US-Geschäftskalender 2025: Wichtige Fristen für internationale Unternehmen

Für internationale Unternehmen, die in den USA tätig sind oder dort tätig werden möchten, ist es für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb entscheidend, die Einhaltungsfristen zu kennen. In diesem umfassenden Leitfaden werden alle Fristen erläutert, wer die Unterlagen einreichen muss und warum dies wichtig ist.

Detaillierte monatliche Anforderungen

Januar 2025

Vorauszahlung der Steuern im vierten Quartal (15. Januar)

Das Vorauszahlung der Steuern für das vierte Quartal ist die letzte vierteljährliche Rate Ihrer voraussichtlichen jährlichen Steuerschuld. Diese Zahlung ist für internationale Unternehmen, die in den USA tätig sind, von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, erhebliche Strafen für Steuerunterzahlungen zu vermeiden. Die Gebühr muss auf der Grundlage aller Einkünfte aus US-Quellen berechnet werden, einschließlich Gewinnen aus US-Geschäftstätigkeiten, bestimmten Kapitalerträgen und effektiv verbundenen Einkünften. Internationale Unternehmen sollten besonders auf die Währungsumrechnungskurse achten und sicherstellen, dass Zahlungen über US-Bankkanäle erfolgen, um Bearbeitungsverzögerungen zu vermeiden

Verteilung der Formulare W-2 und 1099-NEC (Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer) (31. Januar)

Diese Frist stellt eine kritische Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderung für internationale Unternehmen mit US-Geschäftstätigkeit dar. W-2-Formulare alle Mitarbeiterlöhne und Steuerabzüge dokumentieren, während die 1099-NEC-Formulare Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer melden. Für internationale Unternehmen erstreckt sich diese Anforderung auch auf Zahlungen von ausländischen Konten an in den USA ansässige Arbeitnehmer, sodass es unerlässlich ist, detaillierte Aufzeichnungen aller Vergütungen zu führen. Die rechtzeitige Verteilung dieser Formulare ist sowohl für die Einhaltung der Vorschriften als auch für die korrekte Abgabe der persönlichen Steuererklärungen durch die Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung.

Bundesweite Arbeitslosensteuererklärung – Formular 940 (31. Januar)

Das jährliche Bundesweite Arbeitslosensteuererklärung ist eine wichtige Steuererklärung, die das US-Arbeitslosenversicherungssystem unterstützt. Internationale Unternehmen müssen diese Erklärung einreichen, wenn sie in einem Kalenderquartal Löhne von 1,500 USD oder mehr gezahlt haben oder in 20 oder mehr verschiedenen Wochen mindestens einen oder mehrere Mitarbeiter für mindestens einen Teil eines Tages beschäftigt haben. Bei Verwendung einer Berufsverband der Arbeitgeber (PEO)Arbeitgeber sollten stets die Richtigkeit ihrer Unterlagen überprüfen. Für Unternehmen, die ein Eingetragener Arbeitgeber (EOR), diese Einreichung wird vom EOR durchgeführt. Die Steuer wird auf die ersten 7,000 US-Dollar des Lohns jedes Mitarbeiters berechnet, und Unternehmen können Gutschriften für staatliche Arbeitslosensteuerzahlungen erhalten. Diese Einreichung ist besonders wichtig für internationale Unternehmen, da sie die Einhaltung der US-Arbeitsvorschriften belegt und zu den Sozialleistungen für Mitarbeiter beiträgt.

Q4 Lohnsteuererklärungen – Formular 941 (31. Januar)

Mit der Lohnsteuererklärung für das vierte Quartal wird der jährliche Lohn- und Gehaltsberichtszyklus abgeschlossen. Internationale Unternehmen müssen alle an US-Mitarbeiter gezahlten Löhne und die damit verbundenen Sozialversicherung, Medicare und Einkommensteuerabzüge. Diese Einreichung muss mit den jährlich erstellten W-2-Formularen übereinstimmen und ist daher ein entscheidender Kontrollpunkt für die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Jahresendsummen mit allen Quartalsberichten übereinstimmen, um Anfragen des IRS zu vermeiden.

Februar 2025

Fristen für die Einreichung von Papierdokumenten (28. Februar)

Ende Februar laufen die Fristen für die Einreichung der Papierformulare 1099 und W-2 bei den Bundesbehörden ab. Während die elektronische Einreichung für größere Unternehmen zur Norm geworden ist, bleiben diese Papierfristen für kleinere internationale Unternehmen weiterhin relevant. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Steueridentifikationsnummern korrekt sind und dass die Formulare bestimmte Formatierungsanforderungen erfüllen. Dies ist insbesondere für globale Unternehmen wichtig, die möglicherweise weniger mit den US-Dokumentationsstandards vertraut sind.

März 2025

Steuererklärungen für S-Corporations und Partnerschaften (15. März)

Im März fällt die erste wichtige Frist für die Abgabe der Unternehmenssteuererklärung in diesem Jahr. Während internationale Unternehmen selten den Status einer S-Corporation erreichen, operieren viele über Partnerschaften mit US-Unternehmen. Diese Erklärungen erfordern eine detaillierte Berichterstattung über die Einkommensverteilung, insbesondere bei Beteiligung ausländischer Partner. Besonderes Augenmerk muss auf die Quellensteueranforderungen für die Zuteilung ausländischer Partner und die ordnungsgemäße Berichterstattung über grenzüberschreitende Transaktionen gelegt werden.

April 2025

Steuererklärungen für C-Corporations (15. April)

Die im April anstehende Frist für die Abgabe der C-Corporation-Steuererklärung ist besonders wichtig für internationale Unternehmen, die in den USA tätig sind. Diese Einreichung erfordert eine umfassende Berichterstattung über US-Geschäftstätigkeiten, einschließlich detaillierter Aufstellungen über Transaktionen mit verbundenen Parteien, Verrechnungspreisdokumentation und verschiedener internationaler Informationserklärungen. Ausländische Unternehmen müssen besonders darauf achten, Anforderungen für Formular 5472 und pflegen Sie eine umfassende Dokumentation grenzüberschreitender Transaktionen.

Vorauszahlung der Steuern für das erste Quartal (15. April)

Die erste geschätzte Steuerzahlung des neuen Jahres erfordert von Unternehmen, ihre jährliche US-Steuerschuld zu prognostizieren und mit der Zahlung zu beginnen. Bei der Berechnung dieser Schätzungen müssen internationale Unternehmen saisonale Geschäftsschwankungen, Wechselkurseffekte und geplante betriebliche Änderungen sorgfältig berücksichtigen. Diese Zahlung gibt den Ton für die Steuerkonformität des Jahres an und erfordert eine sorgfältige Cashflow-Planung.

Lohnsteuererklärung Q1 (30. April)

Die Lohnsteuererklärung für das erste Quartal legt das neue Lohnsteuer-Compliance-Muster fest. Internationale Unternehmen müssen alle während des Quartals an US-Mitarbeiter gezahlten Löhne sowie die damit verbundenen Steuerabzüge und -einlagen melden. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit Saisonarbeitern wichtig.

Mai 2025

Einreichung von Formular 990 (15. Mai)

Gemeinnützige Organisationen, darunter auch US-Zweigstellen internationaler Wohltätigkeitsorganisationen, müssen jährliche Informationserklärungen einreichen. Dieser umfassende Bericht enthält Einzelheiten zu den Aktivitäten, der Unternehmensführung und den Finanzen der Organisation. Internationale gemeinnützige Organisationen müssen ihre grenzüberschreitenden Geldflüsse sorgfältig dokumentieren und die Vorschriften der USA und ihres Heimatlandes einhalten.

Juni 2025

Vorauszahlung der Steuern für das zweite Quartal (15. Juni)

Mitte des Jahres fällt die zweite geschätzte Steuerzahlung an, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Jahresprognosen auf der Grundlage der tatsächlichen Ergebnisse des ersten Quartals neu zu bewerten. Internationale Unternehmen sollten alle wesentlichen Änderungen der Wechselkurse oder der Geschäftsbedingungen berücksichtigen, die sich auf ihre US-Steuerschuld auswirken könnten. Diese Zahlung erfordert häufig eine Anpassung der ursprünglichen Schätzungen auf der Grundlage der Leistung seit Jahresbeginn.

FBAR-Einreichung (30. Juni)

Der Bericht über ausländische Bank- und Finanzkonten Die Frist betrifft US-Unternehmen mit ausländischen Finanzkonten, darunter US-Tochtergesellschaften internationaler Unternehmen. Diese Einreichung erfordert eine detaillierte Meldung aller ausländischen Finanzkonten, die im vergangenen Jahr zu irgendeinem Zeitpunkt 10,000 USD überschritten haben. Die Strafen bei Nichteinhaltung sind schwerwiegend, was diese Frist zu einer wichtigen Frist für internationale Unternehmen macht.

Juli 2025

Lohnsteuererklärung Q2 (31. Juli)

Die Lohnsteuerberichterstattung zur Jahresmitte ermöglicht es internationalen Unternehmen, ihre Konformität zum laufenden Jahr zu überprüfen und alle erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. Diese Meldung sollte alle Änderungen der Beschäftigungsniveaus oder Vergütungsstrukturen zur Jahresmitte widerspiegeln. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentation grenzüberschreitende Beschäftigungsvereinbarungen unterstützt.

September 2025

Vorauszahlung der Steuern für das dritte Quartal (15. September)

Im Laufe des Jahres sollte diese geschätzte Steuerzahlung immer genauere Prognosen der jährlichen Steuerschuld widerspiegeln. Internationale Unternehmen sollten alle strukturellen Änderungen, neuen Geschäftstätigkeiten oder Marktbedingungen berücksichtigen, die sich auf ihre endgültige Steuerschuld auswirken. Diese Zahlung ist wichtig, da sie dazu beitragen kann, Strafen wegen Unterzahlung zu vermeiden.

Erweiterte Erträge für Partnerschaften/S-Corporationen (15. September)

Diese Frist ist die letzte Möglichkeit für Personengesellschaften, ihre Jahresabschlüsse im Rahmen der Verlängerung einzureichen. Internationale Unternehmen, die über Personengesellschaften tätig sind, müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen internationalen Informationsberichte vollständig und korrekt sind. Dazu gehört eine detaillierte Berichterstattung über grenzüberschreitende Transaktionen und Partnerzuteilungen.

EEO-1-Datenerfassung (30. September)

Größere Arbeitgeber müssen den Bundesbehörden Daten zur demografischen Zusammensetzung ihrer Belegschaft melden. Internationale Unternehmen mit Niederlassungen in den USA, die die Mitarbeiterschwelle erreichen, müssen diese Informationen sorgfältig zusammenstellen und übermitteln. Diese Meldung belegt die Einhaltung der US-amerikanischen Anforderungen zur Chancengleichheit und erfordert eine sorgfältige Beachtung der Stellenklassifizierungen und Meldekategorien.

Oktober 2025

Erweiterte C-Corporation-Erklärungen (15. Oktober)

Im Rahmen der Verlängerung erfordert die letzte Frist für die Erklärungen von C-Corporations eine vollständige und genaue Berichterstattung aller US-Geschäftstätigkeiten. Internationale Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Verrechnungspreisdokumente, Berichte über Transaktionen mit verbundenen Parteien und globale Informationserklärungen korrekt vorbereitet sind. Diese Frist stellt die letzte Gelegenheit dar, die Erklärung einzureichen, ohne dass Strafen für verspätete Einreichung anfallen.

Lohnsteuererklärung Q3 (31. Oktober)

Die Lohnsteuererklärung für das dritte Quartal hilft Unternehmen, sich auf die Einhaltung der Vorschriften zum Jahresende vorzubereiten. Internationale Unternehmen sollten damit beginnen, ihre Jahresgesamtbeträge zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Unterlagen ihre gemeldeten Zahlen stützen. Diese Einreichung sollte mit den Jahresgesamtbeträgen übereinstimmen. Gehaltsliste Aufzeichnungen und W-2-Vorbereitungen.

Dezember 2025

Steuerplanung zum Jahresende (31. Dezember)

Der letzte Monat des Jahres ist entscheidend für die Umsetzung von Steuerplanungsstrategien in letzter Minute. Internationale Unternehmen müssen alle Anpassungen zum Jahresende sorgfältig dokumentieren, den richtigen Zeitpunkt für Einkommens- und Abzugsposten sicherstellen und sich auf die kommende Steuersaison vorbereiten. Dazu gehört die Überprüfung von Verrechnungspreisvereinbarungen, die Dokumentation von Transaktionen mit verbundenen Parteien und die Sicherstellung der Einhaltung internationaler Steuervorschriften.

Letzte Gehaltsabrechnungsanpassungen (31. Dezember)

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Jahresende erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details und den richtigen Zeitpunkt für die Abschlusszahlungen. Internationale Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Vergütungen korrekt klassifiziert und gemeldet werden, einschließlich aller grenzüberschreitenden Zahlungsvereinbarungen. Dies ist die letzte Gelegenheit, Anpassungen vorzunehmen, die sich auf das laufende Steuerjahr auswirken, und sich auf eine genaue W-2-Berichterstattung vorzubereiten.

Staatliche Einreichungsanforderungen

Einer der komplexesten Aspekte der Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten ist die Navigation durch das vielschichtige staatliche Steuer- und Compliance-System. Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern, in denen Unternehmensvorschriften hauptsächlich auf nationaler Ebene gehandhabt werden, operieren die USA nach einem föderalen System, in dem jeder Staat mit seinen eigenen Steuerstrukturen, Meldepflichten und Compliance-Fristen als halbautonome Jurisdiktion fungiert.

Dies stellt für internationale Unternehmen eine besondere Herausforderung dar: Compliance bedeutet nicht nur, Bundesvorschriften zu befolgen – Sie müssen auch die spezifischen Anforderungen jedes Bundesstaates erfüllen, in dem Sie geschäftlich tätig sind. Dieses Konzept des „Nexus“ – der Grad der Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Bundesstaat, der Steuerpflichten auslöst – variiert erheblich von Bundesstaat zu Bundesstaat und kann durch Faktoren wie physische Präsenz, Standort der Mitarbeiter, Verkaufsvolumen oder sogar digitale Verbindungen mit Kunden ausgelöst werden.

In den folgenden Abschnitten werden die Anforderungen für wichtige Bundesstaaten beschrieben, in denen internationale Unternehmen häufig tätig sind. Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf Kalifornien, New York, Florida, Texas und Delaware, da diese Staaten wichtige Wirtschaftszentren und häufige Gründungsstandorte für internationale Unternehmen darstellen. Kaliforniens komplexe Steuerstruktur und aggressive Durchsetzung machen es für ausländische Unternehmen besonders wichtig. New Yorks strenge Finanzsektorvorschriften wirken sich auf viele internationale Unternehmen aus. Texas mit seinem einzigartigen Franchise-Steuersystem erfordert besondere Aufmerksamkeit. Delaware, der bevorzugte Bundesstaat für die Unternehmensgründung vieler globaler Unternehmen, hat spezifische Compliance-Anforderungen.

Das Verständnis dieser bundesstaatsspezifischen Anforderungen ist aus folgenden Gründen von entscheidender Bedeutung:

Erstens können die Strafen für Verstöße schwerwiegend sein und werden getrennt von den Bundesstrafen verhängt. Zweitens haben Bundesstaaten oft andere Einreichungsfristen und Anforderungen als die Bundesbehörden. Drittens halten sich Bundesstaaten möglicherweise nicht an internationale Steuerabkommen, die auf Bundesebene bestehen. Schließlich verlangen einige Bundesstaaten für ausländische Unternehmen spezielle Registrierungs- und Berichtspflichten, die über die Bundesanforderungen hinausgehen.

Beachten Sie beim Lesen der folgenden bundesstaatsspezifischen Abschnitte, dass sich diese Anforderungen häufig ändern und je nach Branche, Unternehmensstruktur und Aktivitätsniveau in den einzelnen Bundesstaaten unterschiedlich sein können. Für eine ordnungsgemäße Einhaltung ist eine regelmäßige Beratung durch bundesstaatsspezifische Steuer- und Rechtsexperten unerlässlich.

Staatliche Anmeldeanforderungen für internationale Unternehmen

Hinweis: Die angegebenen Sätze und Beträge gelten für das Jahr 2025. Die Bundesstaaten können diese jährlich anpassen. Internationale Unternehmen sollten die aktuellen Sätze und Anforderungen bei der Steuerbehörde des jeweiligen Bundesstaates überprüfen.

Navigieren Sie Ihre US-Geschäftsreise: Nächste Schritte

Die Komplexität der US-Geschäftskonformität mit ihren vielschichtigen bundesstaatlichen und staatlichen Anforderungen kann für internationale Unternehmen entmutigend wirken. Dieser Kalender dient zwar als Leitfaden für den Anfang, aber um diese Anforderungen erfolgreich zu erfüllen, sind oft fachkundige Unterstützung vor Ort und ein tiefes Verständnis der bundesstaatlichen und staatlichen Nuancen erforderlich.

Hier ist die Partnerschaft mit einem erfahrenen US-Expansionsspezialisten von unschätzbarem Wert. Standbein Amerika ist darauf spezialisiert, internationalen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Präsenz in den USA durch umfassende Entity-Management-Dienste aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Wir kümmern uns zwar nicht direkt um die Steuererklärungen, aber unser Entity-Management-Dienst trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen einen guten Ruf behält und seinen Compliance-Verpflichtungen nachkommt.

Weitere Informationen dazu, wie Foothold America Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die US-Geschäftsanforderungen und -fristen einzuhalten, finden Sie unter www.footholdamerica.com or Kontaktieren Sie unsere Experten für internationale Expansion für eine Beratung.

Bedenken Sie, dass Sie für einen erfolgreichen Markteintritt in den USA sowohl die Fristen kennen müssen als auch den richtigen Partner haben müssen, der Sie bei der Einhaltung der Unternehmens-Compliance und der Unternehmensverwaltung unterstützt und Ihnen bei der Erfüllung Ihrer Meldepflichten mit qualifizierten Steuerexperten zur Seite steht.