Checkliste zur Einhaltung der US-Vorschriften zum Jahresende für international tätige Unternehmen

Als ausländisches Unternehmen mit Sitz in den USA müssen Sie zum Jahresende zahlreiche bundesstaatliche und einzelstaatliche Vorschriften in den Bereichen Steuern, Arbeitsrecht, Unternehmensführung und Regulierung beachten. Diese Checkliste bietet Ihnen wichtige Hinweise, um das Geschäftsjahr ordnungsgemäß abzuschließen und sich optimal auf das kommende Jahr vorzubereiten.

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Pflichten zum Jahresende erfüllen und Strafen vermeiden. Jeder Abschnitt enthält wichtige Handlungsempfehlungen, staatliche Hilfsangebote und relevante Formulare.

1. Anforderungen zur Steuererklärung

Die US-Steuerpflichten für ausländische Unternehmen umfassen die Einhaltung der Bundes-, Landes- und internationalen Steuervorschriften. Ausländische Unternehmen müssen ihre US-Steuerpflichten kennen, unabhängig davon, ob sie über eine Tochtergesellschaft, eine Zweigniederlassung oder eine andere Struktur operieren.

• Körperschaftsteuererklärung einreichen (Formular 1120 für C-Corporations ist am 15. April fällig, Formular 1120-F für ausländische Unternehmen mit US-Einkommen)

Ressource: IRS Formular 1120 | IRS-Formular 1120-F

• Überprüfung der Verrechnungspreisdokumentation für Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen zwischen einer US-Tochtergesellschaft und einer ausländischen Muttergesellschaft

Ressource: Leitfaden des IRS zu Verrechnungspreisen

• Reichen Sie das Formular 5472 ein, wenn der ausländische Anteil 25 % oder mehr beträgt. (Meldet Transaktionen zwischen verbundenen Parteien mit ausländischen Eigentümern)

Ressource: IRS Formular 5472

• Überprüfung der Vorteile von Doppelbesteuerungsabkommen Falls zutreffend, um die Quellensteuer zwischen den USA und Ihrem Heimatland zu minimieren

Ressource: IRS-Steuerabkommen

• Bestätigung der steuerlichen Ansässigkeit und der Einreichungspflichten im jeweiligen Bundesstaat in allen Bundesstaaten, in denen Sie Niederlassungen, Mitarbeiter oder einen signifikanten Umsatz haben.

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Terminwarnung: Formular 1120 ist bis zum 15. April einzureichen; Formular 5472 ist zusammen mit der Steuererklärung einzureichen (bei Nichtabgabe droht eine Strafe von 25,000 US-Dollar).

2. Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende

Eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende ist entscheidend für die Steuererklärung der Arbeitnehmer und die Einhaltung der Vorgaben des Finanzamts und der einzelnen Bundesstaaten. Ausländische Arbeitgeber müssen dieselben Verpflichtungen erfüllen wie inländische Unternehmen.

• Überprüfen Sie die Richtigkeit der Mitarbeiterinformationen. einschließlich Namen, Sozialversicherungsnummern und Adressen für alle W-2- und 1099-Formulare
• Bereiten Sie die W-2-Formulare vor und verteilen Sie sie bis zum 31. Januar. an die Mitarbeiter und Kopie A bei der Sozialversicherungsverwaltung einreichen

Ressource: SSA W-2 Einreichungsanleitung | IRS-Formular W-2

• 1099-NEC-Formulare an Auftragnehmer ausgeben die im Laufe des Jahres 600 US-Dollar oder mehr erhalten haben (Fälligkeitstermin für Vergütungen an Nicht-Angestellte: 31. Januar)

Ressource: IRS-Formular 1099-NEC

• Abgleich der vierteljährlichen Formular-941-Einreichungen (Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers) und sicherstellen, dass alle FICA-Beiträge korrekt eingezahlt wurden

Ressource: IRS Formular 941

• Reichen Sie jährlich das Formular 940 für die Arbeitslosensteuer ein. (Fälligkeit: 31. Januar, sofern die gesamte FUTA-Steuer fristgerecht entrichtet wurde)

Ressource: IRS Formular 940

• Vollständige staatliche Arbeitslosensteuererklärungen und Lohnabrechnungen für jeden Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter haben

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Terminwarnung: Die Formulare W-2 und 1099-NEC müssen den Empfängern ausgehändigt UND bis zum 31. Januar beim IRS eingereicht werden.

3. Einhaltung des Arbeitsrechts

Ausländische Arbeitgeber in den USA müssen die bundesstaatlichen und einzelstaatlichen Arbeitsgesetze einhalten. Der Jahresabschluss ist ein wichtiger Zeitpunkt, um die Unternehmensrichtlinien zu überprüfen und die vollständige Einhaltung der sich ändernden Vorschriften sicherzustellen.

• Überprüfen Sie die Einhaltung der I-9-Vorschriften für alle Mitarbeiter. und eine interne Prüfung durchführen, um etwaige Lücken zu identifizieren (ausländische Arbeitgeber unterliegen denselben I-9-Anforderungen).

Ressource: USCIS I-9 Zentrale | Formular I-9

• Überprüfung der Einstufungen von Steuerbefreiungen und nicht-Steuerbefreiungen um die ordnungsgemäße Bezahlung von Überstunden gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sicherzustellen

Ressource: Lohn- und Arbeitszeitabteilung des US-Arbeitsministeriums

• Aktualisierung der erforderlichen Aushänge am Arbeitsplatz (Hinweise zum Bundes- und Landesarbeitsrecht müssen gut sichtbar angebracht werden)

Ressource: Vom Arbeitsministerium vorgeschriebene Aushänge

• Prüfen Sie die Erhöhungen des Mindestlohns in Ihrem Bundesland. In vielen Bundesstaaten tritt dies am 1. Januar in Kraft und die Lohnabrechnungssysteme werden entsprechend angepasst.
• Überprüfung und Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs um Änderungen der Bundes- oder Landesarbeitsgesetze Rechnung zu tragen

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Pro Tip: Viele Bundesstaaten erhöhen den Mindestlohn zum 1. Januar – überprüfen Sie die Anforderungen und passen Sie sie vor Jahresende an.

4. Geschäftsberichte und staatliche Meldungen

Ausländische Unternehmen in den USA müssen jährliche Berichte sowohl dem Staat ihrer Gründung als auch allen anderen Staaten, in denen sie als ausländische Unternehmen registriert sind, vorlegen. Die Nichtvorlage von Berichten kann zur Auflösung durch Verwaltungsakten und zum Verlust des guten Rufs führen.

• Jahresberichte im Sitzstaat einreichen (Die Fälligkeitstermine variieren – einige Bundesstaaten verwenden das Ende des Kalenderjahres, andere den Jahrestag der Gründung.)
• In allen Bundesstaaten, in denen eine ausländische Organisation registriert ist, Einreichung vornehmen (Bundesstaaten, in denen Sie tätig sind, aber nicht als Unternehmen registriert sind)

Ressourcen zur Einreichung von Unterlagen auf Landesebene: Delaware Division of Corporations | Kalifornien SOS

• Franchisegebühren und Verlängerungsgebühren zahlen um einen guten Ruf zu wahren (was für Bankbeziehungen und Verträge von entscheidender Bedeutung ist).
• Aktualisierung der Informationen zum registrierten Agenten falls es Änderungen an Adressen oder Agenturdienstleistungen gegeben hat
• Unternehmensunterlagen pflegen einschließlich der Protokolle des Aufsichtsrats, in denen wichtige Entscheidungen und Eigentümerwechsel dokumentiert werden.

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Terminwarnung: Die Fristen für den Jahresbericht variieren je nach Bundesstaat – in Delaware ist es der 1. März, in Kalifornien richtet sich die Frist nach dem Gründungsdatum.

5. Umsatzsteuerabstimmung

Die Einhaltung der Umsatzsteuerbestimmungen ist für ausländische Unternehmen besonders komplex, da es in den USA keine bundesweite Mehrwertsteuer gibt. Jeder Bundesstaat hat sein eigenes Umsatzsteuersystem, und die Regelungen zur wirtschaftlichen Verknüpfung bedeuten, dass ausländische Unternehmen auch ohne physische Präsenz Verpflichtungen auslösen können.

• Die eingenommene Umsatzsteuer mit den überwiesenen Beträgen abgleichen in jedem Bundesstaat, in dem Sie registriert sind und Steuern erheben
• Überprüfung der Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Zusammenhang (typischerweise 100,000 US-Dollar Umsatz oder 200 Transaktionen) zur Ermittlung neuer staatlicher Verpflichtungen

Ressource: Optimierter Umsatzsteuer-Verwaltungsrat

• Reichen Sie die endgültigen Umsatzsteuererklärungen für das Jahr ein. und sicherstellen, dass alle vierteljährlichen oder monatlichen Meldungen aktuell sind.
• Fragebögen zur Adressverbindung aus den Bundesstaaten in Bezug auf Ihre Geschäftsaktivitäten und Umsatzvolumina
• Plan für neue staatliche Zulassungen wenn Sie im nächsten Jahr in weiteren Bundesstaaten die Schwellenwerte für die wirtschaftliche Verknüpfung überschreiten werden

Pro Tip: Zur Verwaltung komplexer, bundeslandübergreifender Compliance-Anforderungen sollten Sie Software zur Automatisierung der Umsatzsteuer (z. B. Avalara, TaxJar) in Betracht ziehen.

6. Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen für ausländische Arbeitnehmer

Ausländische Unternehmen bringen ihre Schlüsselkräfte üblicherweise mit Arbeitsvisa in die USA. Die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen ist von entscheidender Bedeutung, da Verstöße zur Ablehnung zukünftiger Anträge und zu möglichen Strafen führen können.

• Überprüfen Sie die Ablaufdaten der Visa. für alle ausländischen Arbeitnehmer und Einleitung der Verlängerungsverfahren mindestens 6 Monate vor Ablauf der Gültigkeit.

Ressource: USCIS-Fallstatus

• Renntage in den USA für die steuerliche Ansässigkeit (183 oder mehr Tage im Rahmen des Tests auf wesentliche Anwesenheit können für ausländische Staatsangehörige eine US-Steuerpflicht auslösen)

Ressource: IRS-Test auf wesentliche Präsenz

• I-9-Formulare ordnungsgemäß aufbewahren einschließlich der erneuten Überprüfung bei Ablauf der Arbeitserlaubnis (unerlässlich für ausländische Staatsangehörige).
• Anträge auf ein H-1B-Visum für das nächste Geschäftsjahr (die Anmeldefrist beginnt in der Regel am 1. März für die Lotterie am 1. April)

Ressource: USCIS H-1B Informationen

• Überprüfung der Einhaltung der L-1- und E-2-Visabestimmungen Sicherstellen, dass versetzte Mitarbeiter die Stellenanforderungen erfüllen und Investoren das Geschäft aktiv steuern

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Terminwarnung: Beginnen Sie die Visumsverlängerung mindestens 6 Monate vor Ablauf, um Lücken in der Arbeitserlaubnis zu vermeiden.

7. Finanzberichterstattung und Rechnungswesen

Ausländische Unternehmen müssen ordnungsgemäße Bücher und Aufzeichnungen gemäß US-GAAP führen, insbesondere wenn sie in den Jahresabschluss ihrer ausländischen Muttergesellschaft konsolidiert werden. Die Dokumentation der Verrechnungspreise ist für Transaktionen mit verbundenen Unternehmen unerlässlich.

• Abschluss der Bücher für das Geschäftsjahr Sicherstellen, dass alle Transaktionen gemäß den US-GAAP-Grundsätzen ordnungsgemäß erfasst werden.
• Intercompany-Konten abstimmen mit der ausländischen Muttergesellschaft und dokumentieren Sie alle Transaktionen mit verbundenen Parteien.
• Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation für alle konzerninternen Transaktionen (Managementgebühren, Lizenzgebühren, Kostenverteilungen)

Ressource: OECD-Verrechnungspreisleitlinien

• Überprüfung von Fremdwährungstransaktionen und Rekordgewinne/-verluste aus Wechselkursschwankungen
• Erstellen Sie Finanzberichte (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung) für die Steuererklärung und die Konsolidierung der Muttergesellschaft
• Abschreibung und Amortisation von Dokumenten sowohl den US-Steuervorschriften als auch den GAAP-Anforderungen entsprechen

Pro Tip: Ausländische Muttergesellschaften benötigen die Finanzdaten ihrer US-Tochtergesellschaften häufig in unterschiedlichen Formaten – die Anforderungen sollten frühzeitig abgestimmt werden.

8. Bank- und Finanzmanagement

Ausländische Unternehmen müssen die US-amerikanischen Bankvorschriften und Meldepflichten einhalten, einschließlich der FBAR-Meldung, wenn ausländische Konten bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Internationale Geldtransfers erfordern eine ordnungsgemäße Dokumentation.

• Reichen Sie gegebenenfalls die FBAR-Meldung (FinCEN-Formular 114) ein. Wenn US-Personen (einschließlich US-Unternehmen mit ausländischen Eigentümern) über ausländische Konten mit einem Gesamtbetrag von mehr als 10,000 US-Dollar verfügen

Ressource: FinCEN FBAR-Meldung

• Anforderungen des Formulars 8938 prüfen (FATCA-Meldepflicht für bestimmte ausländische Finanzanlagen bei Überschreitung von Schwellenwerten)

Ressource: IRS Formular 8938

• Internationale Geldtransfers dokumentieren einschließlich Zweck, Herkunft der Mittel und betriebswirtschaftlicher Begründung für alle Überweisungen an/von der Muttergesellschaft
• Aktualisierung der Banksignaturkarten und bevollmächtigte Unterzeichner, falls es im Laufe des Jahres zu Personalveränderungen gekommen ist.
• Überprüfung des Währungsrisikos und erwägen Sie Absicherungsstrategien für signifikante Währungsrisiken im kommenden Jahr

Terminwarnung: Die Frist für die Einreichung der FBAR-Meldung ist der 15. April (eine automatische Verlängerung bis zum 15. Oktober ist möglich).

9. Überprüfung der Versicherungen und Mitarbeiterleistungen

Ausländische Arbeitgeber müssen wettbewerbsfähige Sozialleistungen bieten, um US-amerikanische Fachkräfte zu gewinnen. Überprüfen Sie den Versicherungsschutz und stellen Sie gegebenenfalls die Einhaltung der Bestimmungen des Affordable Care Act (ACA) sicher.

• Überprüfung der Einhaltung des ACA bei mehr als 50 Vollzeitäquivalenten (Betroffene große Arbeitgeber müssen eine bezahlbare Krankenversicherung anbieten oder Strafen zahlen.)

Ressource: IRS ACA-Informationszentrum

• Reichen Sie die Formulare 1094-C und 1095-C ein. falls die ACA-Meldepflicht gilt (Meldung an die IRS bis zum 28. Februar bzw. 31. März bei elektronischer Einreichung)

Ressource: IRS-Formular 1095-C

• Prozess der 401(k)-Jahresendbeiträge und sicherstellen, dass der Arbeitgeberzuschuss korrekt berechnet und eingezahlt wird
• Reichen Sie das Formular 5500 für Altersvorsorgepläne ein. falls erforderlich (Pläne mit mehr als 100 Teilnehmern; Einreichungsfrist 31. Juli mit Verlängerungsmöglichkeiten)

Ressource: DOL-Formular 5500

• Überprüfung der Arbeiterunfallversicherung und den Versicherungsschutz auf Grundlage der aktuellen Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterklassifizierungen zu aktualisieren.
• Durchführung der offenen Einschreibungsphase für Sozialleistungen typischerweise im November/Dezember für den 1. Januar als Wirksamkeitsdatum

Pro Tip: Die Gesundheitskosten in den USA steigen typischerweise jährlich um 5-10 % – planen Sie Ihr Budget entsprechend für das nächste Jahr ein.

10. Strategische Planung für das nächste Jahr

Der Jahresabschluss ist für ausländische Unternehmen ideal, um die Leistung auf dem US-Markt zu beurteilen, die Struktur zu überprüfen und Wachstumspläne zu entwickeln, während gleichzeitig die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften sichergestellt wird.

• Beurteilung der Leistung der US-Tochtergesellschaft im Vergleich zu den Zielen des Mutterkonzerns und den Markterwartungen
• Bewertung der Effizienz der Entitätsstruktur und Änderungen zur Steueroptimierung oder betrieblichen Verbesserungen in Betracht ziehen.
• Planen Sie die staatliche Erweiterung und die steuerlichen, arbeitsrechtlichen und regulatorischen Auswirkungen verstehen, bevor man in neue Staaten einreist.
• Überprüfung des Personal- und Visabedarfs einschließlich eines Zeitplans für alle ausländischen Personalversetzungen, die eine Visabearbeitung erfordern.
• Gewerbelizenzen und Genehmigungen erneuern die Anfang nächsten Jahres auslaufen
• Erstellen Sie einen umfassenden Compliance-Kalender mit allen Einreichungsfristen, Verlängerungsdaten und regulatorischen Anforderungen für das nächste Jahr

Planungshilfe: Foothold America Consulting Services

Pro Tip: Planen Sie vierteljährliche Compliance-Prüfungen über das ganze Jahr verteilt ein, um Überraschungen zum Jahresende zu vermeiden.

Wie Foothold America helfen kann

Foothold America ist darauf spezialisiert, ausländischen Unternehmen bei der Einhaltung der US-amerikanischen Compliance-Vorschriften zu helfen. Wir verstehen die besonderen Herausforderungen, denen sich internationale Unternehmen bei ihren Aktivitäten in den Vereinigten Staaten stellen müssen – von der Unternehmensgründung bis zum laufenden Compliance-Management.

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