiner Anwendung auf Ihre spezifische Belegschaft erforderlich. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter wie Foothold America, der über Erfahrung in der Einstufung von Arbeitnehmern verfügt, kann Ihnen dabei helfen, diese Komplexitäten zu bewältigen und das Risiko kostspieliger Fehleinstufungen zu minimieren.
Häufige Fehler, die zu Fehlklassifizierungen führen
Die falsche Einstufung von Mitarbeitern kann verschiedene Ursachen haben, die von schlichter Unkenntnis des Arbeitsrechts bis hin zu branchenspezifischen Herausforderungen reichen.
Das National Employment Law Project schätzt, dass allein in den USA 10 bis 30 % der Arbeitgeber ihre Mitarbeiter fälschlicherweise als Vertragsarbeiter einstufen. Das bedeutet, dass möglicherweise Millionen von US-Arbeitnehmern falsch eingestuft werden.
Quelle: NELP.org
Mangelnde Kenntnisse des Arbeitsrechts
Unternehmen klassifizieren Arbeitnehmer häufig falsch, weil sie das komplexe US-Arbeitsrecht nicht kennen. Um sich in den Feinheiten der Klassifizierungsvorschriften und den Schlüsselfaktoren zurechtzufinden, die Arbeitnehmer von Vertragsarbeitern unterscheiden, ist ein HR-Team mit fundierter Rechtsexpertise erforderlich.
Fehlinterpretation der beruflichen Verantwortlichkeiten
Unklare Stellenbeschreibungen führen zu Fehleinstufungen. Ein unklares Verständnis der spezifischen Aufgaben eines Teams und sich überschneidender Aufgabenbereiche kann zu Verwirrung über den richtigen Beschäftigungsstatus einzelner Teammitglieder führen.
Übermäßiges Vertrauen in vergangene Praktiken
Klassifizierungsvorschriften sind nicht statisch. Unternehmen, die mit den sich entwickelnden Vorschriften nicht Schritt halten und ihren Ansatz entsprechend anpassen, laufen Gefahr, die Vorschriften nicht einzuhalten. Ebenso kann es problematisch sein, die gleiche Klassifizierung auf ähnliche Positionen anzuwenden, ohne Änderungen in der Belegschaftsdynamik zu berücksichtigen, selbst bei Rollen mit identischen Titeln. Arbeitsaufgaben und Arbeitsdynamik können die Klassifizierung erheblich beeinflussen.
Fehlende regelmäßige Audits und Überprüfungen
Regelmäßige Audits und Überprüfungen sind für ein Unternehmen die beste Verteidigung gegen Fehlklassifizierungen. Ohne regelmäßige Bewertungen der Belegschaftsdynamik, einschließlich Beschäftigungsstatus und Arbeitsaufgaben, werden Unternehmen anfällig für Verstöße, wenn sich Arbeitsvereinbarungen weiterentwickeln und lokale Gesetze ändern.
Druck zur Senkung der Arbeitskosten
Wie bereits erwähnt, bietet die Beschäftigung von Vertragsarbeitern Unternehmen Vorteile gegenüber der Einstellung von Mitarbeitern. Vertragsbasierte Belegschaften sind oft skalierbarer und kostengünstiger, da Unternehmen keine Sozialleistungen anbieten, Überstunden bezahlen oder Einkommenssteuern einbehalten müssen. Dies kann einige Unternehmen dazu verleiten, Mitarbeiter absichtlich fälschlicherweise als Vertragsarbeiter einzustufen. Diese Strategie birgt jedoch erhebliche Risiken, darunter hohe Geldstrafen, Unterlassungsverfügungen, erhebliche Anwaltskosten und Reputationsschäden.
Komplexe Vorschriften
Um sich in den Arbeitsvorschriften zurechtzufinden, ist juristisches Fachwissen erforderlich. Unternehmen, die dies allein tun, fühlen sich oft von den komplexen und sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsgesetzen überfordert, insbesondere wenn sie sich mit den lokalen und nationalen Vorschriften anderer Staaten und Länder auseinandersetzen müssen. Die beste Möglichkeit, Verstöße zu vermeiden, besteht darin, Ihr HR-Team entsprechend zu schulen oder mit einem externen HR-Experten wie einem Arbeitgeber zusammenzuarbeiten, der die Einhaltung in Ihrem Namen übernimmt und Risiken reduziert.
Mangelnde HR-Schulung
Die Fähigkeit Ihres HR-Teams, sich in den sich entwickelnden Beschäftigungsvorschriften in mehreren Rechtsräumen auf lokaler, staatlicher und nationaler Ebene richtig zurechtzufinden, hängt letztendlich von seinem Hintergrund, seiner Expertise und seiner kontinuierlichen Weiterbildung ab. Wenn Ihr HR-Personal und Ihre Manager sich nicht gut mit den Klassifizierungsgesetzen auskennen, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit einer Nichteinhaltung erheblich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Beschäftigung in den USA selbst zu regeln, ist es ein Muss, Ihrem HR-Team fortlaufende Schulungen und Ausbildungsprogramme zu Klassifizierungsvorschriften und Best Practices anzubieten.
Die Konsequenzen nicht verstehen
Unternehmen übersehen häufig die falsche Einstufung von Mitarbeitern, weil sie sich der rechtlichen und finanziellen Folgen nicht bewusst sind. Wenn die Bedeutung des Risikos einer falschen Einstufung nicht verstanden wird, kann dies zu Versehen, Nichteinhaltung und Rechtsstreitigkeiten führen.
Branchenspezifische Herausforderungen
Die Einstufung von Arbeitnehmern ist eine komplexe Aufgabe und jede Branche stellt Personalabteilungen vor ganz eigene Herausforderungen. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, müssen Sie über sich entwickelnde Vorschriften auf dem Laufenden bleiben. Es gibt jedoch noch eine weitere Komplexitätsebene: branchenspezifische Nuancen. Gängige Praktiken innerhalb einer Branche entsprechen möglicherweise nicht den Bundes- oder Landesgesetzen und schaffen so ein verstecktes Minenfeld für Arbeitgeber. Diese Fehlklassifizierungen können eine Zeit lang unbemerkt bleiben, aber wenn sie ans Licht kommen, können sie zu kostspieligen Klagen und Strafen führen.
In der Baubranche beispielsweise klassifizieren viele Unternehmen Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer, wenn diese ihre eigenen Werkzeuge und Transportmittel bereitstellen. Allerdings können diese Arbeitnehmer nach dem Gesetz dennoch als Angestellte gelten, wenn das Unternehmen maßgeblichen Einfluss auf ihre Arbeitszeiten, Aufgaben und Ausbildung hat. Diese Fehlklassifizierung kann dazu führen, dass Arbeitnehmer ohne wichtige Leistungen und Schutzmaßnahmen auskommen müssen.
Welche Folgen hat eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern in den USA?
Die falsche Einstufung von Mitarbeitern in den USA kann schwerwiegende Folgen haben, wie etwa rechtliche Sanktionen, Geldbußen, Lohnrückstände, nicht bezahlte Überstunden und Steuerverbindlichkeiten. Arbeitgeber können auch mit Klagen von falsch eingestuften Mitarbeitern konfrontiert werden, die Arbeitnehmerleistungen und -schutz einfordern, auf die sie Anspruch hatten, die ihnen aber verweigert wurden. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Strafen für die falsche Einstufung von Mitarbeitern als Auftragnehmer:
- Rückständige Löhne und Sozialleistungen: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern, die falsch eingestuft wurden, in der Regel Lohn- und Leistungsrückstände nachzahlen. Dazu gehören Verstöße gegen den Mindestlohn, Überstundenvergütung, Urlaubsansprüche und andere unbezahlte Vergütungsformen.
- Steuer- und Quellensteuerstrafen: Hierzu zählen Einkommenssteuern und Beiträge zu öffentlichen Versicherungsprogrammen wie Renten-, Arbeitslosen- und Arbeiterunfallversicherung.
- Anwaltskosten: Aufgrund der falschen Einstufung von Arbeitnehmern müssen Unternehmen häufig mit Anwalts- und Gerichtskosten rechnen.
- Geldbußen: Die Behörden verhängen oft zusätzlich zu Lohn- und Steuerrückständen sowie ausstehenden Sozialleistungen Geldstrafen.
- Vertragsstrafe: In manchen Fällen müssen Arbeitgeber Vertragsstrafen zahlen. Dabei handelt es sich um zusätzliche Zahlungen, um den Arbeitnehmer für den immateriellen Schaden zu entschädigen, der ihm durch die falsche Einstufung entstanden ist, wie zum Beispiel eine Entschädigung für versäumte Arbeitspausen.
- Unterlassungsverfügungen und Abhilfemaßnahmen: Die Behörden können Unterlassungsverfügungen erlassen, mit denen die Arbeitgeber gezwungen werden, ihre Klassifizierungspraktiken zu korrigieren, um künftige Verstöße zu verhindern.
- Reputationsschaden: Eine falsche Einstufung von Mitarbeitern schadet dem Ruf eines Unternehmens und wirkt sich negativ auf die Beziehungen zu Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit aus.
Quelle: NELP.org
Wie lassen sich die Risiken einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern vermeiden?
Trotz der Herausforderungen bei der Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer können Sie das Risiko Ihres Unternehmens durch einige Schritte erheblich reduzieren. Hier sind einige wichtige Best Practices:
- Überprüfen Sie die örtlichen Beschäftigungsvorschriften: Die Definitionen und Klassifizierungsvorschriften für Auftragnehmer unterscheiden sich sowohl auf lokaler als auch auf staatlicher Ebene erheblich zwischen den Regionen. Machen Sie sich regelmäßig mit den Vorschriften in jedem Staat vertraut, in dem Sie Talente beschäftigen.
- Entwerfen Sie klare Arbeitsvereinbarungen: Erstellen Sie Arbeitsvereinbarungen, die die Arbeitsbedingungen und die Art des Arbeitsverhältnisses klar definieren. In diesen Vereinbarungen sollten Sie die relevanten juristischen Begriffe verwenden, wenn Sie die Verantwortlichkeiten der Talente und den Grad Ihres Einflusses auf deren Arbeit detailliert beschreiben.
- Nutzen Sie die Ressourcen zur Selbstüberprüfung: Regulierungsbehörden in vielen Ländern stellen Online-Ressourcen zur Verfügung, um Arbeitgeber bei der korrekten Einstufung von Arbeitnehmern zu unterstützen. Beispielsweise bietet der US Internal Revenue Service (IRS) eine Liste der Faktoren um Unternehmen bei der Einstufung ihrer amerikanischen Belegschaft zu unterstützen.
- Erwägen Sie die Umwandlung von Vertragsarbeitern in Vollzeitmitarbeiter: Durch die Umwandlung von Vertragsarbeitern in Vollzeitkräfte wird das Risiko einer Fehlklassifizierung eliminiert. Darüber hinaus können Sie mit diesem Ansatz Ihr geistiges Eigentum schützen, eine stärker kohärente und engagiertere Belegschaft aufbauen und wettbewerbsfähige Mitarbeiterleistungen anbieten, um die besten Talente anzuziehen.
Wissenswertes zu Steuern und Formularen für unabhängige Auftragnehmer
In den meisten Ländern sind Auftragnehmer dafür verantwortlich, ihr Einkommen zu melden, Steuern zu zahlen und relevante Formulare bei ihrer örtlichen Steuerbehörde einzureichen. Es gibt jedoch noch einige wichtige Formulare, die Arbeitgeber, insbesondere solche, die in den USA einstellen, für ihre Jahresabschlussberichterstattung kennen sollten.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Steuerformulare, die für amerikanische Auftragnehmer und Unternehmen, die US-Auftragnehmer beschäftigen, relevant sind:
- Bilden Sie W-9: In diesem Formular wird die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Auftragnehmers abgefragt. Auftragnehmer füllen dieses Formular während der Einarbeitung aus und senden es zurück, damit die Kunden es in ihre Jahresenderklärung an die IRS aufnehmen können.
- Formular 1099-NEC: Formular 1099-NEC ist ein obligatorisches Steuerformular, das die Gesamtvergütung angibt, die einem Auftragnehmer im vergangenen Jahr gezahlt wurde. Unternehmen müssen am Ende des Steuerjahres Kopien des Formulars 1099-NEC an die IRS und ihre Auftragnehmer senden.
- Formular 1096: Diese Übersichtsseite ist allen Formularen beigefügt, die beim IRS zur Meldung der Vergütung von Nicht-Arbeitnehmern eingereicht werden, darunter die Formulare 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 und W-2G. Es ist wichtig zu beachten, dass das Formular 1096 bei der elektronischen Einreichung nicht erforderlich ist.
- Formular W8-BEN: Dieses Formular klassifiziert den Status eines internationalen Auftragnehmers als Nicht-US-Bürger und bestimmt seine Steuerpflicht in den USA. Die spezifischen Steuerauswirkungen hängen von bestehenden Steuerabkommen zwischen den USA und dem Heimatland des Auftragnehmers ab. Amerikanische Arbeitgeber sollten bei der Einarbeitung von internationalen Auftragnehmern das Formular W-8BEN anfordern.
- Formular SS-8: Mit diesem optionalen Formular können Unternehmen und Arbeitnehmer beim IRS eine Bestätigung über die Einstufung des Arbeitnehmers als Angestellter oder Auftragnehmer anfordern. Dies kann ein hilfreiches Instrument sein, um das Risiko einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern zu verringern.
Aktuelle Fälle von falscher Einstufung von Mitarbeitern
Das Verständnis der rechtlichen und finanziellen Auswirkungen einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften. Beispiele aus der Praxis können wertvolle Einblicke in die potenziellen Risiken geben. Hier sind einige Aufsehen erregende Klagen wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern gegen namhafte Unternehmen innerhalb der letzten zwei Jahre:
- Nike (2023): A Klage behauptet Nike Tausende von Arbeitnehmern weltweit wurden falsch eingestuft, darunter Lagermitarbeiter und Mitarbeiter im Einzelhandel. Dem Unternehmen drohen Geldbußen und Sammelklagen in Höhe von über 530 Millionen US-Dollar Schadenersatz.
- Virtuelle Lösungen von Arise (2023): In einem richtungsweisenden Fall US-Arbeitsministerium verklagt das in Florida ansässige Unternehmen Arise Virtual Solutions. Arise stellt Kundendienstmitarbeiter für große Marken wie Disney und Walgreens zur Verfügung. In der Klage wird behauptet, dass Arise über 22,000 Kundendienstmitarbeiter fälschlicherweise als Vertragsarbeiter eingestuft und ihnen Mindestlohn und Überstundenschutz vorenthalten habe.
- CrowdFlower (2022): Dieses Datenkennzeichnungsunternehmen wurde von Inhaltsmoderatoren verklagt die behaupteten, sie seien fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft worden. Die Moderatoren argumentierten, sie hätten als Angestellte eingestuft werden müssen, da das Unternehmen Kontrolle über ihre Arbeitsaufgaben und ihren Zeitplan habe.
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Mehr lesen: Arbeitgeber des Aufzeichnungsdiensts
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Mehr lesen: PEO+ Cross-Border Support™
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Mehr lesen: PEO-Alternative (PPS)
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